← На главную

При работе со штатным расписанием в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) пользователи иногда сталкиваются с ситуацией: новая позиция добавлена с помощью документа Изменение штатного расписания, документ проведен, однако в форме списка штатного расписания позиция продолжает помечаться как «неутвержденная».

Рассмотрим подробно причины возникновения такой проблемы и разберем по шагам варианты ее решения.

Причины возникновения статуса «Неутвержденная»

Проанализируем особенности работы справочника ШтатноеРасписание и механизмов ведения истории изменений. В программе 1С:ЗУП 3.1 статус позиции («утверждена» или «не утверждена») определяется наличием записей в специальном регистре сведений История использования штатного расписания.

Выделим основные причины, по которым позиция остается неутвержденной:

1. Отмена проведения или повторное редактирование документов. Это самая распространенная причина. Если при формировании документа Изменение штатного расписания была создана новая позиция, а затем документ распровели, отредактировали или создали заново, элемент в справочнике ШтатноеРасписание уже создался и сохранился. При отмене проведения документа записи из регистра сведений удаляются, но сам элемент справочника остается в системе и получает статус «неутвержденная».
2. Несоответствие даты просмотра и даты вступления изменений в силу. В форме списка штатного расписания установлена дата просмотра, которая предшествует дате вступления в силу документа изменений. До наступления указанной даты позиция считается еще не введенной в действие.
3. Ручной ввод позиции в справочник. Если включена опция ведения истории изменений штатного расписания, а позицию создали напрямую через кнопку «Создать» в справочнике, а не из документа изменений, она не сформирует движений по регистрам и останется неутвержденной.
4. Создание дублирующей позиции. При повторной попытке добавить позицию через документ изменений была нажата кнопка «Создать», а не выбрана уже существующая неутвержденная позиция. В итоге в справочнике образовался «фантомный» дубль.

Способ 1. Проверка даты просмотра штатного расписания

Выясним, не связано ли поведение программы с датой отображения данных. Разберем порядок действий:

1. Откроем форму списка Штатное расписание.
2. Проверим значение в поле Дата просмотра (или «На дату»).
3. Убедимся, что указанная дата совпадает с датой вступления в силу документа Изменение штатного расписания или позже ее. Если дата просмотра меньше даты документа, установим актуальную дату и нажмем клавишу F5 для обновления списка.

Способ 2. Включение существующей неутвержденной позиции в документ

Если позиция была создана, но документ изменений не сформировал по ней записи (например, после отмены проведения или удаления строки из документа), заново утверждать ее новым элементом не требуется. Рассмотрим, как привязать ее к документу:

1. Откроем нужный документ Изменение штатного расписания (или создадим новый).
2. В табличной части нажмем кнопку Добавить позицию.
3. В opened-окне выбора справочника выберем уже существующую неутвержденную позицию вместо нажатия кнопки «Создать».
4. Проведем документ. После проведения система запишет движение в регистр История использования штатного расписания, и статус позиции изменится на «утверждена».

Способ 3. Безопасное удаление фантомных неутвержденных позиций

Если в результате экспериментов в справочнике образовались лишние дублирующие записи, которые не используются в кадровом учете, их необходимо удалить. Посмотрим, как сделать это правильно:

1. Пометим ненужную неутвержденную позицию на удаление.
2. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Удаление помеченных объектов.
3. Если на неутвержденную позицию уже успели сослаться другие документы, воспользуемся стандартной функцией замены ссылок в окне удаления помеченных объектов или типовой обработкой Поиск и замена дублей.
4. Заменим ссылки с неутвержденного элемента на действующую утвержденную позицию и завершим удаление.

Особенности работы при отключенной истории изменений

Обратим внимание: если в настройках кадрового учета (раздел Настройки — Кадровый учет) флаг Ведется история изменений штатного расписания снят, поведение системы меняется. В этом случае статус позиции не зависит от документов изменений и регулируется напрямую в карточке позиции с помощью флага Позиция утверждена и поля с датой утверждения.