Каждый бухгалтер и специалист по внедрению программ «1С», работающий в связке конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП), сталкивался с ситуацией, когда сальдо по счету 68.01 в бухгалтерской программе не сходится с налоговыми отчетами по НДФЛ из зарплатной базы. Особенно остро эта проблема проявляется при возникновении «переходящих» выплат — отпусков и больничных листов, которые начисляются в одном месяце, а выплачиваются в другом.
Давайте подробно разберем, почему возникает эта разница, как ведут себя программы с точки зрения законодательства и как правильно выстроить методику сверки данных, чтобы у бухгалтера сошлись все отчеты.
Рассмотрим ситуацию, аналогичную описанной в теме форума. Сотруднику начислили отпускные в размере 100 рублей. Документ-начисление оформлен в программе 1С:ЗУП 18 мая (отпуск начинается с 1 июня). Изначально планировалось выплатить отпускные 29 мая, однако по факту выплата была произведена только 1 июня. Ведомость на выплату в ЗУП проведена фактической датой — 01.06.
При выгрузке данных в 1С:Бухгалтерию предприятия с помощью документа Отражение зарплаты в бухучете за май мы видим проводку:
Дт 70 - Кт 68.01 --> 13 руб. (Дата проводки — 31.05)
Однако в налоговом учете по НДФЛ (в регистрах 1С:ЗУП и в отчете 6-НДФЛ) эта сумма отражается июнем, поскольку фактическая выплата дохода произошла 1 июня. В результате на конец мая на счете 68.01 в 1С:БП зависает кредитовое сальдо в размере 13 рублей, тогда как в отчетах ЗУП за май этот налог отсутствует. Бухгалтеры бьют тревогу и утверждают, что программа работает некорректно. Выясним, так ли это.
Главная причина нестыковки кроется в том, что правила отражения операций в бухгалтерском учете принципиально отличаются от правил налогового учета по НДФЛ. Попытки искусственно «подогнать» даты в документах ЗУП, чтобы закрыть сальдо в БП, приводят к грубым ошибкам при сдаче отчетности 6-НДФЛ.
Проанализируем требования законодательства для обеих систем учета:
70) и уменьшающий его исчисленный НДФЛ (дебет счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68.01) отражаются в бухучете в мае.Таким образом, расхождение периодов между проводками в БП (май) и регистрами НДФЛ в ЗУП (июнь) — это абсолютно нормальное и методологически верное поведение программных продуктов 1С, полностью соответствующее действующему законодательству РФ.
С введением Единого налогового счета (ЕНС) правила взаимодействия ЗУП и БП стали еще более структурированными. Теперь связка по НДФЛ контролируется через два независимых потока документов:
Дт 70 - Кт 68.01 на конец месяца начисления. Эта проводка фиксирует уменьшение долга перед сотрудником в бухучете.Дт 68.01 - Кт 68.90 (перенос удержанного НДФЛ на Единый налоговый счет).Посмотрим на примере нашего отпуска, как распределяются проводки по месяцам:
// В мае (при отражении зарплаты за май):
Дт 26 (44) - Кт 70 --> 100 руб. (Отражены затраты на отпуск)
Дт 70 - Кт 68.01 --> 13 руб. (Исчислен НДФЛ в БУ)
// На конец мая на счете 68.01 образуется временное кредитовое сальдо 13 руб.
// В июне (при фактической выплате и подаче сведений по ЕНС):
Дт 70 - Кт 51 --> 87 руб. (Сотрудник получил деньги на карту 1 июня)
Дт 68.01 - Кт 68.90 --> 13 руб. (Удержанный при выплате налог перенесен на ЕНС)
// Кредитовое сальдо счета 68.01 успешно закрывается дебетовым оборотом в июне.
Чтобы убедиться в корректности ведения учета и не тратить время на поиск несуществующих ошибок, рекомендуем использовать следующую методику сверки:
Ни в коем случае не пытайтесь сверять кредит счета 68.01 за май с налоговыми регистрами по дате получения дохода. Вместо этого в 1С:ЗУП сформируйте отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за май. В данном отчете НДФЛ сгруппирован по бухгалтерскому принципу — по периоду начисления. Кредитовый оборот счета 68.01 в БП за май должен строго соответствовать строке «НДФЛ исчисленный» в своде ЗУП за май.
Дебетовый оборот по счету 68.01 в БП за июнь (в части переноса на 68.90) сверяйте с фактически удержанным налогом в ЗУП. Для этого используйте специализированный отчет «Удержанный НДФЛ» или «Сведения для отражения удержанного НДФЛ в бухучете», сформированный за соответствующий период удержания. Суммы должны совпадать до копейки.
Если расхождения все же обнаружены, воспользуйтесь отчетом «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» в ЗУП. В настройках отчета обратите внимание на поля «Период регистрации» (месяц начисления в БУ) и «Дата получения дохода» (месяц в НУ). Вы легко локализуете сотрудника, у которого выплата «уехала» на следующий месяц, и увидите, как распределились суммы.
Для предотвращения хаоса в учете и сдачи некорректной отчетности 6-НДФЛ, зафиксируем правила, которые нельзя нарушать:
Дт 70 - Кт 68.01 на другой месяц нарушат аналитику расчетов с персоналом и приведут к расхождениям по счету 70.Рассмотренный нами механизм разделения БУ и НУ заложен в саму архитектуру программных продуктов «1С». Понимание этого принципа избавит бухгалтера от лишней работы по поиску мифических ошибок, а программисту поможет аргументированно объяснить пользователям логику работы системы.