← На главную

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в свое время потребовал от разработчиков фирмы 1С оперативного внедрения нового функционала. В процессе освоения этих обновлений многие пользователи столкнулись с ситуацией, когда после очередного обновления конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» в интерфейсе появлялась лишь часть необходимых документов. Разберем подробно, почему так происходит, какие релизы необходимы для полноценной работы и как правильно организовать учет сведений о трудовой деятельности в программе.

Анализируем проблему: почему в системе доступно только «Заявление»

Если при поиске через «Все функции» в журнале «Электронные трудовые книжки» вы обнаруживаете только документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, это означает, что ваша информационная база обновлена до промежуточного релиза. В частности, в релизе 1С:ERP 2.4.11.56 была реализована только первая фаза перехода на ЭТК — сбор заявлений от сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки (в бумажном или электронном виде).

Для того чтобы получить доступ к полному пакету документов и начать формировать отчетность, необходимо обновить конфигурацию. Полноценный рабочий контур для ведения ЭТК был добавлен в релизе 1С:ERP 2.4.11.65. Аналогичные изменения были зеркально внесены в конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 2.4.11.65» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».

Уточняем терминологию: СЗВ-Р или СТД-Р?

Часто на форумах и в обсуждениях кадровиков проскакивает ошибочное название документа — «СЗВ-Р». Выясним причину этой путаницы. На самом деле такой формы в законодательстве и в решениях 1С не существует. Правильное название документа — СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»). Этот документ выдается сотруднику на руки при увольнении или по его официальному запросу, если сотрудник отказался от бумажного варианта трудовой книжки в пользу электронной.

Полный состав документов ЭТК в 1С:ERP

Рассмотрим, какие именно инструменты появляются в журнале «Электронные трудовые книжки» после обновления до актуального релиза. В системе формируется полноценный реестр из четырех документов:

1. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности — фиксирует официальный выбор сотрудника. На основании этого документа программа формирует печатные формы заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронный учет. Обратите внимание, что для выбора в документе доступны только те сотрудники, для которых данная организация является основным местом работы на дату составления заявления.
2. Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД — регламентированная форма отчетности, которая передавалась в контролирующие органы (ранее — ПФР, ныне — СФР) для фиксации кадровых изменений в электронном реестре ведомства.
3. Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р — форма кадрового учета, выдаваемая увольняющемуся сотруднику или по его требованию.
4. Регистрация трудовой деятельности — специализированный технический документ. Он необходим для ручной фиксации «исторических» кадровых событий, произошедших до 1 января 2020 года, которые требуется передать контролирующим органам при первом изменении по сотруднику, а также для корректировки или отмены ранее отправленных сведений.

Разберем по шагам: как правильно отражать кадровые события для ЭТК

Для того чтобы кадровые перемещения корректно регистрировались в системе и автоматически попадали в отчетность, необходимо строго соблюдать последовательность действий.

Шаг 1. Проверка флага отражения в трудовой книжке.
Откроем любой кадровый документ: Прием на работу, Кадровый перевод или Увольнение. В каждом из этих документов обязательно должен быть установлен флажок Отразить в трудовой книжке. Если этот флаг не установлен, программа проигнорирует событие, и оно не попадет ни в отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1), ни в форму СТД-Р. Возьмем за правило контролировать этот реквизит при проведении каждого кадрового приказа.

Шаг 2. Подключение к электронному документообороту (ЭДО) ведомства.
Перед отправкой первого отчета СЗВ-ТД через встроенный сервис «1С-Отчетность» организация должна в обязательном порядке направить заявление о подключении к системе электронного документооборота (документ ЗПЭД — Заявление на подключение к ЭДО ПФР). Без предварительного одобрения этого заявления со стороны фонда все отправленные отчеты будут возвращаться с ошибками и отказами в приеме.

Шаг 3. Заполнение исторических данных.
При первой сдаче отчета по сотруднику в текущем периоде программа должна передать информацию о его последнем кадровом событии по состоянию на 1 января 2020 года. Если эти данные не подтягиваются автоматически из кадровой истории программы, воспользуемся документом Регистрация трудовой деятельности. Нажмем кнопку «Заполнить» и выберем сотрудников, по которым необходимо зафиксировать исторические записи.

Дальнейшая эволюция учета: переход на форму ЕФС-1

Проанализируем современные реалии ведения электронных трудовых книжек. Начиная с 1 января 2023 года, законодательство претерпело изменения: Пенсионный фонд и Фонд социального страхования были объединены в Социальный фонд России (СФР). В связи с этим форма СЗВ-ТД была упразднена.

В современных релизах 1С:ERP сведения о трудовой деятельности передаются в составе единой формы ЕФС-1 (конкретно — Подраздел 1.1 Раздела 1). Программа автоматически создает и заполняет новые бланки документов в том же журнале «Электронные трудовые книжки», поэтому логика работы пользователей и важность установки флага «Отразить в трудовой книжке» в кадровых приказах остаются неизменными.

Таким образом, для успешного ведения учета ЭТК своевременно обновляйте конфигурацию 1С:ERP, внимательно следите за кадровыми флагами в документах и используйте встроенные инструменты проверки отчетности перед отправкой.