Как исправить отрицательные суммы в расчете по страховым взносам (РСВ) в 1С:ЗУП 3.1 при увольнении сотрудника?

Каждый бухгалтер рано или поздно сталкивается со сложной ситуацией: сотрудник увольняется, и при расчете выясняется, что он отгулял отпуск авансом. Программа производит автоматическое сторнирование начисленных ранее отпускных. Если увольняемый сотрудник не имеет других крупных начислений в месяце увольнения, которые могли бы перекрыть этот минус, в учете образуется отрицательная база по страховым взносам.

При заполнении Расчета по страховым взносам (РСВ) за текущий период эти минусы попадают в Раздел 3. Однако налоговые органы категорически не принимают отчетность с отрицательными показателями в строках базы и исчисленных взносов. Давайте подробно разберем, почему возникает эта проблема, как на нее смотрит законодательство и какими способами ее можно корректно решить в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1).

Почему налоговая инспекция отклоняет РСВ с минусами?

Согласно многочисленным разъяснениям Федеральной налоговой службы (включая контрольные соотношения показателей расчета), в Разделе 3 РСВ по каждому застрахованному лицу показатели базы для начисления взносов и сами исчисленные взносы должны быть больше или равны нулю. При наличии знака «минус» в строках 140, 150, 160 или 170 подраздела 3.2.1 отчет не проходит автоматический логический контроль (контрольное соотношение КС 0.22) и отклоняется сервером ФНС.

Следовательно, напрямую отразить сторнирование прошлых периодов за счет уменьшения текущих показателей ниже нуля в текущем РСВ невозможно. Работодатель обязан скорректировать базу прошлых периодов (когда отпускные были начислены) и подать уточненный расчет за тот период.

Рассмотрим подробнее три основных метода решения этой проблемы в программе 1С:ЗУП 3.1.

---

Способ 1. Изменение даты увольнения и проведение документов в одном периоде

Проанализируем ситуацию, описанную в примере на форуме: сотрудник увольняется 1 мая. Первое мая — праздничный нерабочий день. Оформлять приказ об увольнении, производить окончательный расчет и выдавать трудовую книжку в праздничный день крайне затруднительно, если только у сотрудника этот день не является рабочим по сменному графику.

Если перенести дату увольнения на последний рабочий день апреля (например, 30 апреля), то вся процедура расчета существенно упростится:

1. Документ Увольнение оформляется апрелем.
2. Сторнирование неотработанных дней отпуска также регистрируется в апреле.
3. Поскольку в апреле у сотрудника есть положительное начисление (например, оклад в размере 100 000 рублей), сумма сторно отпуска просто уменьшит апрельскую базу начисления страховых взносов.
4. В итоге база останется положительной, и никаких отрицательных сумм в РСВ за полугодие не возникнет. Отчет будет успешно сдан без необходимости подавать корректировки за предыдущие кварталы.

---

Способ 2. Отказ от сторнирования начислений и переход на обычное удержание

Это самый эффективный и методологически чистый способ, который позволяет полностью избежать отрицательных сумм в отчетности и избавляет от необходимости сдавать уточненные расчеты (корректировки) за прошлые периоды.

Посмотрим на пример настройки программы. В 1С:ЗУП 3.1 удержание за неотработанные дни отпуска может регистрироваться двумя принципиально разными путями:

1. Как сторно начислений (уменьшение налоговой базы): в этом случае программа уменьшает доходы сотрудника, что приводит к перерасчету НДФЛ и страховых взносов за прошлый период. Именно эта настройка порождает минусы в учете.
2. Как стандартное удержание (не уменьшающее базу): при таком подходе удержание за неотработанный отпуск приравнивается к прочим удержаниям (например, по исполнительным листам). Сумма рассчитывается исходя из чистой зарплаты сотрудника после налогообложения, не уменьшая его начисленный доход и базу для взносов и НДФЛ.

Чтобы переключить программу на этот режим, выполним следующие шаги:

1. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты.
2. Найдем пункт, отвечающий за удержание при увольнении за неотработанный отпуск.
3. Установим признак отражения удержания как обычного удержания, не уменьшающего налоги и взносы.
4. В самом документе Увольнение на вкладке «Удержания» программа автоматически рассчитает сумму к возврату, но отразит ее со знаком «плюс» в составе удержаний, а не со знаком «минус» в начислениях.

Преимущества этого подхода: база страховых взносов и НДФЛ за прошлые периоды остается неизменной, в текущем периоде отсутствуют отрицательные начисления, отчет РСВ заполняется корректно и без ошибок.

---

Способ 3. Использование документа «Операция учета взносов» для ручного переноса базы

Если увольнение уже проведено текущим месяцем (например, маем) со сторнированием, а удержать сумму как обычное удержание невозможно по юридическим или техническим причинам, нам придется переносить базу вручную, чтобы убрать минус из текущего периода и перенести его в прошлый период для последующей подачи корректирующего РСВ.

Разберем по шагам, как правильно скорректировать учет с помощью штатных документов программы:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы и откроем журнал документов Операции учета взносов.
2. Создадим новый документ Операция учета взносов. Этот документ предназначен специально для ручной корректировки регистров без необходимости прибегать к опасному инструменту Перенос данных.
3. Шаг первый — обнуление минуса в текущем месяце:
   • В созданном документе укажем месяц расчетного периода — текущий месяц (например, Май).
   • На вкладке «Сведения о доходах» добавим строку по нашему сотруднику, выберем соответствующий вид дохода и укажем сторнированную сумму с плюсом. Это действие полностью компенсирует отрицательный доход мая и выведет общую майскую базу сотрудника в ноль.
4. Шаг второй — отражение минуса в периоде первоначального начисления отпуска:
   • В этом же документе (или создав новый за прошлый период) укажем месяц расчетного периода — месяц, в котором отпуск был изначально начислен и выплачен (например, Март или Апрель).
   • На вкладке «Сведения о доходах» зафиксируем ту же сторнированную сумму, но теперь со знаком минус. Таким образом, доход прошлого периода будет уменьшен на законных основаниях.
5. Шаг третий — перерасчет страховых взносов:
   • Поскольку мы изменили базу в прошлом периоде, нам необходимо пересчитать сами страховые взносы.
   • Для этого перейдем в раздел Налоги и взносы и создадим документ Перерасчет страховых взносов за тот прошлый период, который мы корректировали.
   • Нажмем кнопку «Рассчитать». Программа автоматически увидит уменьшение базы и пересчитает взносы в сторону уменьшения (со знаком минус).

После выполнения этих процедур при заполнении текущего РСВ в Разделе 3 по данному сотруднику за май будут отражены нулевые или положительные показатели (отчет пройдет проверку). Одновременно с этим программа зафиксирует необходимость подготовки корректирующего расчета РСВ за прошлый отчетный период, где база сотрудника будет законно уменьшена.

---

Анализ регистров накопления при ручных корректировках

Если вы все же решите использовать документ Перенос данных для детальной точечной настройки движений (что крайне не рекомендуется делать без глубокого понимания архитектуры метаданных), вам обязательно нужно знать, какие регистры накопления отвечают за формирование отчетности РСВ. Проанализируем ключевые регистры:

• Учет доходов для исчисления страховых взносов — именно отсюда РСВ берет данные о начисленных доходах и скидках для формирования базы по взносам. Изменения в этом регистре напрямую влияют на строки 210, 220 и подраздел 3.2.1.
• Исчисленные страховые взносы — регистр, хранящий информацию о рассчитанных суммах страховых взносов по каждому физическому лицу. Корректировка записей в этом регистре меняет суммы взносов в Разделе 3.
• Расчеты с фондами по страховым взносам — используется в основном для отражения взаиморасчетов и уплаты взносов, для целей заполнения базы в РСВ его корректировать, как правило, не требуется.

Пример правильного заполнения движений в регистрах при переносе данных представлен ниже:

// Движение по регистру "Учет доходов для исчисления страховых взносов" (уменьшаем базу прошлого периода)
Регистратор: Перенос данных
Период: 15.04.2018 (Дата начисления отпуска)
Сотрудник: Смирнов А.П.
Сумма дохода: -15 000 руб.

// Движение по регистру "Учет доходов для исчисления страховых взносов" (компенсируем минус текущего периода)
Регистратор: Перенос данных
Период: 01.05.2018 (Дата увольнения)
Сотрудник: Смирнов А.П.
Сумма дохода: 15 000 руб.

Важное предупреждение: Использование документа Перенос данных требует ручного расчета взносов по действующим ставкам. Любая математическая ошибка приведет к расхождению между базой и начисленными взносами, что также спровоцирует отказ ФНС в приеме расчета. Всегда отдавайте приоритет штатным документам Операция учета взносов и Перерасчет страховых взносов.