При внедрении электронного документооборота (ЭДО) в 1С:Документооборот 2.1 КОРП многие специалисты сталкиваются с архитектурной особенностью системы: входящие документы из сервисов ЭДО по умолчанию предлагается конвертировать только во Внутренние документы. Это создает определенные неудобства для классического делопроизводства, где официальная переписка должна проходить через журналы входящей и исходящей корреспонденции. В данной статье мы подробно разберем, почему так происходит и как максимально эффективно настроить систему, оставаясь в рамках типового функционала.
Рассмотрим ситуацию, с которой сталкивается пользователь: при получении письма через ЭДО система создает карточку внутреннего документа. В то же время, если письмо пришло по обычной почте или курьером, оно регистрируется как Входящий документ. В результате мы получаем разрыв в логике переписки: невозможно стандартным способом создать Исходящий документ в ответ на Внутренний документ ЭДО, так как механизм «В ответ на» в версии 2.1 жестко ориентирован на поиск в папках входящей корреспонденции.
Проанализируем причину такого поведения системы. Разработчики 1С при проектировании версии 2.1 рассматривали ЭДО в первую очередь как канал обмена формализованными первичными документами (УПД, акты, накладные). В методологии 1С такие документы относятся к учетным (внутренним), а не к переписке. Однако для полноценного цифрового офиса этого недостаточно, так как через ЭДО всё чаще отправляются официальные письма в форматах PDF или Word.
Выясним, как адаптировать справочник видов документов под нужды ЭДО. Поскольку типовая настройка конвертации в 2.1 действительно ограничена выбором только из внутренних документов, нам необходимо создать специализированный вид документа.
Входящая корреспонденция (ЭДО).Посмотрим на настройки конвертации. В справочнике Настройки создания документов по ЭДО для каждого контрагента и типа документа укажите созданный вами вид Входящая корреспонденция (ЭДО). Таким образом, все поступающие файлы будут попадать в нужную категорию с правильными правами доступа.
Разберем ситуацию, когда нам нужно ответить на такое входящее сообщение. Поскольку система не видит внутренний документ в списке оснований для исходящего, мы будем использовать механизм Связей. Это наиболее гибкий инструмент в 1С:Документооборот 2.1.
Для автоматизации этого процесса выполним следующие действия:
В ответ на, где источником будет Исходящий документ, а приемником — наш созданный вид Входящая корреспонденция (ЭДО).Теперь при создании исходящего письма вы сможете вручную на вкладке Связи выбрать входящее сообщение ЭДО. Хотя это требует одного лишнего действия по сравнению с созданием «на основании», это полностью сохраняет цепочку переписки и позволяет корректно формировать отчет «Структура связей».
Одной из ключевых задач автора темы была возможность ставить задачи исполнителям на основании входящих ЭДО. Поскольку мы конвертируем сообщение ЭДО в объект системы ДокументВнутренний, у нас открываются все возможности Комплексных процессов.
Рекомендуем настроить автоматический запуск процесса при регистрации документа. Например, при поступлении документа вида Входящая корреспонденция (ЭДО) система может автоматически инициировать процесс Рассмотрение для руководителя подразделения. В коде это может выглядеть как настройка условий маршрутизации процесса:
// Пример логики условия для запуска процесса
Если Предмет.ВидДокумента = Справочники.ВидыВнутреннихДокументов.НайтиПоНаименованию("Входящая корреспонденция (ЭДО)") Тогда
Результат = Истина;
КонецЕсли;
Такой подход гарантирует, что ни одно входящее электронное письмо не будет потеряно, а исполнители получат задачи в привычном интерфейсе 1С:Документооборота.
Проанализируем вопрос безопасности. В 1С:ДО 2.1 права на документы ЭДО (сообщения) и на документы системы (карточки) настраиваются в разных местах. Чтобы конкретные пользователи видели только нужные документы, используйте Папки внутренних документов.
Создайте структуру папок, например: ЭДО / Бухгалтерия, ЭДО / Общий отдел. В настройках конвертации ЭДО укажите соответствующие папки для разных контрагентов или типов документов. Назначьте права доступа на эти папки. Таким образом, бухгалтер не будет видеть официальную переписку директора, а секретарь — первичные учетные документы, даже если они все пришли через один канал ЭДО.
Важно отметить, что описанные выше сложности являются следствием архитектуры версии 2.1. В новой версии 1С:Документооборот 3.0 концепция разделения документов на три типа (Входящие, Исходящие, Внутренние) упразднена. Там используется единый объект Документ, который может гибко менять свой статус и роль. В версии 3.0 проблема «неудобства переписки по ЭДО» решена на уровне ядра системы: любой документ ЭДО является полноценным документом системы со всеми вытекающими возможностями по связям и ответам.
Резюме для реализации в 2.1:
Рассмотренная методика позволяет обойтись без привлечения программистов для «перепиливания» конфигурации, что сохранит вашу базу на типовой поддержке и упростит будущие обновления.