В практической работе с программой «1С:Управление торговлей» версии 11.4 (а также в аналогичных конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда после закрытия кассовой смены в отчетах обнаруживаются зависшие суммы в регистре Денежные средства в пути. При этом попытки кассира сделать ручное «Внесение денег» в кассу ККМ заканчиваются ошибкой: «Сумма внесения денежных средств превышает возможную сумму поступления».
В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает данная техническая коллизия, проанализируем внутренние механизмы взаимодействия кассы ККМ и кассы предприятия, а также изучим два практических способа решения этой проблемы.
Давайте разберем по шагам физический и программный смысл происходящего процесса. Когда технические специалисты или опытные пользователи настраивают рабочее место кассира (РМК), в настройках кассы ККМ присутствует опция «Автоматическая инкассация». Если эта галочка установлена, система ведет себя следующим образом:
Выемка денежных средств вся наличность из кассы ККМ автоматически «изымается» программой.Денежные средства в пути. Деньги ушли из кассы ККМ, но еще не поступили в основную кассу предприятия. Они зависли в «виртуальном транзите».Когда на следующий день кассир понимает, что в программе в кассе ККМ числится нулевой остаток (хотя в ящике лежат реальные купюры), он пытается выполнить операцию «Внесение денег». В этот момент система выдает ошибку превышения лимита. Почему так происходит?
Программа 1С блокирует произвольное внесение денег в кассу ККМ в целях безопасности и жесткого контроля кассовой дисциплины. Чтобы операция «Внесение» стала доступна в РМК, она должна быть предварительно санкционирована со стороны центральной кассы предприятия (оформлен и проведен соответствующий расходный документ).
Ниже мы рассмотрим два детальных сценария, как исправить эту ошибку и навести порядок в учете.
---
Если вы хотите сохранить корректность ведения учета и отразить все операции так, как этого требует методология 1С, нам необходимо завершить цепочку документов. Мы примем зависшие «деньги в пути» в кассу предприятия, а затем официально выдадим их обратно в кассу ККМ.
Проанализируем этот процесс по шагам:
Шаг 1. Оформление поступления в кассу предприятия
Перейдем в раздел меню Казначейство, далее выберем пункт Приходные кассовые ордера. В открывшемся рабочем месте перейдем на вкладку «К оформлению» (в зависимости от релиза она также может называться «Распоряжения на поступление»). Здесь мы увидим те самые автоматические документы выемки, которые система ожидает принять. Выделим нужную строку с нашей «зависшей» суммой и нажмем кнопку «Оформить поступление». Программа автоматически создаст документ Приходный кассовый ордер с видом операции «Поступление из другой кассы». Проведем этот документ. С этого момента деньги официально зачислены в кассу предприятия, а регистр Денежные средства в пути очищен.
Шаг 2. Оформление передачи денег в кассу ККМ
Теперь нам нужно вернуть эти деньги в операционную кассу ККМ, чтобы кассир мог начать смену с верным остатком. В том же разделе Казначейство создадим новый документ Расходный кассовый ордер. В поле «Вид операции» обязательно укажем «Выдача в кассу ККМ» (или «Выдача в другую кассу»). В качестве кассы-отправителя укажем нашу основную кассу предприятия, а в качестве кассы-получателя — конкретную кассу ККМ, на которой работает кассир. Заполним сумму, проведем документ.
Шаг 3. Внесение денег в РМК
После того как расходный ордер проведен в системе, кассир в интерфейсе РМК нажимает кнопку «Внесение денег». Теперь программа видит активное «распоряжение» на внесение (наш РКО) и позволит без каких-либо ошибок принять всю сумму в денежный ящик ККМ.
---
Если вы понимаете, что автоматическая инкассация была включена ошибочно, реального движения денег между кассами не происходило, и вы хотите просто вернуть учетное состояние кассы «как было» без создания лишних документов ПКО и РКО, воспользуемся вторым способом.
Рассмотрим, как локализовать и устранить первоисточник проблемы:
Шаг 1. Поиск документа-регистратора
Для начала нам нужно найти конкретный документ, который зафиксировал «выемку». Для этого перейдем в раздел Казначейство — Отчеты по казначейству и откроем отчет «Ведомость по денежным средствам». Настроим отчет с детализацией по регистратору, найдем сумму, которая зависла «в пути», и дважды кликнем на нее, чтобы провалиться в первоисточник. Этим первоисточником будет документ Выемка денежных средств из кассы ККМ.
Шаг 2. Отмена проведения выемки
Если период еще открыт для редактирования, мы можем просто открыть данный документ Выемка денежных средств и отменить его проведение (или пометить на удаление). Как только проведение будет отменено, записи в регистре накопления Денежные средства в пути аннулируются, и деньги вернутся обратно на баланс кассы ККМ. Не забудьте после этого зайти в настройки кассы ККМ и снять флажок «Автоматическая инкассация», чтобы проблема не повторилась при следующем закрытии смены.
Шаг 3. Использование корректировки регистров (для закрытых периодов)
Бывают случаи, когда период уже закрыт, и система запрещает отменять проведение старых документов выемки. В такой ситуации технический специалист или администратор системы может воспользоваться встроенным инструментом корректировки. Создадим документ Корректировка регистров, выберем для корректировки регистр накопления Денежные средства в пути и вручную сделаем сторнирующую (расходную) запись на зависшую сумму, чтобы закрыть остаток регистра в ноль.
Для понимания того, как программист или аналитик может проверить остатки по данному регистру с помощью консоли запросов, приведем пример несложного запроса к остаткам:
ВЫБРАТЬ
ДенежныеСредстваВПутиОстатки.Организация КАК Организация,
ДенежныеСредстваВПутиОстатки.КассаОтправитель КАК КассаОтправитель,
ДенежныеСредстваВПутиОстатки.СуммаОстаток КАК СуммаОстаток
ИЗ
РегистрНакопления.ДенежныеСредстваВПути.Остатки(&Период, ) КАК ДенежныеСредстваВПутиОстатки
Используя этот запрос, мы всегда сможем оперативно выявить, на каких именно кассах-отправителях зависли денежные средства, и вовремя принять меры по их оприходованию.