Ситуация, когда оплаты от физических лиц поступают на расчетный счет организации, а чеки по ним вовремя не пробиваются, встречается довольно часто. Особенно актуальной эта проблема стала в периоды нерабочих дней или удаленной работы сотрудников. Разберем подробно, как исправить эту ошибку в программе 1С и какие действия предпринять, чтобы избежать штрафных санкций со стороны налоговой инспекции.
Прежде всего, нам необходимо вспомнить требования Федерального закона № 54-ФЗ (п. 5.4 ст. 1.2). При безналичных расчетах, когда клиент платит по реквизитам через онлайн-банк (без предъявления карты в офисе), мы обязаны сформировать чек не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета. При этом чек должен быть сформирован не позднее момента передачи товара или оказания услуги.
Если мы пропустили этот срок, это квалифицируется как неприменение контрольно-кассовой техники (ККТ). Рассмотрим ситуацию: оплата пришла, товар отгружен, а чек не пробит. Просто пробить чек текущей датой без дополнительных действий — недостаточно, так как это не исправляет само нарушение.
Проанализируем техническую сторону вопроса. Прежде чем приступать к формированию документов в 1С, выясним версию ФФД (Формат фискальных данных) вашей кассы. Это критически важно, так как алгоритм исправления ошибки в 1С принципиально отличается для разных версий.
Чек коррекции является универсальным инструментом для исправления любых ошибок.Чтобы узнать версию ФФД в 1С, перейдем в раздел «Администрирование» — «Подключаемое оборудование» — «Параметры подключения» или посмотрим информацию в отчете о регистрации ККТ.
Если ваша касса работает на современных протоколах, мы будем использовать документ Чек коррекции. Рассмотрим по шагам, как его оформить:
Создаем новый документ коррекции. В качестве «Признака расчета» указываем Приход. Выясним причину коррекции: в нашем случае это «Самостоятельная операция» (если налоговая еще не прислала предписание). В поле «Дата документа основания» укажем дату, когда фактически поступили деньги на счет (из банковской выписки).
Важно помнить, что в современных версиях ФФД сам чек коррекции содержит достаточно информации для налоговой. Если в нем указаны дата и основание коррекции, то дополнительное письмо в ИФНС можно не писать, так как чек считается автоматическим уведомлением о признании вины. Однако для подстраховки многие бухгалтеры все же предпочитают отправить краткое пояснение.
Посмотрим на ситуацию с ФФД 1.05. В этом формате ФНС рекомендует исправлять неприменение ККТ не чеком коррекции, а обычным чеком с признаком Приход. Разберем алгоритм:
Приход на сумму поступившей оплаты.Проанализируем причину такой сложности: для ФФД 1.05 налоговая не может автоматически отличить обычную текущую продажу от исправления старой ошибки. Именно поэтому требуется отдельное письмо.
Выясним, что именно должно быть в письме, чтобы избежать штрафа по ст. 14.5 КоАП РФ. Подготовим текст, в котором отразим следующие моменты:
Во-первых, укажем причину нарушения. Например: «Технический сбой в системе обработки банковских выписок» или «Административная ошибка персонала в период ограничительных мер (самоизоляции)». Во-вторых, приведем полный список платежей: даты, суммы, ФИО плательщиков и номера платежных поручений. В-третьих, укажем реквизиты сформированных нами чеков коррекции (или обычных чеков для ФФД 1.05) — номер, дату и фискальный признак документа (ФПД/ФП).
Разберем условия, при которых организация освобождается от ответственности. Штрафы за неприменение ККТ для юридических лиц весьма существенны (от 75% до 100% суммы, но не менее 30 000 руб.). Чтобы их избежать, должны быть соблюдены три условия:
Рассмотрим ситуацию, когда в банковской выписке нечетко указано назначение платежа. Проанализируем, как в этом случае заполнить реквизиты чека. Даже если информация в выписке скупая, мы обязаны пробить чек на поступившую сумму. В поле «Наименование товара» следует указать информацию из договора или счета, на основании которого вы ожидали оплату. Если оплата была авансом, используем признак способа расчета Предоплата 100%, если за уже отгруженный товар — Полный расчет.
Посмотрим на пример заполнения кода в 1С (условно):
// Пример заполнения структуры для чека коррекции (логика 1С)
ДанныеКоррекции = Новый Структура();
ДанныеКоррекции.Вставить("ТипДокумента", "ЧекКоррекции");
ДанныеКоррекции.Вставить("ПризнакРасчета", Перечисления.ПризнакиРасчета.Приход);
ДанныеКоррекции.Вставить("Сумма", 15000.00);
ДанныеКоррекции.Вставить("ОснованиеДата", ДатаПлатежаИзВыписки);
ДанныеКоррекции.Вставить("ТипКоррекции", 0); // Самостоятельно
Проанализируем упоминание о том, что «вирус всё спишет». Хотя в период пандемии действовали моратории на проверки, важно понимать, что срок давности по нарушениям в сфере ККТ составляет 1 год. Если с момента оплаты прошло более года, налоговая уже не сможет привлечь вас к административной ответственности. Однако для корректности бухгалтерского и налогового учета чеки все равно рекомендуется сформировать, чтобы суммы по кассе сошлись с данными расчетного счета.
Подводя итог, скажем: не бойтесь исправлять ошибки. Добровольное признание и пробитие чека коррекции — это законный и безопасный путь взаимодействия с контролирующими органами. Главное — правильно определить версию ФФД и вовремя отправить уведомление, если ваша касса работает на старом формате данных.