Часто при администрировании информационной базы возникает ситуация, когда у кадрового специалиста отсутствует доступ к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Администраторы могут столкнуться с тем, что нужных разделов просто нет в интерфейсе пользователя. Давайте подробно разберем эту ситуацию и выясним причину, а также рассмотрим по шагам несколько вариантов решения проблемы в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.
Прежде чем приступать к сложным настройкам и создавать новые роли в конфигураторе, проанализируем имеющиеся возможности типовой конфигурации. В стандартной версии 1С:ЗУП 3.1 для полноценной работы с электронными трудовыми книжками разработчики уже предусмотрели готовые решения.
Обычно для кадровика достаточно назначить один из следующих типовых профилей:
Если вы используете эти типовые профили, дополнительно «изобретать» роли в режиме конфигуратора не требуется. Права на работу с ЭТК в них уже включены.
Разберем частую ошибку: администраторы или сами пользователи пытаются найти электронные трудовые книжки в разделе меню Отчетность, справки (и к подсистеме 1С-Отчетности в целом). Важно понимать, что этот раздел обычно доступен расчетчикам или пользователям с полными правами.
Предоставлять кадровику доступ к бухгалтерской отчетности не обязательно. Посмотрим на правильный путь: у кадровика с базовыми кадровыми правами есть доступ к документам СЗВ-ТД, СТД-Р и подразделам ЕФС-1 по кадровым мероприятиям напрямую. Для этого пользователю нужно перейти в раздел Кадры, а затем выбрать пункт Электронные трудовые книжки. Именно здесь создаются и хранятся все необходимые сведения о трудовой деятельности.
Если в вашей компании жестко разграничены права доступа, и вы собираете профили групп доступа вручную из отдельных ролей, проанализируем по шагам, как это сделать. Как советовали специалисты, создавать профиль необходимо в режиме Предприятия.
Откройте справочник ПрофилиГруппДоступа и создайте новый профиль (или отредактируйте существующий кастомный). Убедитесь, что в него включены роли, дающие права на чтение, создание и проведение следующих объектов системы:
Чтобы найти точные названия ролей, вы можете зайти в конфигуратор, найти подсистему ЭТК и посмотреть, в какие роли включены нужные документы. Затем эти роли нужно отметить флажками в режиме Предприятия при настройке профиля.
Настроить права доступа — это только половина дела. Чтобы у кадровика корректно формировались отчеты по электронным трудовым книжкам для Социального фонда России (СФР), важно правильно заносить данные. Рассмотрим подробнее бизнес-логику заполнения ЭТК.
В кадровых документах, таких как ПриемНаРаботу, Увольнение и КадровыйПеревод, кадровику обязательно нужно устанавливать флажок Отразить в трудовой книжке. Без наличия прав на редактирование этих кадровых приказов и без установленной галочки кадровые мероприятия просто не попадут в регламентированный отчет при нажатии кнопки «Заполнить».
Посмотрим на примеры работы с разными документами:
Таким образом, мы выяснили причину проблем с доступом и подробно разобрали шаги для их устранения. Используйте типовые профили или аккуратно собирайте собственные роли, а также обязательно обучайте кадровиков правильной работе с флажками в документах.