← На главную

При формировании регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи нередко сталкиваются с ошибкой проверки контрольных соотношений: «Раздел 3 -> в строке группы строк 190-240 значение строки с кодом 210 не должно быть отрицательным».

Проанализируем природу этой проблемы, выясним нормативные требования контролирующих органов и разберем по шагам все возможные способы ее решения в программе.

Причина возникновения отрицательных сумм в РСВ

Рассмотрим типовую ситуацию: сотрудник отгулял ежегодный отпуск авансом, а спустя несколько месяцев увольняется. В документе Увольнение программа автоматически рассчитывает неотработанные дни отпуска и регистрирует сумму перерасчета со знаком «минус» (например, по начислению Отпуск основной на сумму -3500 руб.).

Если в месяце увольнения у сотрудника нет достаточных положительных начислений (оклада, премий), чтобы перекрыть этот минус, общая база для начисления страховых взносов за данный месяц становится отрицательной. При автоматическом заполнении РСВ эта отрицательная база попадает в строку 210 подраздела 3.2 раздела 3.

Согласно Порядку заполнения РСВ и контрольным соотношениям ФНС, показатели базы (строки 210, 220) и исчисленных взносов в подразделе 3.2 не могут принимать отрицательные значения. Отрицательные суммы невозможно разнести на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц в Социальном фонде России (ранее ПФР), поэтому налоговые органы отклоняют такой отчет при приеме.

Способ 1. Изменение учетной политики: перевод сторно в удержание

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 предусмотрено два штатных механизма регистрации использованного авансом отпуска. Выбор конкретного варианта зависит от учетной политики организации.

Разберем по шагам, как перевести возврат отпускных в разряд обычных удержаний:

1. Перейдем в раздел Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
2. Откроем вкладку Удержания.
3. Найдем переключатель «Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как…» и установим его в положение «Удержание и не уменьшает налоги и взносы».
4. Сохраним настройки по кнопке Применить и закрыть.
5. Вернемся в документ Увольнение сотрудника и выполним перерасчет.

При таком подходе сумма долга за отпуск регистрируется на вкладке Удержания как обычное удержание из дохода при окончательном расчете. База по страховым взносам и НДФЛ за прошлые и текущие периоды не уменьшается, страховые взносы не сторнируются, а в РСВ за текущий период отрицательные значения не возникают.

Способ 2. Подача уточненного расчета (корректирующего РСВ) за прошлый период

Если в настройках программы выбран вариант «Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы», то организация официально уменьшает свои обязательства по взносам. По правилам налогового учета, уменьшение базы за прошлый отчетный период должно отражаться не текущим периодом, а путем подачи корректировки.

Рассмотрим последовательность действий для корректного отражения сторно:

1. В документе Увольнение сторнирование отпуска регистрируется с привязкой к периоду его фактического начисления (к месяцу ухода в отпуск).
2. В первичном РСВ за текущий квартал строка с отрицательной базой по уволенному сотруднику не формируется или зануляется (если иных доходов в этом квартале не было).
3. Формируем корректирующий отчет Расчет по страховым взносам с номером корректировки (1, 2 и т.д.) за тот расчетный период, в котором сотруднику изначально начислялись отпускные.
4. В подразделе 3.2 корректирующего отчета по данному сотруднику база и сумма исчисленных взносов уменьшаются на величину сторно за соответствующий месяц.

Таким образом, взносы корректируются строго в периоде их первоначального начисления, что полностью соответствует требованиям ФНС.

Способ 3. Ручная корректировка регистров взносов

Бывают ситуации, когда период увольнения уже закрыт, пересчитывать документы задним числом нельзя, а первичный отчет за текущий квартал не проходит проверку. В таких случаях можно скорректировать учет страховых взносов специальным документом.

Разберем порядок работы с документом Операция учета взносов:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы → Операции учета взносов.
2. Создадим новый документ, укажем организацию, сотрудника и дату операции.
3. На вкладке Сведения о доходах добавим две строки:
   • Первая строка: текущий месяц, вид дохода, сумма с положительным знаком (чтобы перекрыть отрицательную базу текущего периода до нуля).
   • Вторая строка: прошлый месяц (в котором у сотрудника был достаточный положительный доход), вид дохода, сумма со знаком «минус» на ту же величину сторно.
4. На вкладке Исчислено взносов аналогичным образом сбалансируем суммы исчисленных взносов между месяцами, чтобы не возникло искажения общей суммы обязательств.
5. Проведем документ и перезаполним отчет Расчет по страховым взносам.

Также для автоматического расчета взносов за прошлые месяцы можно воспользоваться штатным документом Перерасчет страховых взносов (раздел Налоги и взносы → Перерасчеты страховых взносов), указав нужный месяц расчетного периода.

Важные ограничения законодательства при удержании отпускных

При оформлении увольнения важно учитывать ограничения ст. 137 и 138 ТК РФ:

1. Лимит удержания: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате сотруднику (после удержания НДФЛ).
2. Невозможность взыскания: если начисленной при увольнении суммы недостаточно для покрытия задолженности за неотработанные дни отпуска, а работник отказывается вернуть деньги добровольно в кассу или на расчетный счет, взыскать эту сумму в судебном порядке работодатель не имеет права.

Если сотрудник не вернул долг добровольно, работодатель списывает данную сумму в убыток, при этом корректировка ранее начисленных страховых взносов не производится.