В последние годы тема воинского учета в организациях приобрела особую актуальность, что связано с ужесточением законодательства и увеличением штрафов за несоблюдение требований. Многие компании, особенно небольшие, которые ранее не сталкивались с подобной необходимостью, задаются вопросом: что конкретно нужно сдавать в военкомат, с какой регулярностью и как использовать для этого функционал 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)? Рассмотрим этот вопрос максимально подробно, чтобы вы могли организовать воинский учет без нарушений.
Прежде всего, давайте разберемся, почему организации обязаны вести воинский учет. Эта обязанность не зависит от формы собственности или численности сотрудников и распространяется на всех работодателей. Основные нормативные акты, регулирующие воинский учет в Российской Федерации, следующие:
Ответственность за воинский учет в организации возлагается на руководителя. Именно он издает приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета сотрудника (или нескольких сотрудников). В небольших компаниях, где численность военнообязанных не превышает 500 человек, эту функцию может выполнять один сотрудник по совместительству, например, бухгалтер или специалист по кадрам. Если же военнообязанных более 500, рекомендуется выделять отдельного сотрудника.
С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения в сфере воинского учета значительно возросли. Это объясняет возросшую суету и внимание к этой теме. Рассмотрим основные виды нарушений и размеры штрафов:
Как мы видим, штрафы стали весьма существенными, что диктует необходимость серьезного отношения к воинскому учету.
Перейдем к конкретике: какие отчеты от нас ожидают военные комиссариаты и когда их нужно подавать. Важно отметить, что конкретные сроки могут незначительно отличаться в зависимости от региона и требований местного военкомата, поэтому всегда рекомендуется уточнять информацию в своем военном комиссариате.
Что это: Список граждан мужского пола, которым в следующем году исполнится 17 лет. Эти сведения необходимы для того, чтобы военкомат мог спланировать мероприятия по первоначальной постановке на учет.
Когда сдавать: Ежегодно, до 1 ноября текущего года.
Как найти в 1С:ЗУП: Перейдите в раздел Кадры – Кадровые отчеты. В группе Отчетность для военкоматов (в левой нижней части списка) найдите отчеты, которые могут быть полезны для формирования этих сведений, например, Список граждан для сверки с военкоматом или настройте выборку по возрасту.
Что это: Информацию о каждом сотруднике, который был принят на работу или уволен и который состоит или обязан состоять на воинском учете, необходимо оперативно сообщать в военкомат.
Когда сдавать: В течение 5 дней с даты приема или увольнения работника.
Как найти в 1С:ЗУП: В разделе Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов вы найдете отчеты типа Принятые и уволенные военнообязанные и подлежащие призыву. С помощью него вы сможете сформировать необходимую информацию.
Что это: Военкомат должен быть в курсе любых изменений в личных данных военнообязанных сотрудников. Это включает изменение семейного положения, образования, должности, места жительства или пребывания, а также состояния здоровья (если оно влияет на воинскую обязанность).
Когда сдавать: В течение 5 дней с момента, как вам стало известно об изменениях.
Как найти в 1С:ЗУП: В Кадрах – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов может быть отчет Анализ изменений личных данных, который позволяет выявить такие изменения. Вам также потребуется своевременно вносить эти изменения в личные карточки сотрудников в ЗУП.
Что это: Это основной документ организации по воинскому учету, содержащий общие сведения о компании и количестве военнообязанных. Форма утверждена письмом Минкультуры России от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА.
Когда сдавать: Ежегодно, обычно до 31 декабря, для сверки сведений с военным комиссариатом. Точные сроки подачи также лучше уточнить в своем военкомате.
Как найти в 1С:ЗУП: Отчет по форме № 18 обычно находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для бронирования (справа посередине). Возможно, он также может быть доступен в Отчетность для военкоматов в некоторых версиях. Функционал ЗУП позволяет формировать эту карточку.
Что это: Это документ, который описывает планируемые мероприятия организации по ведению воинского учета и бронированию граждан на предстоящий год.
Когда сдавать: Ежегодно, до 31 декабря, необходимо составлять и согласовывать с военкоматом.
Как найти в 1С:ЗУП: Сам план работы – это не форма отчетности, а внутренний документ, который может быть подготовлен на основе данных из ЗУП. В ЗУП вы сможете получить необходимые данные о численности военнообязанных для планирования.
Что это: Эти отчеты касаются граждан, которые забронированы за организацией на период мобилизации и военное время. Форма № 6 утверждена письмом Минкультуры России от 03.11.2003 № 125-01-16/24, форма № 19 — постановлением Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе, от 03.02.2015 № 664с.
Когда сдавать: Только организациями, имеющими забронированных граждан. Сроки подачи также уточняются в военкомате или комиссии по бронированию, так как они могут быть индивидуальными.
Как найти в 1С:ЗУП: Эти отчеты находятся в разделе Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для бронирования. Функционал ЗУП позволяет формировать их на основании данных о бронировании сотрудников.
Помимо перечисленных отчетов, организации обязаны проводить сверки данных воинского учета с военкоматами не реже одного раза в год. Порядок и сроки проведения сверок устанавливаются местными военными комиссариатами.
Часто возникает вопрос: нужно ли активно сдавать все эти отчеты или ждать запроса от военкомата? Практика показывает, что это во многом зависит от конкретного военного комиссариата и его активности.
Однако, обязанность работодателя сдавать отчеты установлена законодательно, вне зависимости от запросов. Поэтому рекомендуется проявлять проактивность и своевременно сдавать все положенные сведения, чтобы избежать штрафов и проблем при возможных проверках. В вашем случае, если вы небольшая контора и никогда ничего подобного не сдавали, имеет смысл начать активное взаимодействие с военкоматом по месту регистрации вашей организации. Это поможет уточнить специфические требования и сроки для вашего региона.
Для компаний, которые только начинают организовывать воинский учет, важно действовать последовательно. Предлагаем следующий алгоритм:
Издайте приказ руководителя о назначении сотрудника (например, бухгалтера или его заместителя, как в вашем случае) ответственным за воинский учет в организации. В приказе пропишите его обязанности.
Создайте необходимую внутреннюю документацию. Это может быть Журнал учета проверок воинского учета, План работы по воинскому учету на текущий год (который затем нужно будет согласовать с военкоматом) и другие регистры.
Обратитесь в военный комиссариат по месту регистрации вашей организации. Уточните у них точные формы отчетности, сроки их подачи, а также порядок взаимодействия и сверки. Это критически важный шаг, так как региональные особенности могут быть значительными.
Если ваша организация ранее не стояла на учете в военкомате, уточните процедуру постановки. Обычно это делается при первом контакте.
Выявите всех военнообязанных и граждан, подлежащих призыву, среди ваших 20 сотрудников. Внимательно сверите данные их военных билетов и приписных свидетельств с информацией, внесенной в личные карточки (если таковые ведутся, или непосредственно в 1С:ЗУП). Особое внимание уделите разделу II личных карточек сотрудников, предназначенному для воинского учета. Убедитесь, что там заполнены все необходимые поля: категория запаса, воинское звание, состав, профиль, полное кодовое обозначение ВУС, категория годности к военной службе, наименование военного комиссариата, в котором состоит на ВУ, состоит на специальном ВУ (при наличии).
Внесите все выявленные данные по воинскому учету в 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Своевременно вносите изменения в личные данные сотрудников, как только вам о них становится известно. Это обеспечит актуальность данных для формирования отчетов.
Начните с тех отчетов, которые имеют наиболее короткие сроки или грозят наибольшими штрафами. Для начала, это могут быть сведения о приеме/увольнении (если таковые были недавно) и карточка учета организации (форма № 18).
Система 1С:Зарплата и Управление Персоналом содержит специализированный функционал для ведения воинского учета и формирования соответствующей отчетности. Рассмотрим основные моменты:
Все основные данные воинского учета вводятся в карточке сотрудника. В 1С:ЗУП 3 это обычно делается при редактировании данных сотрудника через раздел Кадры – Сотрудники, открываете карточку нужного сотрудника и переходите по ссылке Воинский учет или соответствующему разделу.
Здесь вы заполняете такие поля, как:
Категория запасаВоинское званиеСостав (профиль)Полное кодовое обозначение ВУСКатегория годности к военной службеНаименование военного комиссариата по месту жительстваСостоит на специальном воинском учете (бронирование)Отметка о снятии с воинского учетаВажно аккуратно и полностью заполнять эти данные на основании военных билетов и приписных свидетельств сотрудников.
В процессе работы у некоторых пользователей возникает вопрос о том, где в 1С:ЗУП хранится "номер военника" (номер военного билета). В типовых конфигурациях 1С:ЗУП обычно не предусмотрено отдельного поля для номера военного билета как такового, которое бы явно называлось "номер военника".
Информация о документе воинского учета (серия, номер, кем выдан) вносится в раздел, предназначенный для документов, удостоверяющих личность, или в поля, связанные с документами воинского учета внутри блока "Воинский учет". То есть, вы указываете, что документом является "Военный билет" или "Временное удостоверение", а затем в полях для серии и номера документа вводите соответствующие данные.
Например, в карточке физического лица или сотрудника может быть раздел Документы, удостоверяющие личность или Документы, где вы добавляете новый документ типа "Военный билет" и указываете его серию и номер. Впоследствии эти данные используются для формирования отчетности.
Как уже было упомянуто, все отчеты, необходимые для взаимодействия с военными комиссариатами, находятся в разделе Кадры – Кадровые отчеты.
Кадры.Кадровые отчеты.Отчетность для военкоматов (обычно располагается в левой нижней части списка). Здесь вы найдете такие отчеты, как Карточка гражданина, подлежащего ВУ, Список граждан для сверки с военкоматом, Принятые и уволенные военнообязанные и подлежащие призыву, а также Анализ изменений личных данных.Отчетность для бронирования (обычно располагается справа посередине). В этой группе находятся отчеты, связанные с бронированием сотрудников, такие как Отчет о численности работающих и забронированных граждан (форма № 6) и Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время (форма № 19), а также Карточка учета организации (форма № 18).При формировании каждого отчета внимательно изучайте его настройки. Вы можете задавать периоды, отборы по различным параметрам, что позволит получить максимально точные данные для сдачи в военкомат.
Воинский учет – это постоянная и ответственная работа. Учитывая возросшие штрафы и внимание к этой сфере, крайне важно организовать этот процесс правильно и своевременно. Начните с назначения ответственного, аудита сотрудников, налаживания взаимодействия с местным военкоматом и освоения функционала 1С:ЗУП. Регулярно отслеживайте изменения в законодательстве и приказах Министерства обороны, чтобы ваша организация всегда соответствовала актуальным требованиям. Помните, что своевременная сдача отчетности и актуальность данных в 1С:ЗУП – это залог отсутствия проблем с контролирующими органами.