В практике работы с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) периодически возникают ситуации, когда необходимо произвести перерасчет начислений за прошлые периоды. Особенную сложность представляют случаи, когда изменения должны вступить в силу не с начала календарного месяца, а с определенного числа (например, с 7 декабря), и при этом исходные данные были введены с ошибкой в формуле или показателях. Рассмотрим подробно, как решить эту задачу, минимизируя риски для рабочей базы и обеспечивая точность расчетов.
Типичная ситуация: в системе была настроена доплата до МРОТ по формуле, которая впоследствии оказалась неверной. Например, использовалась формула следующего вида:
Макс(0, МРОТ / НормаДней * (ОтработаноДней - ОтработаноСверхурочно) * ДоляНеполногоРабочегоВремени - (РасчетнаяБаза * 1.15))
Когда возникает необходимость прекратить это начисление с 7-го числа и назначить новое, пользователи часто сталкиваются с тем, что документ Прекращение планового начисления требует указать Документ-основание. Если исходное начисление было назначено давно или введено документом Начальная штатная расстановка, система может блокировать операцию, выдавая ошибку: «у данного сотрудника нет такого начисления на данную дату».
Разберем по шагам, как обойти эти ограничения и корректно разделить расчетный период.
Для корректного разделения начисления в середине месяца вместо специализированного документа прекращения эффективнее использовать документ Изменение оплаты труда. Рассмотрим этот механизм подробнее:
Изменение оплаты труда.Преимущество этого метода: Программа автоматически разделит расчетный период декабря на два интервала: до 6-го числа включительно (старый расчет) и с 7-го по 31-е (новый расчет). При этом документ не требует жесткой привязки к документу-основанию исходного начисления, что решает проблему блокировки.
Если сотрудников много, индивидуальные документы создавать нецелесообразно. Проанализируем ситуацию, когда нужно изменить параметры доплаты сразу для всего подразделения или организации.
Выясним, как работает документ Изменение плановых начислений:
Если система все же требует документ-основание, применим «техническую хитрость», предложенную опытными пользователями: создадим фиктивный документ Назначение планового начисления на одного произвольного сотрудника текущей датой, чтобы он просто появился в списке выбора. Однако в большинстве случаев Изменение плановых начислений обходит эту проверку корректно.
Рассмотрим более современный подход. В актуальных версиях ЗУП 3.1 реализован встроенный функционал проверки соответствия начислений МРОТ. Это позволяет избежать написания сложных формул вручную.
Проанализируем шаги по активации этого механизма:
Минимальная оплата труда. Если значение МРОТ за 2017 год было введено неверно, достаточно просто отредактировать запись в этом регистре.После изменения значения МРОТ в регистре, система автоматически зарегистрирует необходимость перерасчета для всех сотрудников, у которых совокупная тарифная ставка ниже установленного порога. Это самый «чистый» способ с точки зрения методологии 1С.
Если стоит задача «курочить базу как угодно» (как выразился автор темы), и нам нужны только итоговые цифры для переноса в рабочую базу, можно применить комбинированный метод:
Полный свод начислений за декабрь с «неправильными» суммами и выгрузим его в Excel.Начисление зарплаты и взносов за декабрь. Обратите внимание, что если дата запрета редактирования установлена, её придется временно снять.Полученные суммы доплат можно загрузить в рабочую базу текущим периодом (например, в сентябре) с помощью обработки «Загрузка данных из табличного документа» в документ Разовое начисление или Доплата к зарплате.
При перерасчетах крайне важно проанализировать состав РасчетнойБазы. Если в формуле нового начисления используется этот показатель, помните о следующих правилах:
РасчетнаяБаза внутри формулы также будет рассчитываться только за период с 7 по 31 декабря. Убедитесь, что основные начисления (оклад) также имеют записи в регистре расчета, разделенные этой датой, иначе база может подтянуться некорректно.После того как вы изменили плановые начисления «задним числом» (даже в копии базы), записи об этом автоматически попадают в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
Рассмотрим, как этим воспользоваться:
Вместо того чтобы вручную заходить в каждый документ прошлого года и нажимать «Пересчитать», создайте документ Доначисление, перерасчет. На вкладке Начисления нажмите Заполнить. Система сама подтянет всех сотрудников, по которым были зарегистрированы изменения, и рассчитает разницу между старым и новым результатом. Это позволит увидеть итоговую сумму доплаты в одном документе, не меняя первичные документы декабря 2017 года.
Резюмируем: наиболее корректным способом разделения расчета в середине месяца является документ Изменение оплаты труда. Он позволяет избежать ошибок, связанных с отсутствием документов-оснований, и обеспечивает автоматическое разбиение периодов в механизме расчета зарплаты 1С.