При подготовке регламентированной отчетности бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: сумма начисленного дохода в строке 020 раздела 1 (или раздела 2 в зависимости от редакции формы) отчета 6-НДФЛ не совпадает с данными популярного сводного отчета Анализ зарплаты по сотрудникам. Особенно остро эта проблема проявляется в периоды массовых отпусков или при отзыве сотрудников из запланированного отдыха.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое расхождение в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1), как методология налогового учета отличается от бухгалтерского и какие шаги необходимо предпринять, чтобы успешно сдать отчетность без расхождений.
Для того чтобы понять природу расхождения, проанализируем, как программа 1С:ЗУП 3.1 регистрирует доходы в различных регистрах. Главная причина кроется в принципиальном отличии бухгалтерского (взаиморасчетного) учета от учета налогового (для целей НДФЛ):
Когда мы оформляем отзыв из отпуска в апреле, программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически уменьшает доход первоначального периода. Она «переносит» сторнированную сумму назад во времени — к дате фактической выплаты мартовских отпускных. В результате этого для целей НДФЛ налоговая база марта (первого квартала) уменьшается, в то время как в анализе зарплаты за март сумма остается неизменной, а минус уходит в апрель. Отсюда и возникает расхождение.
Давайте разберем практическую ситуацию по шагам, чтобы наглядно увидеть движение сумм в программе.
Шаг 1. Начисление и выплата отпуска.
В марте сотруднику были начислены отпускные в размере 20 000 рублей. Выплата произведена 15 марта. В этот момент:
Анализ зарплаты по сотрудникам за март отражается доход 20 000 рублей.6-НДФЛ за 1 квартал по строке 020 отражается доход 20 000 рублей с датой получения дохода 15.03.Шаг 2. Отзыв из отпуска.
В апреле сотрудника отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью. Расчетчик создает документ-исправление отпуска в апреле. Программа пересчитывает дни и сторнирует сумму за неотработанные дни отпуска — например, минус 5 000 рублей. При этом:
Анализ зарплаты по сотрудникам за апрель попадает начисление со знаком минус (сторнирование) на сумму -5 000 рублей. Мартовский отчет по зарплате при этом не меняется.В результате, если мы сформируем отчет 6-НДФЛ за 1 квартал после проведения апрельского отзыва, то в строке 020 мы увидим сумму дохода не 20 000 рублей, а 15 000 рублей (20 000 - 5 000). При этом мартовский Анализ зарплаты по-прежнему будет упорно показывать 20 000 рублей. Расхождение составит ровно 5 000 рублей.
Многие пользователи замечают странную особенность: отзыв проведен в апреле, но при формировании 6-НДФЛ за 1 квартал сумма сторно почему-то не вычитается из строки 020, либо наоборот — вычитается не вовремя. Выясним причину этого поведения системы.
Программа 1С:ЗУП 3.1 при заполнении отчета анализирует реквизит Дата подписи (дата заполнения), расположенный на титульном листе отчета 6-НДФЛ. Программа «видит» только те документы исправления и сторнирования, дата проведения которых меньше или равна дате подписи отчета.
Рассмотрим два сценария:
6-НДФЛ заполняется бухгалтером 5 апреля (на титульном листе стоит дата 05.04). В этом случае программа при заполнении строки 020 не учтет сторнирование от 10 апреля. Суммы в 6-НДФЛ и в мартовском Анализе зарплаты совпадут.6-НДФЛ 15 апреля (дата на титульном листе — 15.04). В этот раз программа обнаружит сторно от 10 апреля, отнесет его к марту и уменьшит строку 020 за первый квартал. Возникнет расхождение с Анализом зарплаты за март.Рекомендация: Всегда контролируйте дату на титульном листе отчета. Если вам необходимо, чтобы все апрельские перерасчеты за мартовские периоды отразились в текущем отчете, установите актуальную текущую дату подписи отчета перед его заполнением.
Позиция Федеральной налоговой службы по этому вопросу однозначна и отражена в официальных разъяснениях (например, в Письме ФНС России № БС-4-11/17598@). Налоговики указывают, что в случае перерасчета сумм отпускных в сторону уменьшения (неважно, по причине отзыва из отпуска или из-за болезни во время отпуска) работодатель обязан скорректировать налоговую базу того периода, в котором эти отпускные были первоначально выплачены.
Это означает следующее:
6-НДФЛ за 1 квартал еще не был отправлен в инспекцию, мы обязаны заполнить его с учетом уменьшения (строка 020 должна содержать уменьшенную сумму доходов).6-НДФЛ за 1 квартал. Показатели строк 020 (начисленный доход) и 040 (исчисленный налог) в корректировочном отчете должны быть уменьшены.При уменьшении мартовского дохода на сумму сторно автоматически уменьшается и сумма исчисленного налога (НДФЛ). Поскольку налог с полной суммы отпускных уже был удержан и перечислен в бюджет в марте, у сотрудников возникает переплата — так называемый **излишне удержанный НДФЛ**.
Проанализируем, как программа отрабатывает этот момент:
Возврат НДФЛ. Только после проведения этого документа в отчете 6-НДФЛ заполнится строка возврата налога (строка 030 в старых формах или строка 190 в более современных редакциях бланка).Для того чтобы спать спокойно и быть уверенными в правильности заполнения регламентированного отчета 6-НДФЛ, мы должны отказаться от сверки строки 020 со сводными зарплатными отчетами типа Анализ зарплаты по сотрудникам или Расчетный листок. Они предназначены для других целей и построены на принципах взаиморасчетов, а не налогового законодательства.
Выполним проверку по шагам с помощью специализированного инструмента:
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода).6-НДФЛ. Эти показатели должны сойтись с точностью до копейки.Если при сверке с отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику суммы сходятся, значит, отчет 6-НДФЛ заполнен абсолютно верно с технической и законодательной точек зрения. Расхождение с Анализом зарплаты по сотрудникам в данном случае является штатным поведением программы и не требует ручных корректировок в учете.