При ведении учета спецодежды, инвентаря и малоценных объектов пользователи и бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда данные отчета ТМЦ в эксплуатации расходятся с количественными остатками по забалансовому счету МЦ.04, а в некоторых случаях отчет по оперативному контуру и вовсе показывает отрицательные остатки. Разберем архитектурные причины такого поведения системы и рассмотрим практические способы решения проблемы.
Причины возникновения ошибок и расхождений
Проанализируем техническую сторону подсистемы учета ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP 2.2:
Использование оборотного регистра накопления: В отличие от классических товарных запасов на складах, учет ТМЦ в эксплуатации в конфигурации 1С:ERP 2.2 был реализован на оборотном регистре накопления ТМЦВЭксплуатации. У оборотного регистра физически отсутствуют стандартные таблицы остатков на дату.
Вычисление остатков в СКД нарастающим итогом: Чтобы отобразить начальные и конечные остатки в отчете, в схеме компоновки данных (СКД) разработчики применили вычисление остатка через суммирование оборотов с начала ведения учета. Если несколько документов по одной номенклатурной позиции и одной партии оформлены в одну и ту же секунду, СКД не может корректно упорядочить движения внутри секунды. В результате приход и расход могут обработаться в неверном порядке, что приводит к некорректному расчету итогов и появлению отрицательного остатка.
Рассинхронизация партий и аналитических разрезов: Учет переданных ТМЦ ведется в строгом разрезе партий эксплуатации (документов передачи), физических лиц и подразделений. При оформлении документов Перемещение ТМЦ в эксплуатации или Списание ТМЦ из эксплуатации ручной выбор строк может привести к указанию неверной партии, из-за чего по одной партии возникает зависший остаток, а по другой — отрицательный оборот.
Отложенное проведение по регламентированному учету: Движения по регистру ТМЦВЭксплуатации формируются оперативно в момент проведения документов, тогда как проводки по счету МЦ.04 появляются только после выполнения регламентной процедуры отражения документов в бухучете.
Способ 1. Контроль времени документов и аналитики
Если обновление конфигурации откладывается, исправить текущую ситуацию можно организационными мерами и контролем проведения цепочек документов:
Разнесение документов по времени: При оформлении операций движения ТМЦ внутри одного дня обязательно задаем разное время для каждого документа. Документ передачи должен быть раньше документа перемещения, а перемещение — раньше списания (с разницей минимум в одну секунду, а лучше — в несколько минут).
Подбор по остаткам вместо ручного добавления: При заполнении табличных частей в документах перемещения и списания используем только штатную кнопку Подобрать по остаткам, чтобы гарантировать совпадение партии, подразделения и материально ответственного лица.
Сверка после регламентных процедур: Сравнивать оперативный отчет со счетом МЦ.04 следует только после выполнения процедуры Отражение документов в регламентированном учете в рамках закрытия месяца.
Способ 2. Корректировка макета отчета в СКД
Для корректного вычисления остатков в отчете по оборотному регистру можно скорректировать запрос в схеме компоновки данных (сохранив отчет как внешний):
Открываем схему компоновки данных типового отчета ТМЦ в эксплуатации.
В тексте запроса обращаемся к таблице движений регистра накопления с обязательным получением полей ПериодСекунда и Регистратор.
Настраиваем явное упорядочивание записей по моменту времени документа:
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ТМЦВЭксплуатации.ПериодСекунда ВОЗР,
ТМЦВЭксплуатации.Регистратор.МоментВремени ВОЗР
Такая сортировка гарантирует правильную последовательность обработки оборотов при расчете накопительного итога внутри одного дня.
Способ 3. Переход на актуальные редакции 1С:ERP (2.4 и 2.5)
Наиболее надежное и стратегически верное решение — выполнить обновление конфигурации на актуальные версии 1С:ERP (редакции 2.4 или 2.5):
Разработчики фирмы «1С» полностью переработали подсистему учета ТМЦ в эксплуатации и перевели ее на полноценный регистр накопления остатков.
Регистр остатков автоматически хранит актуальные итоги на каждый момент времени, исключая ошибки вычисления остатков по оборотам и проблему совпадения времени проведения документов.
В современных редакциях встроен строгий контроль остатков при проведении документов списания и перемещения, что предотвращает появление отрицательных остатков на уровне платформы.