← На главную

При переходе с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при расчете НДФЛ с суммы аренды автомобиля налог рассчитывается в двойном размере. В результате создается впечатление, что программа ошибочно дублирует начисление и завышает налоговую базу.

Разберем подробнее, с чем связано такое поведение системы, проанализируем законодательную норму и рассмотрим практические способы настройки и проведения выплат за аренду имущества в 1С:ЗУП 3.1.

Причина 1. Учет даты фактического получения дохода (ст. 223 НК РФ)

В большинстве случаев задвоение суммы является кажущимся. Согласно статье 223 Налогового кодекса РФ, дата фактического получения прочего дохода (к которому относится выплата по договору аренды автомобиля, код дохода 2400) определяется по дате его фактической выплаты, а не по месяцу начисления.

Проанализируем распространенную ситуацию на примере:

1. В учете зарегистрирована арендная плата за ноябрь и за декабрь (например, по 100 рублей за каждый месяц).
2. Фактическая выплата сумм за оба месяца была произведена в декабре.
3. Поскольку дата выплаты за оба периода пришлась на декабрь, программа 1С:ЗУП 3.1 в соответствии с требованиями НК РФ включает в расчетную базу декабря сразу 200 рублей (100 рублей за ноябрь и 100 рублей за декабрь). Налог 13% в этом случае составит 26 рублей.

Если в ноябре налог с арендной платы не удерживался из-за отсутствия фактической выплаты в этом месяце, программа компенсирует это удержание в декабре. В редакции 2.5 учет дат выплаты прочих доходов часто велся по упрощенной схеме, поэтому при переходе на редакцию 3.1 у пользователей возникает ощущение ошибки.

Причина 2. Ошибки переноса данных и двойная регистрация дохода

Если же дата выплаты не совмещалась, но налог все равно исчисляется с двойной суммы, выясним причину в настройках и документах программы. При переносе данных из предыдущих версий или при одновременном использовании разных документов могут возникнуть технические дубли:

1. Двойное проведение: аренда автомобиля одновременно вводится документом Начисление прочих доходов и назначена сотруднику как плановое начисление через документ Начисление зарплаты и взносов или Разовое начисление.
2. Повторный перерасчет: если дата получения прочего дохода совпала с датой выплаты зарплаты, документ Начисление зарплаты и взносов может ошибочно определить доход как подлежащий перерасчету и сформировать дублирующую запись на вкладке НДФЛ.

Шаг 1. Анализ налогового учета по сотруднику

Перед внесением изменений проанализируем ситуацию с помощью специализированных отчетов. Откроем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам) за исследуемый период.

В отчете мы увидим:

1. Какие именно документы сформировали записи по регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ.
2. Какие даты фактического получения дохода были установлены при проведении документов.
3. Совпадают ли суммы дохода с реальными фактами выплат денежных средств.

Шаг 2. Выбор правильного способа оформления аренды авто

В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрено два основных варианта оформления договоров аренды транспорта у физических лиц. Рассмотрим пошагово каждый из них.

Вариант А. Через документ «Начисление прочих доходов» (незарплатный доход)

Этот вариант применяется, когда аренда выплачивается отдельно от основной заработной платы и не формирует задолженность по 70 счету бухгалтерского учета.

1. Проверим, включена ли настройка в программе: заходим в Настройка — Расчет зарплаты и устанавливаем флаг Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.
2. Оформляем документ Начисление прочих доходов (раздел Выплаты).
   • Указываем вид дохода с кодом НДФЛ 2400.
   • Задаем точную Дату выплаты. Именно на эту дату сформируется доход в налоговом учете.
3. Важно: документ Начисление прочих доходов самостоятельно исчисляет НДФЛ. Этот доход не должен повторно попадать в документы Начисление зарплаты и взносов и не включается в обычные зарплатные ведомости. Расчеты по нему передаются в бухгалтерскую программу (1С:Бухгалтерия) на счета 73 или 76.

Вариант Б. Через зарплатные начисления и ведомости

Если выплаты за аренду автомобиля необходимо производить строго вместе с зарплатой через общие ведомости в банк или кассу, использовать документ Начисление прочих доходов нельзя.

1. Откроем справочник Начисления (раздел Настройка) и создадим новое начисление.
2. На вкладке Основное укажем назначение начисления: Прочие начисления в пользу третьих лиц или Разовое начисление.
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет настроим:
   • НДФЛ: облагается, код дохода 2400.
   • Страховые взносы: Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами (согласно п. 3 ст. 422 НК РФ выплаты по договорам аренды имущества взносами не облагаются).
4. Начисление суммы выполняем документами Разовое начисление или включением в плановые начисления сотрудника. При проведении документа Начисление зарплаты и взносов налог рассчитается корректно без задвоения.

Шаг 3. Исправление дублей после переноса из 1С:ЗУП 2.5

Если в результате анализа выяснилось, что запись удваивается из-за остатков переноса из старой базы:

1. Проверим карточку сотрудника на вкладке Начисления. Если аренда числится как действующее плановое начисление, но при этом параллельно вводится прочими доходами, оформим документ Прекращение планового начисления.
2. Проверим вкладку НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов. Если там присутствует строка перерасчета с прочего дохода, вручную удалим дублирующую строку и пересчитаем налог.