Процесс закупки оборудования и основных средств (ОС) в системе 1С:ERP Управление предприятием 2.4 часто становится камнем преткновения между отделом закупок и бухгалтерией. Менеджеры привыкли работать по стандартной схеме с использованием документа Заказ поставщику, чтобы контролировать сроки и оплаты. Бухгалтеры же настаивают на использовании документа Приобретение услуг и прочих активов, который в старых версиях конфигурации не всегда удобно связывался с заказами.
В этой статье мы подробно разберем, как выстроить цепочку документов так, чтобы удовлетворить потребности обеих служб, и выясним, какие настройки системы для этого необходимы.
Разберем типичную ситуацию. Менеджеры хотят видеть оборудование в общем плане закупок. Для них оборудование — это такая же товарная позиция, которую нужно заказать, дождаться на складе и оплатить. Однако с точки зрения регламентированного учета, основное средство — это не товар. Оно должно сразу или постепенно формировать стоимость на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Рассмотрим два основных способа оформления этой операции в системе 1С:ERP.
Этот метод является наиболее сбалансированным для крупных предприятий, где закупками занимаются менеджеры, а учетом — бухгалтеры. Проанализируем его по шагам:
Вид номенклатуры, например, «Оборудование к установке». Важно: Тип номенклатуры должен быть установлен как Товар. Это позволит использовать документ Заказ поставщику и приходовать оборудование на конкретный склад.Группы финансового учета номенклатуры необходимо указать счет учета 08.04.1 «Компоненты основных средств» (вместо привычного 41 или 10 счета).Заказ поставщику, выбирает созданную номенклатуру и указывает цены. Система резервирует денежные средства и планирует поступление.Приобретение товаров и услуг. После его проведения оборудование попадает на склад, а в бухгалтерском учете формируется проводка Дт 08.04.1 — Кт 60.Принятие к учету ОС.Преимущества: Полная поддержка логистического цикла, возможность использования Сценариев обеспечения и Заказов поставщику.
Этот способ чаще выбирают в небольших компаниях или если оборудование поступает без участия склада. Выясним особенности этого метода:
В документе Приобретение услуг и прочих активов (который обычно используют бухгалтеры) вместо номенклатуры выбирается Статья расходов. У этой статьи должен быть выбран тип аналитики Внеоборотный актив.
Однако здесь кроется главная проблема для менеджеров: в типовой версии 1С:ERP 2.4 документ Приобретение услуг и прочих активов невозможно создать на основании стандартного документа Заказ поставщику, ориентированного на товары. Это разрывает цепочку планирования. Если компании критично использовать Заказ поставщику, следует придерживаться первого способа.
Проанализируем основные причины недовольства бухгалтерии при закупке через «Товар»:
Группе финансового учета номенклатуры. Если настройки заданы корректно, система сама определит нужный субсчет.Для решения этой проблемы мы можем использовать промежуточную операцию. Если оборудование требует сложного монтажа или накопления затрат, после документа Приобретение товаров и услуг создадим документ Внутреннее потребление товаров с видом операции Списание на расходы/активы. В нем мы укажем статью активов, которая перекинет стоимость с номенклатуры (08.04.1) на конкретный объект ОС (08.04.2).
Посмотрим, какие еще инструменты 1С:ERP помогут нам в этом процессе:
Сценарии обеспечения: Как упоминалось в обсуждении на форуме, для оборудования можно настроить Сценарий обеспечения. Это позволит системе автоматически рассчитывать потребность в закупке оборудования под конкретные производственные нужды или планы модернизации.
Дополнительные печатные формы: Если отделу закупок или поставщику требуются специфические печатные формы (например, М-15 или специфические спецификации к заказу), их можно добавить в документ Заказ поставщику через механизм дополнительных отчетов и обработок, не снимая конфигурацию с поддержки.
Важно отметить, что в более свежих версиях 1С:ERP (начиная с 2.5.7) работа с внеоборотными активами была существенно переработана. Разберем основные изменения:
Поступление инвестиционных активов. Он объединяет в себе преимущества складского учета и бухгалтерской аналитики.Заказов стал более гибким, позволяя связывать закупку услуг и активов с плановыми показателями более прозрачно.Чтобы подружить менеджеров и бухгалтеров в 1С:ERP 2.4, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
Группы финансового учета, указывая там счета 08.04.1 и соответствующие счета НДС.Заказами поставщику.Принятие к учету ОС в конце месяца.Такой подход обеспечивает прозрачность закупок, контроль оплат и корректность формирования стоимости основных средств в регламентированном учете.