Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП), рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда расчеты проведены абсолютно корректно, документ начисления не выдает никаких ошибок, но при формировании ведомости на выплату (в банк или на счета) сумма к получению у сотрудников оказывается меньше ожидаемой. При этом в расчетных листках программа настойчиво показывает долг организации перед работником.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая разница, как технически устроена логика программы 1С:ЗУП в разрезе кодов доходов исполнительного производства и какие шаги необходимо предпринять для устранения этой проблемы.
Специфика учета взаиморасчетов с сотрудниками в современных версиях 1С:ЗУП 3.1 базируется на требованиях Федерального закона № 12-ФЗ «Об исполнительном производстве» и Указаний Банка России. Согласно этим нормативным актам, все выплаты физическим лицам делятся на определенные категории (виды доходов), чтобы банк мог корректно производить удержания по исполнительным листам.
В связи с этим программа 1С:ЗУП ведет учет задолженности перед сотрудниками не одной общей суммой, а жестко в разрезе кодов видов доходов исполнительного производства. Всего таких кодов несколько:
Когда мы создаем документ Начисление зарплаты и взносов, программа рассчитывает все плановые начисления (оклад, премии, компенсации, надбавки). Каждое из этих начислений имеет свою собственную настройку вида дохода для исполнительного производства. Если у сотрудника в одном месяце рассчитывается оклад (код 1) и, например, компенсация за использование личного транспорта или надбавка за вредность, ошибочно отнесенная к коду 2, то программа фиксирует долг перед сотрудником отдельно по коду 1 и отдельно по коду 2.
Проблема проявляется в момент создания документов выплаты. Любая ведомость (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость на счета) создается строго под один конкретный вид дохода, который выбирается в шапке документа. Если мы формируем ведомость с видом дохода «Заработная плата...» (код 1), программа автоматически отсекает все начисления, проходящие по кодам 2, 3, 4 и 5. Именно из-за этого сумма к выплате уменьшается на величину «обособленных» начислений, а в расчетном листке регистрируется невыплаченный остаток (долг организации).
Прежде чем приступать к исправлению настроек, нам необходимо локализовать ошибку и точно определить, какие именно начисления «потерялись» при формировании выплаты. Проанализируем ситуацию по шагам.
Откроем созданную ведомость на выплату зарплаты. Обратим внимание на колонку «К выплате». Если дважды кликнуть по сумме к выплате конкретного сотрудника, откроется форма расшифровки. В этой форме мы увидим детальную раскладку по документам-основаниям. Если итоговая сумма в расшифровке отличается от начисленной по расчетному листку, значит, часть денег осталась зарегистрированной по другому коду дохода.
Для детальной проверки взаиморасчетов рекомендуется обратиться к регистрам накопления. В программе 1С:ЗУП движение денежных средств при выплате фиксируется в двух ключевых регистрах:
ВзаиморасчетыССотрудниками — отражает общий баланс расчетов с работниками.ЗарплатаКВыплате — хранит информацию в разрезе конкретных видов доходов исполнительного производства и периодов. Именно этот регистр «управляет» автоматическим заполнением ведомостей.Если данные в регистре ВзаиморасчетыССотрудниками закрыты «в ноль», а в ведомость суммы все равно не попадают, налицо пересортица по видам доходов исполнительного производства.
В зависимости от того, какова природа начислений, из-за которых возникла разница, мы можем пойти двумя путями решения проблемы.
Очень часто компенсационные или стимулирующие надбавки (например, за профессиональное мастерство, интенсивность труда, сложность или вредные условия работы) по ошибке настраиваются с кодом дохода «Доходы, на которые не может быть обращено взыскание». Методологически это неверно, так как данные выплаты входят в систему оплаты труда и облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а значит, с них могут производиться удержания по исполнительным листам.
Если мы выяснили, что в карточке начисления указан неверный вид дохода, выполним следующие действия:
1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания.Важно: После изменения настроек самого начисления программа автоматически не пересчитает уже проведенные документы. Нам необходимо вернуться в документ Начисление зарплаты и взносов за проблемный период, перезаполнить или пересчитать пострадавших сотрудников и заново провести документ. После этого при автоматическом заполнении стандартной ведомости на зарплату (с кодом дохода 1) все суммы подтянутся в один документ в полном объеме.
Если начисление действительно является компенсацией, на которую по закону не может быть обращено взыскание (например, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях), то настройка кода дохода 2 или 4 является абсолютно корректной. В таком случае выплачивать эти суммы одной ведомостью вместе с окладом нельзя.
Для правильного закрытия долга перед сотрудником выполним следующие действия:
Ведомость в банк). В поле Вид дохода выберем Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания. Заполним документ. В него попадет основная часть зарплаты (оклады, премии). Проведем документ.Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) (или соответствующий код, настроенный в начислении).Чтобы оперативно выявлять подобные расхождения и не искать пересортицу вручную по регистрам, в 1С:ЗУП встроен очень удобный инструмент контроля. Рассмотрим, как им пользоваться.
Перейдем в раздел Выплаты — Отчеты по выплатам и откроем отчет Задолженность в разрезе видов доходов исполнительного производства. Этот отчет формирует детальную картину расчетов.
Если мы видим, что по одному и тому же сотруднику в рамках одного месяца висит положительный остаток (долг за организацией) по одному коду дохода и одновременно отрицательный остаток (переплата) по другому коду дохода — это явный признак пересортицы. Такой отчет помогает быстро локализовать ошибки и понять, по какому именно коду дохода необходимо досоздать ведомость или скорректировать начисления.