← На главную

В реальной бизнес-практике часто возникает ситуация, когда один и тот же контрагент выступает для организации в двух ролях — как поставщик сырья или услуг и как покупатель готовой продукции. Бухгалтеры и менеджеры часто сталкиваются со следующей проблемой: они хотят вести все операции в рамках одного общего договора, чтобы не «плодить» сущности и легко формировать акты сверки. Однако при попытке разнести оплату или отгрузку система 1С:ERP начинает выдавать ошибки или ограничивать выбор договора.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему методологически и технически в 1С:ERP невозможно и неправильно использовать один договор для закупок и продаж, а также рассмотрим стандартные и удобные механизмы программы, которые позволяют легко решить эту задачу с помощью раздельных договоров, автоматического взаимозачета и сквозной сверки.

Почему в 1С:ERP нельзя использовать один договор для покупки и продажи?

Попытки обойти систему и создать один «универсальный» договор обычно разбиваются об архитектуру конфигурации и требования законодательства РФ. Разберем основные причины, почему система требует разделения:

1. Разделение на управленческий и регламентированный учет. В отличие от более простых конфигураций, в 1С:ERP сущность партнера (управленческий учет) и контрагента (юридическое лицо для регламентированного учета) разделены. На уровне партнера вы можете без проблем установить флаги «Клиент» и «Поставщик» одновременно. Но на уровне договоров с контрагентом система жестко требует указать назначение договора (цель).
2. Аналитика счетов учета (60 и 62 счета). Согласно плану счетов, расчеты с поставщиками ведутся на счете 60.01 (и авансы на 60.02), а расчеты с покупателями — на счете 62.01 (и авансы на 62.02). Если бы система позволяла использовать один договор, то автоматический зачет авансов работал бы некорректно, смешивая дебиторскую и кредиторскую задолженность.
3. Налог на добавленную стоимость (НДС). Это самый критичный фактор для бухгалтерии. При получении аванса от покупателя организация обязана в течение 5 дней выставить авансовый счет-фактуру и исчислить НДС к плате в бюджет. Если бы операции велись по одному договору, то встречный долг перед этим контрагентом как перед поставщиком мог бы автоматически «схлопнуться» с полученной предоплатой. В результате программа не увидела бы аванса, счет-фактура не сформировался бы, что привело бы к занижению налоговой базы и штрафам со стороны налоговой инспекции.

Таким образом, правильное решение в рамках методологии 1С:ERP — это создание двух отдельных договоров: одного с целью «Закупка», а второго — с целью «Продажа». Ниже мы детально рассмотрим, как с этим работать без ущерба для удобства пользователей.

Шаг 1. Настройка карточки партнера и создание договоров

Для начала настроим карточку нашего контрагента в системе так, чтобы с ним можно было полноценно работать в двух направлениях. Рассмотрим этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел «Клиенты» или «Поставщики» и откроем карточку нужного партнера.
2. В карточке партнера на панели общей информации установим одновременно два флага: «Клиент» и «Поставщик». Это позволит использовать партнера как в документах продаж, так и в закупках.
3. Перейдем в список договоров этого контрагента и создадим первый договор:
   • В поле «Наименование» укажем, например: Договор поставки №123 (Закупка).
   • В поле «Цель договора» выберем значение Закупка у поставщика.
4. Создадим второй договор для этого же контрагента:
   • В поле «Наименование» укажем: Договор поставки №123 (Продажа).
   • В поле «Цель договора» выберем значение Реализация клиенту.

Теперь при оформлении документов закупки (например, Приобретение товаров и услуг) система будет автоматически предлагать только договор закупки, а при оформлении продаж (Реализация товаров и услуг) — только договор продажи. Это исключит случайные ошибки со стороны менеджеров.

Шаг 2. Проведение взаимозачета встречных требований

Поскольку расчеты ведутся по разным договорам на разных счетах учета, у нас будет параллельно копиться дебиторская задолженность на счете 62.01 (наш покупатель должен нам) и кредиторская задолженность на счете 60.01 (мы должны ему как поставщику). Чтобы погасить эти задолженности без движения реальных денежных средств по банку, проведем операцию взаимозачета.

Проанализируем, как это сделать в программе:

1. Перейдем в раздел «Казначейство», выберем пункт «Взаимозачеты и списание задолженности» и нажмем кнопку «Создать».
2. В созданном документе выберем тип операции «Зачет встречных обязательств».
3. В качестве дебитора и кредитора укажем нашего контрагента.
4. Перейдем на вкладку «Отгрузки (дебиторская задолженность)» и нажмем кнопку «Подобрать по остаткам». Система автоматически найдет все документы продажи и договоры, по которым данный контрагент должен нам деньги. Выберем нужные строки.
5. Перейдем на вкладку «Поступления (кредиторская задолженность)» и аналогично нажмем «Подобрать по остаткам». Программа выведет список наших долгов перед ним по договорам закупки.
6. Нажмем кнопку «Рассчитать взаимозачет». Программа автоматически скорректирует суммы таким образом, чтобы зачесть максимально возможную пересекающуюся сумму встречных требований.
7. Проведем документ. При проведении система сформирует корректную бухгалтерскую проводку: Дт 60.01 Кт 62.01.

Из этого же документа мы можем распечатать стандартную форму «Акт зачета взаимных требований», подписать его с контрагентом и подколоть к первичным документам.

Шаг 3. Как сделать единый Акт сверки по двум договорам?

Опасения пользователей о том, что при использовании двух договоров придется вручную собирать акт сверки в Excel, абсолютно напрасны. Механизм сверки в 1С:ERP чрезвычайно гибок.

Разберем, как сформировать красивый единый акт сверки:

1. Перейдем в раздел «Казначейство» — «Сверки взаиморасчетов» и создадим новый документ «Сверка взаиморасчетов».
2. В шапке документа выберем нашего контрагента и укажем период сверки.
3. Обратим внимание на реквизит «Детализация» (в зависимости от версии интерфейса это может быть гиперссылка или отдельная настройка):
   • Если мы выберем вариант «Без детализации», система проигнорирует разделение на договоры. В печатной форме мы увидим общий хронологический список всех документов поступления, реализации, оплат и нашего проведенного взаимозачета. Итоговое сальдо будет сведено в единую сумму по контрагенту в целом.
   • Если мы выберем вариант «По договорам», система сформирует печатную форму, в которой все операции будут аккуратно сгруппированы по разделам (сначала операции по договору закупки, затем по договору продажи). При этом в современных версиях 1С:ERP (начиная с релизов линейки 2.5) в самом конце акта сверки выводится сводная таблица с общими оборотами и конечным свернутым сальдо по контрагенту в целом.

Таким образом, бухгалтер получает единый юридически значимый документ без необходимости ручного объединения файлов.

Шаг 4. Оперативный контроль с помощью отчетов

Если менеджеру или руководителю нужно быстро увидеть реальное состояние расчетов с таким контрагентом (кто кому в итоге должен с учетом всех закупок и продаж), стандартные отчёты по продажам или закупкам по отдельности не помогут. Для этого в системе предусмотрен специальный инструмент:

Рассмотрим отчет «Сводная ведомость расчетов»:

1. Перейдем в раздел «Казначейство» — «Отчеты по казначейству» — «Сводная ведомость расчетов».
2. Установим отбор по нашему партнеру.
3. Данный отчет автоматически проанализирует данные по всем регистрам расчетов с клиентами и поставщиками, сопоставит дебиторский и кредиторский долг по разным договорам и выведет свернутое итоговое сальдо. Мы сразу увидим конечную чистую задолженность.

Использование связки из двух договоров, регулярных документов взаимозачета и сквозного акта сверки позволяет вести учет в 1С:ERP абсолютно прозрачно, в строгом соответствии с требованиями законодательства по НДС и без лишних трудозатрат для сотрудников бухгалтерии.