← На главную

При переходе на систему электронного документооборота «1С:Документооборот» (1С:ДО) пользователи часто сталкиваются с методологическим вопросом: как правильно фиксировать входящие номера и даты документов, которые нам присылают контрагенты? Это касается как обычной входящей корреспонденции (писем, запросов), так и двусторонних соглашений — договоров, дополнительных соглашений и актов, которые изначально были составлены и пронумерованы на стороне партнера.

В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот механизм в разных версиях программы (1С:ДО 2.1 и 1С:ДО 3.0), как правильно настроить карточки документов, и как автоматизировать заполнение печатных форм документов Word на основе этих данных.

Различие в логике работы с входящими письмами и договорами

Прежде всего, разделим понятия входящего письма и договора. С точки зрения методологии документооборота, они обрабатываются по-разному:

1. Входящая корреспонденция (письма): Это документы, которые изначально созданы не нами. У них всегда есть уникальный исходящий номер и дата регистрации на стороне отправителя.
2. Договоры (внутренние документы): Это соглашения сторон. Договор может быть составлен контрагентом и иметь его номер, но в нашей системе он должен пройти внутренний цикл согласования и получить наш собственный регистрационный номер. При этом нам критически важно сохранить и видеть «бумажные» реквизиты контрагента.

Рассмотрим, как реализовать хранение этих реквизитов для каждого случая.

Решение для входящей корреспонденции (писем)

Многие начинающие администраторы пытаются настроить поля номера и даты контрагента в шаблоне входящего документа. Это методологическая ошибка. Шаблон предназначен для автозаполнения повторяющихся данных (например, проект, гриф доступа, ответственный отдел).

Для хранения реквизитов отправителя в карточке входящего документа в 1С:ДО уже предусмотрены стандартные предопределенные поля:

• Исходящий № (в интерфейсе может отображаться как просто «№» в связке с отправителем) — это номер, под которым документ зарегистрирован у контрагента.
• Исходящий от — дата регистрации документа контрагентом.

При регистрации входящего письма эти поля заполняются вручную в самой карточке документа, так как для каждого нового письма они уникальны. Вносить их в шаблон документа нет необходимости.

Решение для договоров (Внутренних документов) в 1С:ДО 2.1

В редакции 2.1 договоры относятся к категории Внутренних документов. В стандартной карточке внутреннего документа нет полей «Исходящий №» и «Исходящий от», так как предполагается, что внутренний документ нумеруется по нашим правилам.

Чтобы фиксировать номер и дату договора, которые присвоил контрагент, мы воспользуемся механизмом Дополнительных реквизитов. Это стандартное решение, не требующее изменения конфигурации (программирования).

Разберем процесс настройки по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка и администрирование, затем выберем пункт Дополнительные реквизиты и сведения.
2. В открывшемся списке найдем группу Внутренние документы и выберем вид документа, соответствующий нашим договорам (например, «Договор поставки» или «Договор с контрагентом»).
3. Нажмем кнопку Добавить -> Новый для создания первого реквизита:
   • Наименование: Номер договора контрагента (или «Внешний номер»).
   • Тип значения: Строка (длина 50 символов будет достаточной).
4. Нажмем Записать и закрыть.
5. Аналогичным образом добавим второй реквизит для даты:
   • Наименование: Дата договора контрагента.
   • Тип значения: Дата (состав даты: только дата).
6. Сохраним настройки.

Теперь при создании или редактировании договора выбранного вида на вкладке «Свойства» (или непосредственно на главной панели карточки, в зависимости от настроек размещения) появятся два новых удобных поля. Пользователи смогут легко вносить туда данные из бумажного оригинала договора.

Особенности настройки полей в 1С:Документооборот 3.0

В третьей редакции системы архитектура справочников претерпела значительные изменения. Больше нет жесткого деления на Входящие, Исходящие и Внутренние документы. Все документы хранятся в общем реестре Документы, а их поведение и набор реквизитов определяются настройками конкретного Вида документа.

Если мы работаем в 1С:ДО 3.0, нам не обязательно создавать дополнительные реквизиты вручную. Мы можем пойти более простым и красивым путем:

1. Откроем карточку настройки нужного нам вида документа (например, «Договор аренды»).
2. В настройках включим флаг Учет по контрагентам.
3. Укажем, что документ является Входящим (прислан нам извне) или выберем смешанный тип учета.
4. Система автоматически выведет на форму карточки документа стандартные поля для фиксации входящего номера и даты отправителя. Это позволит стандартизировать интерфейс и избежать избыточного создания дополнительных реквизитов.

Автозаполнение шаблонов файлов (MS Word)

Созданные нами дополнительные реквизиты («Номер договора контрагента» и «Дата договора контрагента») можно успешно использовать для автоматического заполнения печатных форм договоров.

Для этого выполним следующие действия:

1. В карточке вида документа перейдем по ссылке Шаблоны документов и откроем нужный шаблон.
2. На вкладке Файлы добавим файл-шаблон в формате .docx.
3. Настроим правила автозаполнения. Программа позволяет связать созданные нами дополнительные реквизиты с полями (тегами) в документе Word.
4. В самом файле Word вставим соответствующие поля (например, [НомерДоговораКонтрагента] и [ДатаДоговораКонтрагента]). При создании документа по шаблону 1С:ДО автоматически заменит эти маркеры на значения, введенные пользователем в карточке.

Нюансы бесшовной интеграции с 1С:Бухгалтерией и 1С:ERP

При настройке синхронизации данных между 1С:Документооборот и учетными системами (например, «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием») возникает классический конфликт логики:

• В учетных системах в справочнике «Договоры контрагентов» под основными реквизитами «Номер» и «Дата» понимаются именно бумажные реквизиты оригинала (то есть номер и дата контрагента).
• В 1С:ДО основным номером договора выступает наш внутренний регистрационный номер, присвоенный системой при подписании.

Решение проблемы: При настройке правил интеграции и сопоставления полей необходимо явно указать, что стандартные реквизиты «Номер» и «Дата» договора в «1С:Бухгалтерии» должны заполняться не из регистрационного номера 1С:ДО, а из наших дополнительных реквизитов («Номер договора контрагента» и «Дата договора контрагента»). Это позволит избежать путаницы у бухгалтеров и обеспечит корректность формирования актов сверки и платежных поручений.

Использование временных номеров в 1С:ДО 3.0

Рассмотрим еще один полезный сценарий, доступный в новой редакции 1С:ДО 3.0 — работу с временными номерами. Часто договор присылается контрагентом уже со своим номером, но мы не можем присвоить ему наш официальный регистрационный номер до тех пор, пока документ не пройдет все стадии согласования и не будет подписан директором.

Для этого в настройках нумерации вида документа мы можем активировать использование временных номеров. На этапе согласования договору присваивается временный номер (который может дублировать номер контрагента), а полноценный внутренний регистрационный номер выделится автоматически только в момент финального подписания документа.