При расчете заработной платы за месяц и оформлении межрасчетных документов (в частности, больничных листов) пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 нередко сталкиваются с ситуацией, когда стандартный вычет на детей применяется в двойном размере (например, 2800 рублей вместо стандартных 1400 рублей). В расчетном листке за текущий месяц появляется сумма двух вычетов, что вызывает сомнения в корректности работы программы.
Разберем подробно, почему возникает такое поведение системы, является ли это ошибкой и как правильно контролировать расчет НДФЛ в подобных ситуациях.
Проанализируем налоговое законодательство и внутреннюю логику платформы. Согласно Налоговому кодексу РФ, дата фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности (больничных) определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления на банковский счет сотрудника.
Рассмотрим типовой сценарий:
Больничный лист, но дата выплаты по документу назначена на дату выплаты зарплаты — 05 апреля.Начисление зарплаты и взносов программа видит доходы двух разных месяцев налогового периода: мартовскую зарплату (доход марта) и больничный лист (доход апреля).Таким образом, ошибки в расчете нет: система не удваивает вычет за один и тот же месяц, а предоставляет вычеты за два разных месяца налогового периода (март и апрель). В следующем месяце (в апреле) при расчете зарплаты за апрель вычет повторно применяться не будет (он составит 0 руб., если уже был полностью исчерпан суммой больничного).
Выясним причину путаницы при анализе отчетности. В стандартном отчете Расчетный листок данные сгруппированы по месяцу начисления (бухгалтерскому периоду), а не по датам получения дохода для целей НДФЛ. Все документы, зарегистрированные мартом, попадают в расчетный листок за март. В результате колонка «Вычетов на детей» показывает суммарные 2800 рублей, создавая ложное впечатление задвоения.
Для корректного контроля НДФЛ и проверки предоставленных вычетов рекомендуется использовать специализированные налоговые отчеты:
Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам). В этом отчете начисления и вычеты разбиты по графам «Месяц налогового периода» и конкретным датам получения дохода. В нем наглядно видно разделение 1400 руб. на март и 1400 руб. на апрель.Если специфика учета на предприятии требует, чтобы апрельский вычет не применялся до наступления апреля, разберем возможные способы настройки документов.
Если фактически пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в марте (например, межрасчетной ведомостью 31 марта):
Больничный лист.Выплата укажем вариант В межрасчетный период или зададим дату выплаты последним днем текущего месяца (например, 31.03).Если документ выплачивается вместе с зарплатой в начале апреля, можно зарегистрировать сам документ Больничный лист в программе апрелем (установив месяц начисления Апрель). В таком случае все начисления, доходы и вычеты попадут в бухгалтерский и налоговый учет апреля одновременно.
Если даты выплат или начисления менялись задним числом, необходимо соблюдать строгую хронологическую последовательность проведения документов:
Больничный лист, Отпуск, Премия) с корректными датами выплаты.Начисление зарплаты и взносов за месяц, переходим на вкладку НДФЛ и выполняем команду Пересчитать НДФЛ (или перезаполняем документ целиком).Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Обратим внимание на контроль предельной величины дохода (350 000 рублей). Если доход сотрудника нарастающим итогом с начала года приближается к лимиту, досрочное применение вычета будущего месяца в больничном листе может потребовать автоматического перерасчета. В момент проведения начисления за следующий месяц программа проверит порог базы и при необходимости автоматически сторнирует излишне предоставленный вычет и доначислит НДФЛ.