В процессе ведения хозяйственной деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оптимизации документооборота. Типичный пример — регулярная продажа сотрудникам предприятия или сторонним физическим лицам различной «мелочевки» (спецодежды, бланков трудовых книжек, канцелярских товаров или готовой продукции). Выписывать индивидуальный пакет документов, включая отдельный счет-фактуру (СФ) на каждую мелкую операцию, трудозатратно и нецелесообразно. Логично возникает вопрос: как объединить несколько накладных в один сводный счет-фактуру в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» (редакция 3.0)?
В рамках этой статьи мы подробно разберем, как устроен данный механизм в программе, проанализируем ограничения платформы при работе с разными контрагентами, рассмотрим требования законодательства РФ и изучим пошаговые методики решения этой задачи.
Для начала выясним причину, почему стандартными средствами программы 1С нельзя просто взять и «склеить» накладные, выписанные на разных физических лиц. Проанализируем техническую логику системы:
СчетФактураВыданный в 1С жестко привязан к реквизитам «Контрагент» и «Договор». С точки зрения архитектуры базы данных, один документ СФ не может содержать в своей шапке одновременно несколько разных покупателей.Контрагенты, программа технически не позволит указать их всех в качестве получателей в одном документе счета-фактуры.Однако выход из этой ситуации есть. В зависимости от требований вашего учета и юридических нюансов, вы можете использовать один из четырех практических методов, представленных ниже.
---
Рассмотрим ситуацию, когда все отгрузки за период оформлены на одного и того же контрагента (например, если все сотрудники у вас объединены под условным контрагентом «Сотрудники организации» или продажи шли в адрес одного юридического лица по разным накладным в рамках одного договора). В 1С:БП 3.0 заложен штатный функционал для решения этой задачи.
Разберем по шагам два варианта реализации этого механизма:
Вариант А: Объединение через существующий счет-фактуру
Реализация (акт, накладная, УПД). При этом не нажимайте кнопку «Выписать счет-фактуру» внизу документов.Счет-фактура выданный на реализацию. Кликните по созданной гиперссылке, чтобы войти внутрь СФ.Вариант Б: Создание счета-фактуры вручную
Важное ограничение законодательства: Согласно пункту 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Следовательно, объединять в один СФ можно только те реализации, даты которых укладываются в этот пятидневный интервал.
---
Если речь идет о продажах физическим лицам (включая ваших сотрудников), то выставление индивидуальных счетов-фактур с кодом операции «01» в принципе не требуется по закону (п. 7 ст. 168 НК РФ, Письма Минфина РФ). Физические лица не являются плательщиками НДС и не заявляют налог к вычету.
Вместо трудоемкой выписки накладных и счетов-фактур на каждого сотрудника правильнее и проще использовать механизм розничных продаж со сводной справкой. Рассмотрим, как это сделать:
Реализация (акт, накладная) оформляйте продажи сотрудникам с помощью документа «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи» -> «Розничные продажи (отчеты)»). Продажи можно детализировать по номенклатуре.Этот способ полностью легален, одобрен Минфином и избавляет вас от необходимости плодить десятки ненужных документов СФ.
---
В современных релизах конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» этот процесс максимально автоматизирован. Рассмотрим, как запустить этот механизм:
---
Иногда возникают ситуации, когда главный бухгалтер категорически требует проводить операции именно через счета 62.01 или 73.03 в разрезе каждого конкретного сотрудника (например, для последующего автоматического удержания стоимости бланков трудовых книжек или спецодежды из заработной платы в программе 1С:ЗУП). В этом случае использовать розничную схему напрямую не получится.
Посмотрим на примеры обходных путей:
Обходной путь А: Групповое изменение реквизитов
Обходной путь Б: Программное создание «Сводной реализации» через внешнюю обработку
Если подобные операции носят массовый характер, программист 1С может написать небольшую внешнюю обработку. Смысл ее работы заключается в следующем: программа собирает табличные части мелких реализаций по разным сотрудникам, распроводит их, а затем переносит все строки в один сводный документ реализации на контрагента «Физические лица (сводно)», на основании которого выписывается один СФ. Взаиморасчеты с сотрудниками при этом переносятся на счета учета расчетов с персоналом (например, 73) отдельной операцией или операцией введенной вручную.
Проанализируем пример кода, который может использоваться во внешней обработке для программного заполнения сводного счета-фактуры на основании массива документов реализации:
// Пример заполнения списка документов-оснований для Счета-фактуры выданного
Процедура ЗаполнитьОснованияСчетаФактуры(НовыйСФ, МассивРеализаций) Экспорт
НовыйСФ.ДокументыОснования.Очистить();
Для Каждого СсылкаНаРеализацию Из МассивРеализаций Цикл
НоваяСтрока = НовыйСФ.ДокументыОснования.Добавить();
НоваяСтрока.ДокументОснование = СсылкаНаРеализацию;
КонецЦикла;
// Запуск стандартного механизма конфигурации для заполнения ТЧ по основаниям
УчетНДСПереопределяемый.ЗаполнитьТабличнуюЧастьПоОснованиям(НовыйСФ);
КонецПроцедуры
Выбор конкретного метода зависит от учетной политики вашей организации: