← На главную

При повторном приеме на работу одного и того же сотрудника в течение одного налогового периода (календарного года) бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. При расчете первой заработной платы после повторного приема программа неожиданно сторнирует стандартные вычеты по НДФЛ, которые были абсолютно законно предоставлены сотруднику за первый период его работы (например, с января по май).

Давайте подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроена внутренняя логика учета доходов и стандартных вычетов в 1С, и по шагам настроим программу так, чтобы расчет НДФЛ прошел корректно, без лишних сторно-записей и недоплат налога.

Почему программа сторнирует вычеты за прошлые периоды? Выясняем причину

Для того чтобы решить проблему, нам необходимо понять, как 1С:ЗУП 3.1 видит этого сотрудника. В программе разделены понятия Физические лица и Сотрудники:

• Физическое лицо — это реальный человек со своими персональными данными (ИНН, СНИЛС, паспорт). На уровне физического лица ведется весь учет по НДФЛ и страховым взносам. Налоговый учет «знает» человека именно как физлицо, нарастающим итогом с начала года.
• Сотрудник — это элемент справочника, который отражает конкретный трудовой договор. При повторном приеме мы создаем нового сотрудника, но обязательно связываем его с тем же самым физическим лицом.

Когда мы принимаем человека второй раз за год и вносим справку о доходах с промежуточного места работы, возникает ключевая ошибка, которая и приводит к сторнированию вычетов. Рассмотрим этот механизм подробнее.

Ошибка задвоения доходов. При заполнении доходов с предыдущего места работы в карточке нового сотрудника пользователи часто вносят доходы с начала года (например, с января по сентябрь). Но программа 1С:ЗУП 3.1 уже хранит внутри себя все начисления этого человека по первому трудовому договору (с января по май)! Если внести в справку доходы за январь–май повторно, программа просто сложит их. Произойдет виртуальное «удвоение» налоговой базы за первое полугодие. В результате предел дохода для предоставления стандартных вычетов (который в 2019 году составлял 350 000 рублей, а сейчас равен 450 000 рублей) превышается гораздо раньше (например, в марте вместо октября). Программа считает, что лимит был превышен весной, и при расчете налога в ноябре закономерно аннулирует (сторнирует) «излишне» предоставленные вычеты за первое полугодие.

Шаг 1. Правильно вносим доходы с предыдущего места работы

Для того чтобы избежать задвоения доходов и искусственного превышения лимита вычетов, выполним следующие действия:

1. Перейдем в карточку нового сотрудника (созданного для второго приема на работу).
2. Нажмем на ссылку «Налог на доходы».
3. В открывшемся окне найдем таблицу «Доходы с предыдущего места работы».
4. Внесем туда доходы строго за те месяцы, когда сотрудник работал в сторонней организации (в нашем примере — это июнь, июль, август и сентябрь).
5. Месяцы с января по май, когда сотрудник работал в нашей организации по первому трудовому договору, а также октябрь (когда он не был трудоустроен) должны остаться абсолютно пустыми. Суммы по ним вносить не нужно! Программа сама соберет доходы за январь–май из существующих в базе документов начисления зарплаты по первому договору.

Шаг 2. Корректное прекращение вычетов по первому трудовому договору

Для того чтобы старое заявление на вычеты не «тянуло» за собой расчет за пустые месяцы, его необходимо правильно закрыть. Проанализируем, как это сделать в документе увольнения:

1. Откроем первый документ Увольнение (от 31.05.2019).
2. Перейдем на вкладку «Дополнительно».
3. Обратим внимание на флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Он должен быть снят.
4. Когда этот флажок снят, программа автоматически прекратит действие первого заявления на вычеты концом месяца увольнения (в данном случае — маем).

Если по какой-то причине программа продолжает видеть старое заявление активным, мы можем прекратить его вручную. Для этого перейдем в карточку первого сотрудника, нажмем «Налог на доходы», выберем старое заявление на вычеты и установим дату прекращения применения вычетов — май. При этом важно не переписывать само заявление «задним числом», а зафиксировать изменение права.

Шаг 3. Создание нового заявления на вычеты

При повторном приеме на работу сотруднику необходимо предоставить новое заявление. Настроим его применение с ноября:

1. Откроем карточку нового сотрудника (принятого с 01.11.2019) и перейдем по ссылке «Налог на доходы».
2. В разделе «Вычеты» нажмем кнопку «Ввести новое заявление на систематические вычеты».
3. В поле «Месяц начала применения» укажем строго Ноябрь 2019 г. (или месяц вашего повторного приема). Если указать здесь начало года, программа пересчитает вычеты за весь период, что приведет к ошибкам.
4. Заполним состав вычетов на детей и запишем документ. Теперь программа четко разделяет два периода применения вычетов: первый завершился в мае, второй стартует в ноябре.

Шаг 4. Разбираемся с «пустыми» месяцами (июнь – октябрь)

Часто у бухгалтеров возникает вопрос: должна ли программа предоставлять вычеты за те месяцы, в которые сотрудник не числился в нашей организации (с июня по октябрь)?

Согласно законодательству РФ, стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода работодателем, являющимся налоговым агентом.

• За период с июня по сентябрь вычеты сотруднику должен был предоставлять его промежуточный работодатель (если сотрудник подавал там соответствующее заявление). Наша организация не имеет права предоставлять вычеты за этот период.
• В октябре сотрудник нигде не работал. Предоставить вычет за этот месяц также некому, так как отсутствовали трудовые отношения.

Если настроить программу некорректно (например, не прекратить действие первого заявления), 1С:ЗУП попытается применить неиспользованные вычеты за июнь–октябрь «нарастающим итогом» при расчете зарплаты за ноябрь. Это приведет к занижению суммы НДФЛ к уплате и будет являться грубым налоговым нарушением.

Разделение заявлений (прекращение первого в мае и создание нового в ноябре) полностью решает эту проблему: вычеты за «пустые» месяцы применяться не будут, программа предоставит вычет строго за ноябрь.

Шаг 5. Ошибки старых релизов программы

Если вы выполнили все шаги правильно (проверили доходы с предыдущего места работы, корректно закрыли старое заявление и открыли новое с ноября), но при начислении зарплаты за ноябрь программа все равно сторнирует вычеты за первое полугодие — дело в программной ошибке (баге) релиза.

В старых версиях ветки 3.1.10 (включая релиз 3.1.10.223, упоминаемый на форуме) существовала зарегистрированная ошибка, связанная с некорректной работой механизма «среза последних» по регистру сведений ПрименениеСтандартныхВычетовНДФЛФизическихЛиц при наличии нескольких сотрудников у одного физического лица. В последующих обновлениях разработчики 1С полностью переработали алгоритмы учета вычетов нарастающим итогом при повторных приемах.

Если вы столкнулись с этой технической проблемой, настоятельно рекомендуется обновить конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 до актуального релиза. Это полностью снимет проблему некорректного расчета налога.

Чек-лист для проверки перед расчетом зарплаты

Давайте резюмируем наши действия и составим краткий чек-лист для проверки базы перед запуском окончательного расчета зарплаты и НДФЛ за месяц повторного приема:

1. Физическое лицо одно: Убедитесь, что в справочнике Физические лица нет дублей. Оба сотрудника (уволенный и новый) должны быть привязаны к одному и тому же физлицу.
2. Доходы не задвоены: В карточке нового сотрудника в «Доходах с предыдущего места работы» заполнены только месяцы работы у стороннего работодателя. Начисления нашей организации за январь–май там отсутствуют.
3. Старое заявление закрыто: В документе увольнения снят флаг применения вычетов после увольнения (либо в старом заявлении стоит дата окончания — месяц увольнения).
4. Новое заявление создано верно: Месяц начала применения нового заявления соответствует месяцу повторного приема (например, ноябрь).
5. Релиз программы обновлен: Используется актуальный релиз конфигурации, в котором исправлены старые баги расчета НДФЛ нарастающим итогом.

После проверки всех пунктов выполните расчет документа Начисление зарплаты и взносов за месяц приема. Расчет НДФЛ пройдет корректно: налог рассчитается с учетом доходов со всех мест работы нарастающим итогом, применится стандартный вычет за текущий месяц, а вычеты за первое полугодие останутся нетронутыми.