← На главную

При ведении учета в программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) у бухгалтеров часто возникает вопрос: существует ли лимит на количество сотрудников, для которых можно выполнять кадровый учет, рассчитывать заработную плату и пособия по временной нетрудоспособности или отпускные?

Проанализируем детально, как работают встроенные ограничения платформы и конфигурации, чем отличается расчет обычного оклада от учета выплат по среднему заработку, и какие есть пути решения при расширении штата компании.

Основные правила и ограничения по численности сотрудников

В конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (как в версии Базовая, так и в версии ПРОФ) встроен функционал для упрощенного расчета пособий и отпускных выплат. Однако использование этих специализированных документов ограничено определенными условиями:

1. Ограничение для документов расчета отпускных и больничных:

Расчет выплат по среднему заработку с помощью специализированных документов Отпуск, Больничный лист и Исполнительный лист доступен только в том случае, если численность штата организации составляет не более 60 сотрудников. Это ограничение действует на уровне базы данных и указывается в настройках кадрового учета и зарплаты.

2. Расчет основной заработной платы:

Сам документ Начисление зарплаты не имеет ограничений по количеству сотрудников. Вы можете начислять плановый месячный оклад, рассчитывать НДФЛ и страховые взносы на любое число работников (хоть на 70, 100 или больше), независимо от того, превышен ли лимит в 60 человек.

Как программа подсчитывает лимит в 60 человек

Разберем по шагам алгоритм, по которому система определяет численность работников для проверки лимита:

1. Программа анализирует кадровые данные: учитываются все сотрудники, по которым проведен документ приема на работу и отсутствует дата увольнения.
2. Если сотрудник фактически уволен, но в программе не оформлен документ увольнения, он продолжает учитываться в штатной численности.
3. Лимит в 60 человек рассчитывается суммарно по всей информационной базе (по всем организациям, учет которых ведется в этой базе).
4. Помимо численности штата, для включения упрощенного расчета отпускных и больничных должны соблюдаться условия по графику работы (пятидневка, 40 часов) и основному начислению (Месячный оклад).

Что происходит при превышении лимита в 60 сотрудников

Рассмотрим, с чем столкнется пользователь при увеличении штата свыше 60 человек:

Если в информационной базе числится 61 активный сотрудник, программа автоматически скрывает и блокирует возможность создания документов Отпуск, Больничный лист и Исполнительный лист. При попытке создания или проведения новых кадровых карточек система выведет предупреждение о превышении допустимого лимита для автоматического расчета выплат по среднему заработку.

При этом регулярный документ Начисление зарплаты продолжит работать без каких-либо сбоев и ограничений для всех работников компании.

Варианты решения проблемы при превышении лимита

Проанализируем практические способы продолжения работы, если штат вашей организации превысил 60 человек:

Вариант 1. Проведение аудита кадровых документов

Проверим справочник Сотрудники. Часто лимит превышается из-за уволенных сотрудников, по которым не были своевременно проведены документы увольнения. Оформление кадровых увольнений снизит число активных записей и вернет доступ к специализированным документам расчета.

Вариант 2. Ручной расчет и ввод пособий и отпускных

Вы можете продолжать вести расчет в 1С:Бухгалтерии 8, рассчитывая суммы больничных и отпускных во внешних калькуляторах или вручную. Рассчитанные суммы затем вводятся отдельными видами начислений непосредственно в документ Начисление зарплаты.

Вариант 3. Переход на специализированную конфигурацию

Если организация ведет полноценный кадровый учет и имеет сложную систему оплаты труда при штате более 60 человек, рекомендуем вынести зарплатный учет в программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В 1С:ЗУП отсутствуют ограничения по численности и поддерживаются любые графики и формы оплаты труда, а данные о начислениях и налогах передаются в 1С:Бухгалтерию 8 с помощью типовой синхронизации.