← На главную

При ведении закупочной деятельности на предприятии часто возникает задача контролировать задолженность перед поставщиками (особенно поставщиками услуг) в разрезе конкретных сотрудников или менеджеров, которые с ними взаимодействуют. При этом с юридической точки зрения с контрагентом заключен один рамочный договор, и создавать дублирующие фиктивные договоры под каждого менеджера нецелесообразно и неудобно.

Разберем архитектуру взаиморасчетов в 1С:ERP Управление предприятием и рассмотрим все доступные варианты организации учета по менеджерам без нарушения юридической структуры договоров.

Архитектура регистров взаиморасчетов

Проанализируем, как устроен учет взаиморасчетов в системе. В регистрах накопления взаиморасчетов с поставщиками реквизит Ответственный или Менеджер не является отдельным самостоятельным измерением. Основными измерениями выступают:

1. Аналитика учета по партнерам (связка: организация, партнер, контрагент, договор);
2. Объект расчетов (договор, заказ, накладная или платежный документ);
3. Подразделение;
4. Направление деятельности.

Поскольку ответственный менеджер не является прямым измерением регистра, группировка в отчетах (например, в отчете Ведомость расчетов с поставщиками) строится через реквизиты связанного объекта расчетов либо через сопутствующую аналитику. Выясним, какие варианты настройки можно применить на практике.

Вариант 1. Использование заказов поставщикам как объектов расчетов

Рассмотрим наиболее гибкий типовой вариант, когда в договоре с поставщиком установлен порядок расчетов По заказам.

Разберем по шагам логику работы данной схемы:

1. Каждый менеджер перед совершением закупки или заказом услуг оформляет документ Заказ поставщику. В шапке документа реквизит Менеджер (или Ответственный) заполняется автоматически текущим пользователем.
2. Поскольку заказ выступает объектом расчетов, все последующие документы — Приобретение услуг и прочих активов (или Поступление товаров и услуг), а также платежные документы (Списание безналичных ДС, Расходный кассовый ордер) — оформляются с явной привязкой к конкретному заказу.
3. В отчете Ведомость расчетов с поставщиками переходим в расширенный режим настройки структуры и добавляем группировку строк по полю Объект расчетов.Менеджер (или Объект расчетов.Автор).

В результате все начисления долга, оплаченные авансы и остатки взаиморасчетов группируются по менеджерам в рамках одного общего юридического договора.

Вариант 2. Детализация расчетов «По расчетным документам» (накладным)

Если специфика закупки услуг не предполагает предварительного согласования заказов, и первичные документы вводятся сразу по факту оказания услуг, использование заказов может быть избыточным. В этом случае применим детализацию расчетов по первичным документам.

Рассмотрим порядок настройки:

1. В договоре с поставщиком (или соглашении) выбираем вариант детализации расчетов По накладным / расчетным документам.
2. Объектом расчетов становится сам документ поступления — например, Приобретение услуг и прочих активов или Поступление услуг и прочих активов.
3. В каждом таком документе фиксируется ответственный менеджер, оформивший поступление.
4. В отчете Ведомость расчетов с поставщиками настраиваем группировку по полю Объект расчетов.Ответственный.

Такой подход позволяет корректно распределять закрытые и незакрытые обязательства по сотрудникам без ввода промежуточных заказов.

Вариант 3. Использование аналитики «Подразделение» или «Направление деятельности»

Если за каждым сотрудником закреплено собственное подразделение, центр финансовой ответственности или отдельное направление бизнеса, задействуем типовые сквозные измерения регистров:

1. Подразделение: данный реквизит присутствует как в документах поступления, так и в платежных документах, попадая напрямую в регистры расчетов. Это позволяет выводить ведомости расчетов по службам и отделам без дополнительных доработок.
2. Направление деятельности (НД): при включенной опции учета по направлениям деятельности в договоре, заказе или первичном документе указывается конкретное целевое направление, курируемое определенным менеджером. Это измерение регистров дает возможность разделять расчеты и финансовые результаты между ответственными лицами.

Вариант 4. Дополнительные реквизиты объекта расчетов или партнера

Если требуется закрепить за поставщиком или сделкой конкретного куратора без изменения штатной структуры подразделений, применим механизм дополнительных реквизитов:

1. Один менеджер на поставщика: у справочника Партнеры по умолчанию присутствует реквизит Основной менеджер. Если контрагента ведет один сотрудник, в отчете достаточно вывести группировку по полю Партнер.Основной менеджер.
2. Несколько менеджеров по одному поставщику: через меню администрирования добавляем к документам закупки (или заказам) дополнительный реквизит, например Куратор закупки, с типом СправочникСсылка.Пользователи.
3. В структуре отчета взаиморасчетов выводим группировку: Объект расчетов.[Куратор закупки].

Ограничения и важные нюансы

Обратим внимание на ключевые особенности поведения системы при различных вариантах ведения расчетов:

1. Котловой учет «По договорам в целом»: если в договоре выбран порядок расчетов в целом по договору, все платежи и поступления обезличенно «схлопываются» на уровне договора. При таком варианте невозможно выделить свободные авансы по конкретному менеджеру типовыми отчетами, так как объект расчетов для всех операций один — сам договор.
2. Пересчет по закрытым периодам: при переходе на объект расчетов По заказам или По накладным новая детализация начнет работать только для новых документов. Исторические движения в закрытых периодах останутся в рамках прежнего объекта расчетов.
3. Валютные операции: расчет курсовых разниц выполняется в разрезе выбранных объектов расчетов. При детализации по заказам или накладным курсовые разницы формируются изолированно по каждой сделке соответствующего менеджера.