При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) многие бухгалтеры сталкиваются с неприятной ситуацией: в документе Начисление зарплаты и взносов налог исчислен верно, но при формировании Ведомости на выплату сумма НДФЛ к удержанию оказывается меньше или вовсе не подтягивается. Особенно остро эта проблема проявилась начиная с релиза 3.1.8, когда компания «1С» кардинально обновила внутренние механизмы учета подоходного налога.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая разница, как на это влияют доходы, отличные от оплаты труда (например, аренда автомобиля), и что нужно сделать, чтобы учет НДФЛ снова стал «красивым» и прозрачным.
Рассмотрим ситуацию, когда программа внезапно начинает «вести себя по-другому» после обновления. В версии 3.1.8 был реализован новый алгоритм распределения НДФЛ. Если раньше система позволяла себе некоторую гибкость в рамках месяца, то теперь она стала жестко отслеживать связь между конкретным документом-основанием и ведомостью по датам.
Проанализируем основные изменения:
Дата выплаты в документе начисления. Если в ведомости указана дата более ранняя, чем планируемая дата выплаты в начислении, 1С «не видит» исчисленного налога для удержания.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Если в прошлых периодах (даже за прошлый год) были перекосы в копейках или «зависшие» суммы по разным категориям дохода, 3.1.8 попытается «схлопнуть» или зачесть эти суммы в текущей ведомости. Это объясняет, почему при обновлении старых документов налог в них начинает пересчитываться.Выясним, почему проблема часто возникает именно там, где есть начисления за аренду автомобиля или другие прочие доходы. С точки зрения Налогового кодекса РФ (ст. 223), дата получения дохода определяется по-разному:
Посмотрим на пример. В документе Начисление зарплаты на вкладке НДФЛ мы можем увидеть, что налог разбивается на несколько строк. Для оклада датой получения дохода будет, например, 31.10.2018, а для аренды — планируемая дата выплаты, указанная внизу документа (например, 11.11.2018).
Если мы формируем Ведомость от 31 октября, программа видит:
— По зарплате срок наступил (31.10 <= 31.10) — налог включается в ведомость.
— По аренде срок еще не наступил (11.11 > 31.10) — налог НЕ включается в ведомость.
В результате мы получаем ситуацию из сообщения пользователя: исчислено 14 885 руб., а в ведомость попало меньше. Разница (в примере это 3 510 руб.) — это как раз 13% от суммы аренды (27 000 руб.).
Первым делом нам необходимо синхронизировать даты в документах. Разберем по шагам, как это сделать:
Начисление зарплаты и взносов, который вызывает сомнения.Если правка дат не помогла, значит, причина в накопленных ошибках учета («пересортице»). Программа может считать, что в прошлом периоде вы удержали лишнего, и теперь пытается уменьшить текущее удержание.
Рассмотрим, как это проверить:
Сформируем отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» за весь текущий год. Нас должны насторожить колонки «Осталось удержать» или «Излишне удержано». Если в каком-то месяце (например, в декабре прошлого года) сумма удержанного налога превысила исчисленный, программа будет «тянуть» этот минус до тех пор, пока не перекроет его новым начислением.
Для детального анализа воспользуемся универсальным отчетом по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Настроим его в разрезе сотрудников и категорий дохода. Обратим внимание на поле Вариант выплаты и Документ-основание. Часто бывает, что налог «зависает» на одном документе и «перекрывается» другим, создавая ненужные обороты.
Если мы обнаружили «хвосты» из 2017 или начала 2018 года, которые мешают работать, у нас есть два пути:
Способ А: Документ «Перерасчет НДФЛ»
Попробуем создать документ Перерасчет НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Выберем налоговый период и нажмем Заполнить. Если программа «видит» ошибки прошлого, она автоматически создаст строки с плюсами и минусами, которые выровняют учет. После проведения этого документа ведомость должна заполниться корректно.
Способ Б: Операция учета НДФЛ
В особо тяжелых случаях, когда автоматика не справляется, воспользуемся документом Операция учета НДФЛ. Разберем на примере:
Если мы видим, что по категории «Прочие доходы» висит остаток, а по «Оплате труда» — долг, мы можем создать операцию и на соответствующих вкладках («Доходы», «Исчислено по ставке 13%») вручную перебросить суммы, чтобы «занулить» регистры по категориям.
Чтобы избежать подобных проблем в будущем, проанализируем, как лучше отражать аренду. Автор темы на форуме начисляет ее общим документом Начисление зарплаты. Это допустимо, но требует повышенного внимания к датам.
Если аренда выплачивается вместе с зарплатой, всегда следите, чтобы Дата выплаты в документе начисления совпадала с датой Ведомости. Если же аренда выплачивается в межрасчетный период, лучше использовать документ Начисление прочих доходов. Он позволяет более гибко управлять датами и сразу фиксирует налог к выплате, не дожидаясь общего расчета зарплаты.
Посмотрим на пример настройки вида начисления для аренды:
Подведем итог нашего анализа. Если НДФЛ в ведомости не сходится с начислением, выполните следующие действия:
Перерасчет НДФЛ.Помните, что 1С:ЗУП 3.1 — это система, построенная на движении регистров. Если визуально в документах все верно, но цифры «скачут», истина всегда кроется в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Совместными усилиями бухгалтера и технических инструментов программы всегда можно добиться идеального соответствия начисленного и удержанного налога.