← На главную

В практической работе бухгалтера и расчетчика зарплаты случаются ситуации, когда дни отдыха донора случайно оформляются как обычный ежегодный оплачиваемый отпуск. Если ошибка обнаруживается после проведения документа Зарплата к выплате организаций и фактической выплаты средств сотруднику, простое распроведение документов прошлого периода недопустимо — это нарушит цепочку выплат и взаиморасчетов за последующие периоды.

Разберем подробно, почему нельзя распроводить документы задним числом, как правильно оформить донорские дни и как штатно исправить отпускные начисления в открытом периоде.

Причина возникновения проблемы и почему нельзя распроводить документы

Проанализируем ситуацию: когда оформляется документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, программа списывает дни из остатка отпуска и рассчитывает сумму по среднедневному заработку для отпусков (исходя из календарных дней). На основании этого расчетного документа формируются документы выплаты Зарплата к выплате организаций.

Если распровести кадровые или расчетные документы прошлого периода:

1. Нарушится последовательность расчетов и учет взаиморасчетов с сотрудниками в последующих месяцах.
2. Документы выплаты «потянут» за собой перерасчеты в текущих ведомостях.
3. Разрушатся цепочки НДФЛ и страховых взносов за закрытый период.

Поэтому исправление нужно выполнять строго через механизмы сторнирования и создания исправляющих документов в текущем (открытом) месяце.

Шаг 1. Исправление кадрового учета

Выясним, как скорректировать кадровые данные, чтобы вернуть сотруднику ошибочно списанные дни отпуска:

1. Откроем исходный документ Отпуск организаций, которым был введен ошибочный отпуск.
2. В нижней части документа найдем и нажмем ссылку Исправить.
3. В созданном документе-исправлении текущей датой отменим регистрацию периода отпуска или скорректируем его.
4. Введем кадровое отсутствие сотрудника для донорских дней: откроем документ Невыходы в организациях и зарегистрируем период отсутствия сотрудника с видом расчетов Время исполнения государственных или общественных обязанностей.

Шаг 2. Расчетное сторнирование и начисление оплаты по среднему

Теперь разберем порядок коррекции расчетных документов:

1. Откроем исходный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций.
2. В нижней части формы нажмем кнопку Исправить (или создадим новый документ Сторнирование).
3. Программа автоматически сформирует сторнирующие (отрицательные) записи по отпускным и НДФЛ в текущем месяце расчетов. Также вернутся дни в регистр накопления Фактические отпуска организаций.
4. Для правильного начисления донорских дней создадим документ Оплата по среднему заработку.
5. В документе выберем начисление со способом расчета По среднему заработку и видом времени по классификатору Выполнение государственных обязанностей (код в табеле Т-13 — «Г»).
6. Рассчитаем средний заработок. Обратите внимание: расчет донорских дней производится по рабочим дням (часам), в отличие от отпускных, которые считаются по календарным дням.

Шаг 3. Взаиморасчеты и выплата в текущем периоде

После проведения документов сторнирования и Оплата по среднему заработку в текущем месяце при формировании ведомости Зарплата к выплате организаций программа автоматически произведет взаимозачет:

1. Из начисленной суммы по среднему заработку вычтется сторнированная сумма ранее выплаченных отпускных.
2. К выплате на руки (или к доплате/удержанию) сформируется только итоговая разница.
3. НДФЛ и страховые взносы скорректируются в открытом периоде без необходимости подавать уточненные отчеты за прошлые периоды (при условии работы в рамках одного налогового периода).

Почему опасны «костыли» и ручная корректировка остатков отпусков

Иногда расчетчики пытаются решить проблему простым изменением остатка отпуска через ручной документ Остатки отпусков или добавлением дней доп. отпуска. Посмотрим, к чему это приводит:

1. Ручная корректировка меняет только отображение количества дней в отчете Справка по отпуску, но не отменяет сам факт проведенного кадрового приказа и не удаляет движения из регистра Фактические отпуска организаций.
2. При планировании перехода на 1С:ЗУП 3 стандартные обработки переноса данных считывают именно первичные кадровые приказы и фактические записи регистров. Если не провести полнотекстовое сторнирование документа, ручная правка остатка не повлияет на перенос, и в новую базу перенесется искаженная история отпусков.

Рассмотренный алгоритм через кнопку Исправить и документ Оплата по среднему заработку является единственно корректным способом сохранения методологической purity учета в 1С:ЗУП 2.5.