Многие пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 сталкиваются с ситуацией, когда при формировании ведомости на выплату зарплаты (окончательный расчет) программа «забывает» вычесть ранее выплаченный аванс. В результате сумма к выплате оказывается завышенной. Кроме того, в таких ведомостях может наблюдаться странное поведение сумм взысканий по исполнительным листам — они либо удваиваются, либо постоянно увеличиваются с каждым месяцем. Проанализируем причины этого «бардака» и разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Корень проблемы кроется в изменениях Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», которые вступили в силу с 1 июня 2020 года. Согласно этим изменениям, в платежных документах на выплату дохода физическим лицам необходимо указывать специальный код вида дохода для целей исполнительного производства. Это нужно для того, чтобы банк понимал, с каких сумм можно удерживать долги по исполнительным листам, а с каких — нет.
В программе 1С:ЗУП 3.1 это привело к добавлению нового разреза учета в регистрах накопления. Теперь система учитывает задолженность перед сотрудником не просто в разрезе месяца и документа-основания, но и в разрезе аналитики Вид дохода исполнительного производства и Статья расходов.
Рассмотрим типичный сценарий, который часто становится источником ошибок:
Начисление зарплаты и взносов автоматически проставляется код дохода (например, «1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания»).Для программы это выглядит так, будто вы должны сотруднику зарплату по одной категории дохода, а аванс платили по какой-то другой. Поэтому она игнорирует аванс и ставит к выплате полную сумму начисления.
Чтобы убедиться в наличии перекоса по аналитике, нам необходимо проанализировать регистр накопления Зарплата к выплате. Рассмотрим, как это сделать:
Перейдите в меню «Функции для технического специалиста» (или через «Все функции») и найдите регистр накопления Зарплата к выплате. Отфильтруйте записи по конкретному сотруднику, у которого возникла проблема. Обратите внимание на следующие колонки:
Если вы видите, что сумма начисления идет по коду дохода «1», а сумма выплаты аванса — по пустому полю или другому коду, значит, автоматического зачета не произойдет. Нам нужно привести эти записи к «общему знаменателю».
Если период еще не закрыт для редактирования, выполним следующие действия:
Откроем документ Начисление зарплаты и взносов. Проверим, заполнен ли реквизит Вид дохода. Начиная с июня 2020 года, он должен быть заполнен во всех документах, которые формируют движения по взаиморасчетам. Если код дохода появился в программе после того, как документ был создан, его нужно перезаполнить или перевыбрать код вручную и перепровести документ.
Посмотрим на ведомости, которыми выплачивался аванс. В них также должен быть указан корректный вид дохода. Если выплата была произведена до июня, но окончательный расчет идет после, попробуйте временно указать код дохода в ведомости на аванс (даже если на дату выплаты это не требовалось), чтобы программа смогла сопоставить суммы.
Выясним причину, по которой может двоиться статья расходов. В документах ведомостей иногда необходимо явно указывать реквизит Учтенные как. Если в начислении стоит одна статья, а в ведомости — другая (или она вовсе не заполнена), взаиморасчеты «не схлопнутся». Убедитесь, что во всех связанных документах (Начисление — Ведомость на аванс — Ведомость на зарплату) статьи расходов идентичны.
Сумма взыскания в ведомостях увеличивается потому, что программа считает удержания по исполнительным листам «незакрытыми». С июня 2020 года информация об удержанных суммах передается в банк. Если в регистре Зарплата к выплате возник «хвост» из-за неверного кода дохода, программа будет пытаться в каждой следующей ведомости доудержать то, что, по ее мнению, не было передано в банк ранее.
Проанализируем ситуацию: если вы исправите аналитику кодов дохода (как описано выше), суммы взыскания должны прийти в норму автоматически при следующем заполнении ведомости.
Если вы не можете перепроводить старые документы (май и ранее), воспользуемся механизмом ручной корректировки регистров. Разберем этот метод подробнее:
Зарплата к выплате.Вид дохода ставим «1» (или тот код, который используется в начислениях). Сумма та же.Таким образом мы «перебросим» остаток долга с пустого кода дохода на правильный, и при формировании текущей ведомости программа увидит, что аванс был выплачен именно в счет этого вида дохода.
Для контроля ситуации рекомендуем использовать отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)». Однако типовых настроек может быть недостаточно. Выполним следующие настройки отчета:
Вид дохода исполнительного производства и Статья расходов.Если в сформированном отчете вы увидите по одному и тому же сотруднику одну строку с положительным остатком по коду дохода «1» и вторую строку с отрицательным остатком по «пустому» коду — вы нашли причину ошибки. Сумма этих строк даст реальный остаток долга, но программа из-за разной аналитики не может их сложить.
Чтобы в 1С:ЗУП 3.1 ведомости заполнялись корректно, необходимо соблюдать единство трех реквизитов в цепочке документов (Начисление -> Аванс -> Зарплата):
Чаще всего «бардак» лечится простым перевыбором кода дохода в документах начисления и ведомостях с последующим их перепроведением.