← На главную

В практике ведения кадрового учета и расчета заработной платы часто встречается ситуация, когда сотрудник увольняется из одной организации и практически сразу (например, на следующий день) принимается на работу в другую компанию. Если обе эти организации ведут учет в одной информационной базе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, расчетчики могут столкнуться со следующей проблемой: после проведения всех кадровых документов и создания нового заявления на вычеты программа перестает применять стандартные налоговые вычеты по НДФЛ (например, вычет на первого ребенка) в новой организации. При этом за первый месяц вычет может примениться, а во всех последующих периодах он исчезает.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка с точки зрения архитектуры программы 1С, проанализируем движение документов по регистрам сведений и рассмотрим пошаговый алгоритм решения проблемы, который позволит вам корректно рассчитать НДФЛ без ручных корректировок.

Выясняем причину: архитектура учета вычетов в 1С:ЗУП 3.1

Для того чтобы понять, почему программа блокирует применение вычетов в новой организации, необходимо заглянуть во внутреннюю структуру конфигурации. В системе 1С:ЗУП 3.1 стандартные налоговые вычеты привязываются не к конкретному элементу справочника Сотрудники, а к карточке физического лица из справочника ФизическиеЛица. Это сделано в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ, так как физическое лицо имеет право на получение стандартных вычетов только у одного работодателя (налогового агента) по своему выбору.

Когда мы проводим документ Увольнение в первой (старой) организации, программа автоматически делает записи в несколько ключевых регистров сведений:

• ПрименениеСтандартныхВычетовПоНДФЛ — здесь фиксируется факт окончания применения вычетов.
• СтандартныеВычетыФизическихЛицПоНДФЛ — в этом регистре хранится информация о правах на конкретные виды вычетов (например, код 126 на первого ребенка).
• ПрименениеСтандартныхВычетовПоНДФЛВторичныеДанные — служебный регистр для оптимизации расчетов.

Документ Увольнение по умолчанию делает запись, которая полностью закрывает (прекращает) право физического лица на получение любых стандартных вычетов начиная со следующего месяца после увольнения. Например, если сотрудник уволен 21 января 2020 года, то с 1 февраля 2020 года право на вычеты для этого человека аннулируется во всей базе данных.

Когда вы принимаете этого же сотрудника во вторую организацию с 22 января 2020 года и вводите документ ЗаявлениеНаВычетыПоНДФЛ с началом действия в январе или феврале, возникает конфликт регистров. Система видит блокирующую запись от документа Увольнение старой организации и выдает системную ошибку: «В периоде [Месяц] право на вычеты отменено в связи с увольнением. Внесите изменение в документ Увольнение перед проведением заявления на вычеты». Если же попытаться обойти эту ошибку и принудительно провести заявление более поздним месяцем (например, с марта), вычеты начнут предоставляться только с марта, а февраль останется без законного уменьшения налоговой базы.

---

Пошаговая инструкция по решению проблемы

Рассмотрим подробный порядок действий, который позволит устранить конфликт в регистрах сведений и настроить автоматический расчет НДФЛ в новой организации с сохранением всей истории учета.

Шаг 1. Снятие блокировки в документе «Увольнение»

Прежде всего нам необходимо скорректировать документ увольнения в старой организации, чтобы он не перекрывал возможность применения вычетов на новом месте работы. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения (или Увольнения) и найдем документ Увольнение от предыдущей организации по данному сотруднику.
2. Если документ находится в закрытом периоде, программа заблокирует его поля для редактирования. В этом случае нажмем кнопку Еще в правом верхнем углу формы документа и выберем команду Разблокировать форму. Обратите внимание: данное действие безопасно, так как мы не будем менять суммы начислений или даты кадрового события, влияющие на ранее сданную отчетность (например, СЗВ-ТД или ЕФС-1).
3. Перейдем на вкладку Дополнительно.
4. Найдем флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения» и установим его.
5. Нажмем кнопку Провести и закрыть.

Установка этого флажка меняет логику проведения документа. Теперь программа не будет делать безусловную «закрывающую» запись в регистре ПрименениеСтандартныхВычетовПоНДФЛ с даты увольнения, что позволит нам беспрепятственно зарегистрировать новое заявление в новой организации.

Шаг 2. Определение правильного месяца начала применения вычета

Здесь важно разобрать методологический нюанс, связанный с законодательством по НДФЛ. Налоговый кодекс РФ запрещает предоставлять стандартный налоговый вычет дважды за один и тот же месяц по разным местам работы.

Поскольку наш сотрудник уволился из первой организации 21 января, при расчете при увольнении ему уже был предоставлен вычет за январь в полном объеме (например, 1400 рублей). Если мы в новой организации в документе ЗаявлениеНаВычетыПоНДФЛ укажем месяц применения Январь, то программа попытается предоставить вычет за январь повторно. Это приведет к занижению налоговой базы, недоплате НДФЛ в бюджет и последующим ошибкам в регламентированной отчетности 6-НДФЛ.

Поэтому правильным решением будет создание документа в новой организации со следующими параметрами:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Заявления на вычеты и создадим документ ЗаявлениеНаВычетыПоНДФЛ по новой организации.
2. В поле Месяц, с которого применяется вычет укажем Февраль (следующий месяц после месяца увольнения).
3. В табличной части выберем нужный вычет (например, код 126 на первого ребенка) и укажем период действия.
4. Проведем документ. Благодаря действиям, выполненным на Шаге 1, документ проведется успешно и без предупреждений о блокировке.

Шаг 3. Ввод доходов с предыдущего места работы для контроля лимита

Стандартные налоговые вычеты на детей предоставляются до тех пор, пока совокупный доход налогоплательщика с начала года у текущего работодателя не превысит законодательно установленный лимит (на данный момент это 350 000 рублей). При приеме сотрудника в течение года мы обязаны учитывать его доходы, полученные у предыдущего работодателя.

Чтобы система корректно рассчитывала этот порог в новой организации, проделаем следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники и откроем карточку сотрудника в новой организации.
2. В верхней панели навигации карточки нажмем на ссылку Налог на доходы.
3. В открывшейся форме найдем раздел Доходы с предыдущего места работы.
4. Внесем помесячно суммы доходов сотрудника за текущий календарный год до момента приема в нашу организацию (в нашем примере — сумму дохода за январь, полученную на первом месте работы по справке 2-НДФЛ).
5. Нажмем кнопку ОК для сохранения данных.

---

Проверка результатов расчета

После выполнения всех настроек нам необходимо убедиться, что система производит расчет корректно. Для этого выполним расчет первой заработной платы в новой организации:

1. Создадим документ НачислениеЗарплатыИВзносов за февраль по новой организации.
2. Заполним документ и перейдем на вкладку НДФЛ.
3. Проанализируем колонку Примененные вычеты. В ней должен отобразиться стандартный вычет в размере 1400 рублей за февраль.
4. Если нажать на сумму вычета, откроется детальное окно, где будет видно, что вычет предоставлен на основании введенного нами заявления в новой организации, а лимит доходов рассчитывается с учетом января предыдущего места работы.

Таким образом, мы полностью решили техническую проблему с блокировкой регистров вычетов и обеспечили методологически верный расчет НДФЛ в программе 1С:ЗУП 3.1 без использования ручных корректировок налога.