Каждый практикующий специалист или пользователь программы «1С:Управление торговлей 11» хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда три ключевых отчета — «Себестоимость товаров», «Ведомость по партиям товаров» и «Валовая прибыль предприятия» — показывают совершенно разные цифры себестоимости по одной и той же позиции. На первый взгляд это кажется серьезной ошибкой программы, особенно в старых версиях системы (таких как УТ 11.1).
В этой статье мы подробно разберем по шагам, почему возникает эта разница, как устроена архитектура учета себестоимости в УТ 11, и что нужно сделать, чтобы свести показатели в отчетах к единому знаменателю.
Для начала проанализируем ситуацию с технической точки зрения. Главная причина расхождений кроется в том, что каждый из этих трех отчетов обращается к своему собственному регистру накопления. Если в базе нарушена последовательность проведения документов или не завершено закрытие месяца, данные в этих регистрах будут различаться.
Рассмотрим структуру регистров, на которых строятся наши отчеты:
СебестоимостьТоваров. Этот регистр предназначен для укрупненного учета стоимости запасов в разрезе организаций, складов и видов запасов. Он не хранит детальную информацию о конкретных партиях поступления (документах закупки). Его задача — показать общие остатки и обороты стоимости.ПартииТоваровОрганизаций. Здесь ведется детальный учет в разрезе конкретных документов поступления (партий). Этот отчет работает корректно только тогда, когда в системе включен и настроен метод оценки стоимости ФИФО. Если в вашей учетной политике установлена оценка «По средней», партионный учет в системе фактически отключается, и данный отчет использовать не имеет смысла — он гарантированно будет показывать неверные данные.ВыручкаИСебестоимостьПродаж. Этот регистр делает записи только в момент проведения документов реализации (продажи). Он фиксирует выручку, доп. расходы на продажи и себестоимость списания. При этом алгоритмы заполнения этого регистра в течение месяца и при финальном закрытии могут существенно отличаться от алгоритмов заполнения регистров себестоимости остатков.Выясним причину временных расхождений, связанных с регламентом работы системы. В УТ 11 расчет финансового результата разделен на два этапа:
ВыручкаИСебестоимостьПродаж. В этот момент отчеты «Себестоимость товаров» и «Ведомость по партиям» еще не имеют актуальной информации о списании стоимости за текущий месяц.ЗакрытиеМесяца с помощью документа РасчетСебестоимостиТоваров. Только после запуска этой регламентной операции программа рассчитывает точную стоимость списания по выбранному в учетной политике методу (например, ФИФО), распределяет дополнительные расходы и выравнивает данные во всех трех регистрах.Вывод: до тех пор, пока не выполнено полное закрытие месяца, сравнивать эти отчеты бессмысленно — данные в них гарантированно будут отличаться.
Очень часто разница в отчетах возникает из-за некорректного распределения дополнительных расходов (транспортные услуги, пошлины, складское хранение).
Если мы оформляем документ ПриобретениеУслугПрочихАктивов и относим стоимость услуг на себестоимость товаров, эти расходы не увеличивают стоимость партий мгновенно. Программа фиксирует эти затраты в регистре ПрочиеРасходы.
Только в момент закрытия месяца система анализирует, какие товары из этой партии еще лежат на складе, а какие уже проданы, и распределяет доп. расходы. Если в процессе распределения возникают ошибки (например, документ доп. расходов оформлен датой, которая позже, чем дата списания товара, или нарушена аналитика распределения), то дополнительные расходы могут отразиться в общем регистре себестоимости, но "не дойти" до партионного регистра или регистра продаж. Это приводит к тому, что в «Себестоимости товаров» доп. расходы учтены, а в «Валовой прибыли» — нет.
Проанализируем ситуацию, с которой столкнулся автор темы на форуме. В старых релизах (таких как УТ 11.1) алгоритмы партионного учета ФИФО содержали большое количество архитектурных ошибок.
В системе УТ 11 реализовано два варианта метода ФИФО:
В старых версиях программы (особенно 11.1.10) партионный учет по ФИФО работал со сбоями. Как справедливо отметили участники обсуждения на форуме, в таких релизах стабильный и корректный расчет себестоимости без расхождений возможен только при использовании метода «По средней». Если обновиться на актуальную версию конфигурации нет возможности из-за большого количества доработок, переход на метод оценки «По средней» является единственным быстрым решением проблемы.
Если на предприятии разрешено списание товаров при отсутствии фактических остатков на складе (так называемая продажа "в минус"), партионный учет неизбежно дает сбой.
Рассмотрим пример: товар был продан утром (когда на складе его еще не было по программе), а документ поступления от поставщика провели вечером. В течение дня возник отрицательный остаток. При проведении документа продажи программа не смогла определить партию списания и зафиксировала нулевую или предварительную себестоимость.
При закрытии месяца система попытается исправить эту ситуацию, но если цепочка документов слишком сложная (были возвраты от клиентов, перемещения между складами и корректировки), автоматическое исправление может сработать некорректно. В результате в регистре партий зависнут неопределенные суммовые остатки, а общая себестоимость посчитается по усредненным показателям, что вызовет жесткое расхождение между отчетами.
Если в вашей базе ведется учет по нескольким организациям и настроена схема передачи товаров между фирмами (Интеркампани), это также влияет на отчетность:
Для того чтобы устранить расхождения и привести учет в порядок, выполним следующие действия:
Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Организации. Откроем карточку нашей организации, перейдем на вкладку Учетная политика и проверим метод оценки стоимости товаров. Если используется метод «По средней», сразу исключим из анализа отчет «Ведомость по партиям товаров» — для этого метода он не предназначен.
Сформируем отчет Ведомость по товарам на складах (или Выявление отрицательных остатков в помощнике закрытия месяца). Убедимся, что на конец анализируемого периода и внутри месяца у нас нет "минусов" по количеству товаров. Если они есть — необходимо исправить хронологию документов или ввести недостающие документы поступления.
Выполним групповое перепроведение документов за отчетный месяц. Это необходимо для того, чтобы все движения по регистрам выстроились в правильной временной последовательности.
Перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг — Закрытие месяца. Запустим процедуру закрытия. Обратите особое внимание на этап «Расчет себестоимости». Он должен завершиться без ошибок. Если программа выдает предупреждения об ошибках распределения расходов или об отсутствии партий — их необходимо исправить, иначе данные в регистрах не сойдутся.
Если вы работаете на устаревшей версии (например, УТ 11.1), обновить которую крайне сложно из-за кастомизации, рассмотрите возможность изменения метода оценки в учетной политике на «По средней». Это существенно упростит алгоритмы расчета в программе, избавит систему от необходимости вести сложный партионный учет по ФИФО и устранит большинство программных ошибок, приводивших к расхождению отчетов.
Соблюдение этих правил и регулярное правильное закрытие месяца гарантируют, что данные о себестоимости и финансовом результате в вашей программе «1С:Управление торговлей 11» всегда будут точными и достоверными.