Ситуация, когда при выпуске идентичной продукции в одинаковом количестве программа «1С:Общепит 3.0» показывает разную себестоимость, часто вызывает недоумение у бухгалтеров и технологов. Казалось бы, если используется одна и та же технологическая карта, а цены закупки ингредиентов не менялись, результат должен быть стабильным. Однако учет в общепите сложнее, чем кажется на первый взгляд. Разберем подробно причины, по которым цифры в отчетах могут «плясать», и выясним, как найти истинный источник отклонений.
Первое, на что мы должны обратить внимание — это настройки учетной политики организации. Проанализируем, какой способ оценки материально-производственных запасов (МПЗ) выбран в программе.
Выпуск продукции может измениться.Проверим это предположение: попробуйте распровести два выпуска и сделать один общий документ на суммарное количество. Если итоговая себестоимость единицы изменится и станет средней — значит, дело в последовательности документов или партионном учете.
В конфигурации «1С:Общепит» заложен мощный механизм работы с сезонностью, о котором часто забывают при тестировании. Рассмотрим регистр Сведения о сезонных изменениях норм. В технологических картах (рецептурах) для каждого ингредиента могут быть заданы разные проценты потерь при холодной и горячей обработке в зависимости от периода года.
Например, норма отхода для картофеля осенью может составлять 25%, а весной — уже 40%. Если ваши выпуски продукции попали на разные даты, которые программа относит к разным сезонам, количество списываемого сырья «брутто» будет разным для получения одного и того же объема «нетто». Соответственно, себестоимость выпуска, произведенного в «весенний» период, будет выше, так как на то же количество готового блюда программа спишет больше сырого продукта.
Проанализируем ситуацию с остатками на складах. В «1С:Общепит» реализована функция автоматической замены ингредиентов аналогами. Если в момент проведения документа Выпуск продукции основного ингредиента не хватает на остатке (даже если не хватает нескольких граммов), система может автоматически списать разрешенную замену.
Даже если вам кажется, что цена аналога такая же, себестоимость изменится по следующим причинам:
Чтобы исключить этот фактор, проверьте в документе Выпуск продукции вкладку «Товары» (или состав списания) — нет ли там позиций, которые не предусмотрены основной рецептурой.
Специфика общепита — работа с очень маленькими дозировками (специи, соль, масло). Выясним, как программа ведет расчет в этом случае. Рассмотрим пример: рецептура составлена на 100 порций, а вы выпускаете по 1 порции разными документами. 1С рассчитывает стоимость списания каждого ингредиента отдельно в каждом документе и округляет результат до копеек.
Если в одной порции должно списаться соли на 0,4 копейки, программа может округлить это значение до 0 в одном документе и до 1 копейки в другом при накоплении погрешности. При массовом выпуске (например, 1000 порций одним документом) эти погрешности нивелируются, а при дроблении на мелкие выпуски — суммируются, создавая разницу в себестоимости. Рекомендуется составлять технологические карты на большой объем (10 литров, 10 кг или 100 порций), чтобы минимизировать математические ошибки округления.
Если в вашей базе настроено включение дополнительных расходов в себестоимость продукции непосредственно при выпуске, это прямой путь к варьированию цифр. Рассмотрим документ Выпуск продукции с реализацией. Если в нем настроено отражение услуг (например, аренда оборудования или сдельная оплата труда поваров), эти суммы распределяются на себестоимость выпущенных блюд.
База распределения может меняться динамически. Если утром вы выпустили только 10 порций супа, на них распределится одна доля затрат. Если днем был массовый выпуск других блюд, база распределения изменится, и «довесок» косвенных расходов к себестоимости того же супа во второй половине дня может стать другим.
Важно учитывать, с какого именно склада происходит списание. Посмотрим на ситуацию: ингредиенты для первого выпуска могли быть взяты с «Основного склада», а для второго — из «Кладовой». Даже если закупка была одна, перемещение между этими складами могло сопровождаться дополнительными расходами (например, транспортными), которые были включены в стоимость товаров на конкретном складе. Также проверьте, не включена ли в настройках опция Разрешить списание при отсутствии остатков. Если программа сначала списывает ингредиенты «в минус» (по нулевой стоимости), а потом вы проводите поступление и восстановление последовательности, итоговые расчеты могут отличаться от оперативных данных до пересчета.
Для того чтобы точно определить, какой из факторов сработал в вашем случае, воспользуемся специализированными отчетами программы:
Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 или 41 с детализацией по партиям). Убедитесь, что время проведения документа выпуска строго следует за временем поступления.Рецептуры (Технологические карты). Проверьте вкладку с сезонными коэффициентами. Нет ли там дат, совпадающих с периодом ваших тестов?Таким образом, мы видим, что разная себестоимость в «1С:Общепит» — это чаще всего не ошибка программы, а результат работы ее алгоритмов, направленных на максимальную точность учета. Тщательный анализ технологических карт и настроек партионного учета поможет вам привести показатели к ожидаемому виду.