Как скорректировать зарплату до МРОТ за прошлые периоды в 1С:ЗУП 3.1 и начислить компенсацию за задержку

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы бухгалтеры иногда сталкиваются с ситуацией, когда по тем или иным причинам зарплата некоторых сотрудников за прошлые периоды оказывается ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Это может быть связано с техническими ошибками, несвоевременным обновлением окладов или неверным расчетом нормы рабочего времени. Согласно статье 133 Трудового кодекса РФ, месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ.

В этой статье мы подробно разберем, как исправить эту ситуацию в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), проанализируем налоговые риски различных подходов к корректировке, рассмотрим механизм перерасчетов и настроим автоматическую доплату до МРОТ на будущее. Также мы детально изучим процесс начисления компенсации за задержку выплаты заработной платы.

--- ### Анализ налоговых рисков и вариантов корректировки

Прежде чем приступать к техническим действиям в программе, нам необходимо оценить последствия корректировок для регламентированной отчетности (РСВ, ЕФС-1/СЗВ-СТАЖ, 6-НДФЛ). Существует два принципиально разных способа исправления недоплаты.

Способ 1. Разовое начисление текущим периодом (без корректировки прошлых периодов)

Этот способ кажется наиболее простым на первый взгляд. Мы создаем документ Разовое начисление или вводим единовременную доплату в текущем месяце (например, в декабре). С точки зрения программы, весь этот доход и исчисленные с него страховые взносы будут зарегистрированы в декабре текущего года. Сдавать корректирующие отчеты по РСВ за предыдущие три квартала технически не потребуется.

Однако здесь есть серьезные методологические риски:

1. Налоговые органы в автоматическом режиме сравнивают показатели средней зарплаты в РСВ с федеральным и региональным МРОТ. Если за 1, 2 и 3 кварталы данные сотрудники были отражены с начислениями ниже нормы, ФНС гарантированно пришлет требование предоставить пояснения.
2. Если вы укажете в пояснениях, что доплатили сотрудникам в декабре за весь год одной суммой, контролирующие органы могут указать на нарушение порядка выплаты заработной платы (она должна выплачиваться каждые полмесяца, а не раз в год) и оштрафовать организацию по статье 5.27 КоАП РФ.

Способ 2. Кадровый перевод задним числом и автоматический перерасчет

Этот способ является методологически верным. Мы регистрируем изменение плановых начислений с даты начала нарушения (например, с даты приема сотрудника на работу или с 1 января текущего года) с помощью документа Кадровый перевод или Изменение плановых начислений. Программа автоматически регистрирует необходимость перерасчета за прошлые периоды.

При этом доначисленные суммы взносов и доходов распределятся по месяцам их первоначального начисления (так как восстанавливается право сотрудника на получение корректной оплаты труда в тех периодах). Это технически обяжет организацию представить корректирующие отчеты РСВ за прошлые отчетные периоды, поскольку база для расчета взносов в них была занижена.

--- ### Реализация способа с кадровым переводом задним числом

Рассмотрим по шагам, как выполнить корректировку по правильному сценарию с использованием механизмов автоматического перерасчета 1С:ЗУП 3.1.

### Шаг 1. Оформление изменения оклада

Для изменения условий оплаты труда задним числом нам необходимо создать кадровый документ. Перейдем в раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения (или Кадровые переводы) и создадим документ Кадровый перевод:

1. В поле Дата укажем текущую дату (дата регистрации документа в программе, например, декабрь).
2. В поле Дата перевода укажем дату, с которой необходимо было поднять зарплату сотруднику (например, дата его приема на работу в начале года).
3. На вкладке Оплата труда установим флаг Изменить начисления и укажем новый, корректный размер оклада (не ниже МРОТ).
4. Проведем документ.

После проведения документа программа автоматически зафиксирует в регистре сведений необходимость перерасчета зарплаты сотрудника за все месяцы, начиная с даты перевода по текущий месяц.

### Шаг 2. Выполнение доначисления

Посмотрим, как программа обрабатывает зарегистрированные перерасчеты. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Здесь мы увидим список сотрудников, по которым требуется пересчитать зарплату за прошлые месяцы.

В зависимости от настроек программы, доначисление может быть выполнено двумя способами:

• Внутри ежемесячного документа начисления: Если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) снят флаг Выполнять доначисления и перерасчет зарплаты отдельным документом, то при заполнении документа Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц (декабрь) программа автоматически заполнит вкладку Доначисления, перерасчеты. Там детально, в разрезе месяцев, будут показаны суммы доплаты.
• Отдельным документом: Если указанный флаг в настройках установлен, нам необходимо перейти в раздел Зарплата — Доначисления, перерасчеты, создать новый документ, выбрать месяц регистрации (декабрь) и нажать кнопку Заполнить. Программа сама подтянет всех сотрудников, требующих перерасчета, и рассчитает суммы доплат.

--- ### Настройка автоматической доплаты до МРОТ на будущее

Чтобы избежать подобных ошибок в будущем, мы можем настроить в программе специальное начисление, которое будет автоматически отслеживать, достигает ли общая сумма начислений сотрудника величины МРОТ, и при необходимости доначислять разницу.

Выясним, как настроить такое начисление в 1С:ЗУП 3.1 по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления и создадим новое начисление.
2. Назовем его, например, "Доплата до МРОТ".
3. На вкладке Основное укажем назначение начисления: Повременная оплата труда и надбавки.
4. Установим переключатель Начисление выполняется в положение Ежемесячно.
5. В поле Расчет и показатели выберем вариант Результат рассчитывается по формуле и введем следующую формулу:

МАКС(МРОТ * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней - РасчетнаяБаза, 0)

Проанализируем элементы этой формулы:

• МРОТ — это предопределенный показатель программы. Его значение обновляется автоматически при обновлении классификаторов 1С.
• ДоляНеполногоРабочегоВремени — показатель, учитывающий ставку сотрудника (например, 0.5 ставки для совместителей).
• ВремяВДнях и НормаДней — показатели, которые скорректируют сумму МРОТ, если сотрудник отработал месяц не полностью (например, находился на больничном или в отпуске).
• РасчетнаяБаза — сумма всех начислений сотрудника, которые должны учитываться при сравнении с МРОТ.

Перейдем на вкладку Расчет базы. Здесь нам нужно заполнить список базовых начислений. Включим сюда Оклад, а также все ежемесячные надбавки и премии, которые по закону входят в состав МРОТ.

Важно: Не включайте в расчетную базу районные коэффициенты, северные надбавки, оплату сверхурочных часов, ночных часов и работы в выходные дни. Согласно решениям Конституционного Суда РФ, эти выплаты должны начисляться сверх МРОТ.

После сохранения начисления назначим его сотрудникам в качестве планового (с помощью документов Изменение плановых начислений, Кадровый перевод или Назначение планового начисления). Теперь при каждом расчете зарплаты программа будет автоматически проверять необходимость доплаты.

--- ### Начисление компенсации за задержку выплаты зарплаты

Поскольку мы доначисляем зарплату за прошлые периоды, у организации возникает обязанность выплатить сотрудникам денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы в соответствии со статьей 236 ТК РФ.

Разберем по шагам, как правильно оформить и рассчитать эту компенсацию в программе 1С:ЗУП 3.1.

### Шаг 1. Настройка программы

Убедимся, что в программе включена возможность расчета компенсации. Для этого перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты, перейдем по ссылке Настройка состава начислений и удержаний, выберем вкладку Учет просроченной заплатной платы и проверим, установлена ли соответствующая настройка.

### Шаг 2. Оформление документа "Компенсация за задержку зарплаты"

Для регистрации компенсации перейдем в раздел Выплаты — Компенсации за задержку зарплаты (или раздел Зарплата — Компенсация за задержку зарплаты) и создадим новый документ:

1. В поле Месяц укажем месяц, в котором выплачивается компенсация (декабрь).
2. В поле Дата укажем дату создания документа.
3. В поле Порядок расчета укажем период, за который задержана зарплата.
4. Нажмем кнопку Заполнить. Программа автоматически проанализирует невыплаченные в срок суммы по регистрам взаиморасчетов, определит количество дней просрочки и рассчитает сумму компенсации исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ, действовавшей в периоды задержки.

Критически важный нюанс: Создавать и проводить документ Компенсация за задержку зарплаты необходимо строго до формирования платежных ведомостей (Ведомость в банк, Ведомость в кассу). Только в этом случае программа сможет корректно подтянуть суммы компенсации в ведомости на выплату.

### Шаг 3. Налогообложение компенсации (НДФЛ и страховые взносы)

Вопрос налогообложения компенсации за задержку зарплаты долгое время оставался спорным, однако на сегодняшний день контролирующие органы занимают жесткую позицию:

• Страховые взносы: Согласно официальным письмам Минфина и ФНС, компенсация за задержку выплаты зарплаты подлежит обложению страховыми взносами в общем порядке. Она отсутствует в перечне необлагаемых выплат, предусмотренном статьей 422 НК РФ. В программе 1С:ЗУП 3.1 по умолчанию для этого начисления настроено обложение взносами.
• НДФЛ: Контролирующие органы настаивают на том, что данная выплата облагается НДФЛ в общем порядке. Начиная с последних версий 1С:ЗУП 3.1, расчет НДФЛ с компенсации автоматизирован. Сумма налога исчисляется в документе начисления или непосредственно при заполнении ведомости на выплату в зависимости от учетной политики организации и настроек программы.

Рекомендуем проверить настройки начисления компенсации в разделе Настройка — Начисления (вид начисления "Компенсация за задержку выплаты зарплаты"), чтобы убедиться, что параметры налогообложения соответствуют текущим требованиям законодательства и учетной политике вашей компании.