При возникновении ситуации, когда сотрудника необходимо отстранить от работы по медицинским показаниям или иным причинам без начисления заработной платы, кадровые специалисты и бухгалтеры сталкиваются со сложной задачей в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1). Главная цель — сделать так, чтобы за весь период отстранения в табеле учета рабочего времени автоматически проставлялся буквенный код «НБ» (Отстранение от работы без оплаты), при этом программа не начисляла сотруднику зарплату, а сам период корректно отражался в отчетности по стажу для СФР.
В этой статье мы подробно разберем, почему стандартный кадровый документ неявки может не давать нужного результата, проанализируем различные методики решения этой задачи (включая штатные инструменты современных релизов и обходные пути для специфических настроек) и научимся настраивать программу так, чтобы минимизировать ручной труд.
В ранних версиях программы 1С:ЗУП 3.1 стандартный кадровый документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) был жестко ориентирован на фиксацию только трех базовых состояний: болезнь (код «Б»), прогул (код «ПР») и неявка по невыясненным причинам (код «НН»). Даже если пользователь создавал собственное начисление и привязывал к нему вид времени Отстранение от работы без оплаты, система при проведении кадрового документа игнорировала эту настройку и упорно проставляла в табеле код НН.
Из-за этого пользователям приходилось прибегать к ручной корректировке документа Табель, что крайне нежелательно при ведении учета в крупных организациях, либо изобретать сложные схемы с индивидуальными графиками работы. Ниже мы детально рассмотрим все доступные варианты решения проблемы — от простых и современных до продвинутых обходных путей.
Если вы работаете на актуальных релизах программы (начиная с версии 3.1.11 и выше), разработчики уже добавили полноценную поддержку регистрации отстранений без оплаты напрямую через кадровые и расчетные документы. Рассмотрим пошагово, как активировать и использовать этот функционал.
Шаг 1. Настройка параметров расчета зарплаты
Прежде всего, проверим, включена ли необходимая функциональность в настройках вашей информационной базы:
Настройка и выберем пункт Расчет зарплаты.Настройка состава начислений и удержаний.Учет отсутствий.Прогулы и неявки, а также Простои и отстранения. Если они не установлены — установим их и нажмем кнопку Применить и закрыть.Шаг 2. Оформление кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»
Для долгосрочного отстранения сотрудника (например, на период прохождения дополнительных медицинских обследований или поиска вакансий для перевода) удобнее всего использовать кадровый документ:
Кадры — Все отсутствия сотрудников (или Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)).Создать и выберем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).Причина отсутствия выберем предопределенное значение «Отстранение от работы».С... По....НБ. При формировании отчета Табель учета рабочего времени (Т-12 / Т-13) за этот месяц все дни отсутствия заполнятся символом «НБ» без какого-либо ручного вмешательства.Шаг 3. Использование расчетного документа «Простой, отстранение от работы»
Альтернативный штатный вариант, который позволяет зафиксировать факт отстранения сразу с расчетом (в данном случае нулевым):
Зарплата — Все начисления (или Простои, отстранения сотрудников).Простой, отстранение от работы.Сотрудники добавим нашего работника, укажем даты начала и окончания периода отстранения.Отстранение от работы без оплаты, и в табеле автоматически отразится код НБ.Рассмотрим ситуацию, когда по каким-то причинам штатный документ отстранения использовать не удается (например, из-за специфических доработок конфигурации или использования старого релиза программы). В этом случае мы можем применить профессиональный «лайфхак» — использование документа сохранения среднего заработка с нулевой формулой расчета.
Суть метода заключается в том, что документ Отсутствие с сохранением оплаты позволяет гибко выбирать вид времени из классификатора. Нам нужно настроить такое начисление, которое не начислит ни одной копейки, но зафиксирует в системе нужный код времени.
Шаг 1. Проверка и настройка вида времени
Сначала убедимся, что вид времени с кодом НБ правильно настроен в системе:
Настройка — Классификаторы — Виды использования рабочего времени.Отстранение от работы без оплаты.Отстранение без оплаты (НБ) и укажем буквенный код НБ.Шаг 2. Создание специального начисления
Теперь настроим формулу и правила учета времени для нашего технического начисления:
Настройка — Начисления и нажмем Создать.Основное укажем назначение начисления: Оплата времени сохраняемого среднего заработка (это критически важно, так как именно это назначение позволит нам использовать документ Отсутствие с сохранением оплаты).Начисление выполняется автоматически установится значение По отдельному документу (Отсутствие с сохранением оплаты).Расчет и показатели выберем переключатель Результат рассчитывается по формуле. Нажмем ссылку Редактировать формулу и введем в поле формулы просто один символ:
0
(это гарантирует, что начисление всегда будет нулевым).Учет времени. В поле Вид времени выберем наш вид времени — Отстранение от работы без оплаты (НБ).Записать и закрыть.Шаг 3. Регистрация периода отстранения
Теперь проведем само отсутствие:
Зарплата — Все начисления и создадим документ Отсутствие с сохранением оплаты.Главное выберем сотрудника и укажем даты начала и окончания его отстранения.Оплата в поле Начисление выберем созданное нами начисление Отстранение от работы без оплаты (техническое).НБ. Табель заполнится автоматически.На форумах часто упоминается метод с переводом сотрудника на отдельный график работы. Проанализируем, как правильно настроить этот вариант и почему у некоторых пользователей (как у автора исходной темы) возникают сложности при настройке графика.
Данный метод целесообразен в случаях, когда сотрудник отстраняется на длительный, непрерывный и заранее известный период (например, на несколько месяцев), и мы не хотим плодить ежемесячные документы отсутствий.
Шаг 1. Настройка графика работы
Чтобы в графике работы можно было использовать вид времени НБ, его необходимо предварительно разрешить к использованию в настройках графиков:
Настройка — Предприятие — Графики работы сотрудников.Создать. Дадим графику понятное имя, например, График отстранения без оплаты (НБ).Изменить свойства графика....Виды времени. По умолчанию там стоит флажок только напротив вида времени Явка.Отстранение от работы без оплаты (или созданного вами ранее вида времени с кодом НБ).Отстранение... (например, по 8 часов с понедельника по пятницу). Теперь этот график вместо рабочих часов будет планировать часы отстранения. Нажмем ОК и заполним график на текущий год.Шаг 2. Кадровый перевод сотрудника
Для того чтобы перевести сотрудника на этот график:
Кадровый перевод (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).Перевести на другой график и выберем наш созданный График отстранения без оплаты (НБ).Кадровый перевод и вернем сотрудника на его обычный рабочий график.Важное примечание: данный способ требует дисциплины при кадровом учете и не подходит для «рваных» или кратковременных периодов отстранений, так как оформление кадровых переводов туда и обратно на 1-2 дня перегружает базу лишними документами.
Помните, что период отстранения от работы без оплаты в соответствии с законодательством РФ не включается в страховой стаж для назначения пенсии. СФР жестко контролирует эти периоды.
Если вы будете заполнять табель вручную (через документ Табель поверх рабочих дней), программа запишет в регистры стажа обычную работу, и в форму ЕФС-1 (Подраздел 1.2) этот период попадет как рабочий стаж. Это является грубым нарушением пенсионного учета.
При использовании штатных документов (Решение 1) или метода с нулевым отсутствием (Решение 2):
ПараметрыПериодовСтажаПФР.Выберем наиболее подходящий вариант в зависимости от условий учета на вашем предприятии:
| Метод решения | Для каких релизов подходит | Когда использовать | Влияние на ЕФС-1 (стаж) |
|---|---|---|---|
| Штатный документ отсутствия (Решение 1) | 3.1.11 и выше | Идеально для любых ситуаций (короткие и длинные периоды). Рекомендуемый метод. | Автоматически заполняет код НЕОПЛ. |
| «Нулевое» начисление (Решение 2) | Любые релизы | Используется при технических ограничениях или в старых версиях программы. | Автоматически заполняет код НЕОПЛ. |
| Индивидуальный график (Решение 3) | Любые релизы | Подходит для длительных непрерывных периодов отстранения (от нескольких месяцев). | Требует дополнительного контроля заполнения документов кадрового перевода. |
| Ручная правка документа «Табель» | Любые релизы | Не рекомендуется. Только для экстренных разовых правок на 1 день. | Внимание! Требует ручной корректировки стажа в ЕФС-1. |
Используйте автоматические инструменты программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для правильного расчета зарплаты и формирования безупречной отчетности для контролирующих органов!