← На главную

Начало работы в любой учетной системе — это ответственный шаг, на котором закладывается фундамент для всей дальнейшей аналитики и корректности ведения учета. Новички в программе 1С:Розница 2.3 часто сталкиваются со стандартными организационными вопросами: как быстро наполнить базу товарами, как оперативно распечатать ценники для новых позиций, которых еще нет физически на складе, и как правильно распределить учет между реальной торговой точкой и домашним складом (временным местом хранения товара).

В этой статье мы подробно разберем по шагам, как решить эти задачи штатными средствами программы без привлечения программистов и без внесения некорректных изменений в структуру базы данных. Мы проанализируем типичные ошибки начинающих пользователей и научимся их избегать.

Можно ли назначить цены и напечатать ценники без оформления поступления товаров

Рассмотрим частый сценарий: вы только начинаете заполнять справочник номенклатуры и хотите сразу же напечатать ценники для витрины, но физическое оприходование товаров или оформление поступления от поставщика планируете сделать позже.

В программе 1С:Розница 2.3 эти процессы логически разделены:

1. Создание карточки товара в справочнике Номенклатура.
2. Назначение цены с помощью специального документа УстановкаЦенНоменклатуры.
3. Отражение движения товаров (остатков) с помощью документов ПоступлениеТоваров или ОприходованиеТоваров.

Для того чтобы просто напечатать ценники, оформлять складские остатки (поступление) не обязательно. Программе для печати ценника требуются только две вещи: сама карточка товара и действующая цена. Однако, если мы попытаемся воспользоваться стандартной обработкой печати ценников, мы можем столкнуться с тем, что программа не выводит наши новые товары в список. Выясним причину этого поведения и разберем правильный алгоритм действий.

Шаг 1. Создание документа «Установка цен номенклатуры»

Для назначения цен перейдем в раздел Маркетинг → Цены номенклатуры. Создадим новый документ УстановкаЦенНоменклатуры. В этом документе мы выбираем нужный вид цен (например, «Розничная»), добавляем наши новые товары и вручную указываем для них цены. Проводим документ. Теперь у товаров есть зарегистрированная в системе цена.

Шаг 2. Настройка обработки печати этикеток и ценников

Перейдем в раздел Продажи (или Закупки) → Сервис → Печать этикеток и ценников. По умолчанию эта обработка настроена так, чтобы показывать пользователю только те товары, которые реально есть в наличии на выбранном складе. Чтобы обойти это ограничение и распечатать ценники на товары с нулевым остатком, выполним следующие действия:

1. В верхней части формы обработки найдем и нажмем кнопку Показать отбор.
2. В появившемся окне настроек отбора найдем параметр Только с остатками на складе.
3. Снимем галочку напротив этого параметра (установим значение в положение «Ложь»).
4. После этого воспользуемся кнопкой Подобрать товары или Заполнить. Теперь мы можем добавить в табличную часть абсолютно любые позиции из нашего справочника Номенклатура, независимо от того, числятся ли они на остатках склада.
5. Выберем подходящий шаблон ценника, укажем количество и отправим документ на печать.

Важное предупреждение: Хотя устанавливать розничные цены и печатать ценники без остатков можно абсолютно безболезненно для системы, начинать реальные продажи через рабочее место кассира (РМК) до момента официального оприходования товаров крайне не рекомендуется. Продажи в «минус» приведут к образованию отрицательных остатков, искажению себестоимости, путанице в товарных отчетах и последующей долгой и болезненной инвентаризации.

Правильная структура учета: «Магазин» или «Склад»

Проанализируем ситуацию, когда товар фактически распределен между двумя локациями: часть находится в магазине (на торговой точке), а часть — дома у предпринимателя (выполняющем роль домашнего склада).

У начинающих пользователей часто возникает соблазн создать в программе два отдельных Магазина. Однако в терминах 1С:Розница создание двух магазинов влечет за собой существенное усложнение учета:

• Для каждого магазина потребуется настраивать свои правила ценообразования.
• Потребуется создавать отдельные кассы ККМ и кассы организации для каждого магазина.
• Усложнится процесс перемещения товаров и ведения сквозной отчетности.

Как сделать правильно и максимально просто? Правильное решение — создать в системе один Магазин, но внутри него настроить два Склада (или склада с разными типами):

1. Торговый зал (тип склада: Торговый зал) — это склад вашей реальной розничной торговой точки. Именно к нему будет привязано рабочее место кассира (РМК), и именно с него будут списываться товары при продаже покупателям.
2. Домашний склад (тип склада: Склад хранения / Оптовый склад) — это склад для хранения запасов у вас дома. Продажи напрямую с него производиться не будут.

При такой схеме ценообразование в магазине будет единым. Когда вам потребуется привезти товар из дома в магазин, вы просто оформите стандартный документ ПеремещениеТоваров с домашнего склада на торговый зал. Это позволит вам всегда точно знать, сколько единиц товара у вас находится «в резерве» дома, а сколько представлено на полках в магазине.

Почему нельзя делить папки номенклатуры по магазинам

Еще одна типичная ошибка новичков — попытка делить структуру папок (групп) в справочнике Номенклатура по территориальному признаку (например, создать папку «Товары дома» и папку «Товары в магазине»).

Давайте разберем, почему так делать категорически нельзя. Карточка номенклатуры в 1С — это описание самого товара как сущности (его наименование, артикул, штрихкод, производитель). Это «шаблон» товара. Сам по себе этот объект не содержит информации о том, где физически лежит этот товар и сколько его штук осталось.

Если вы создадите структуру папок по магазинам, то неизбежно столкнетесь со следующими проблемами:

• Дублирование карточек. Если один и тот же товар (например, «Молоток строительный») появится и дома, и в магазине, вам придется создать две одинаковые карточки в разных папках.
• Хаос в учете и пересортица. При продаже кассир может выбрать не ту карточку товара, возникнет пересортица, остатки по одной карточке уйдут в минус, а по другой зависнут в плюсе. Вы никогда не сможете получить корректный аналитический отчет по продажам конкретного товара.

Как правильно группировать номенклатуру?
Папки в справочнике номенклатуры должны создаваться исключительно по категорийному (товарному) признаку. Например: «Инструменты», «Строительные материалы», «Канцтовары».

Если вам очень нужно сделать дополнительную пометку или классификацию товаров для личного удобства во время наполнения базы, используйте штатный механизм Дополнительных реквизитов. Вы можете добавить для номенклатуры свойство «Место первоначального нахождения» и присвоить ему значения. Это позволит вам делать любые выборки в списках и отчетах, не нарушая логику системы.

Быстрый импорт товаров и цен из Excel штатными средствами

Вносить сотни и тысячи позиций вручную через интерфейс программы — долгий и рутинный процесс. Гораздо удобнее набить всю номенклатуру вместе с ценами в электронную таблицу Excel, а затем быстро загрузить в базу. В 1С:Розница 2.3 для этого предусмотрен очень удобный встроенный инструмент, который позволяет решить эту задачу без программирования.

Рассмотрим пошагово процесс загрузки данных:

1. Подготовьте таблицу в формате Excel (XLS или XLSX). Создайте в ней колонки: «Наименование», «Артикул», «Штрихкод», «Розничная цена». Заполните таблицу вашими данными.
2. Перейдите в раздел программы НСИ (Нормативно-справочная информация) → Сервис → Загрузка данных из файла.
3. Программа предложит вам выбрать файл на диске или просто скопировать и вставить таблицу через буфер обмена прямо в окно программы. Выберите ваш подготовленный файл Excel.
4. На этапе сопоставления колонок укажите, какому реквизиту в 1С соответствует каждая колонка вашего файла (например, колонка «Артикул» сопоставляется с полем Артикул номенклатуры).
5. Регистрация цен при загрузке: В правой части формы помощника загрузки найдите специальную настройку загрузки цен. Выберите в качестве целевого действия создание документа Установка цен номенклатуры и укажите нужный вид цены.
6. Нажмите кнопку Далее. Программа проанализирует данные, проверит их на ошибки и автоматически создаст новые карточки товаров в справочнике номенклатуры, а также сформирует и проведет документ установки цен.

Этот способ позволяет существенно сэкономить время при первоначальном запуске магазина.

Опасности работы с «базой на флешке» и современные альтернативы

Попытка переносить рабочую файловую базу данных на USB-флешке между домом и магазином — это одна из самых опасных практик в администрировании 1С. Рано или поздно это гарантированно приведет к потере данных или выходу базы из строя. Выделим основные риски такого подхода:

• Повреждение файловой структуры. USB-накопители чувствительны к некорректному извлечению. Если вытащить флешку во время фоновой записи или работы операционной системы, база данных получит статус «Ошибка формата потока» и перестанет открываться.
• Потеря актуальности данных (рассинхронизация). Представьте ситуацию: вы забрали базу домой на флешке, чтобы поработать вечером. В это время на торговой точке продавец совершил продажу или принял возврат от покупателя. Вернувшись утром и перезаписав базу с флешки на компьютер в магазине, вы полностью сотрете все операции, проведенные продавцом накануне.

В современных реалиях существует несколько простых и безопасных альтернатив переносу базы на физических носителях:

1. Работа в облачном сервисе (например, 1С:Фреш)

Ваша база данных физически хранится на защищенном сервере компании 1С. И вы из дома, и ваши сотрудники в магазине работаете с одной и той же базой через обычный интернет-браузер или тонкий клиент. Все изменения происходят в режиме реального времени. Вам больше не нужно заботиться о резервном копировании и переносе файлов — облачный сервис делает это автоматически.

2. Настройка распределенной информационной базы (РИБ)

Если на торговой точке нестабильный интернет, то это идеальное решение. У вас создаются две базы данных: одна в магазине (периферийная), другая дома (центральная). Они работают независимо друг от друга. Обмен данными (синхронизация) происходит автоматически через интернет или облачное хранилище по расписанию. Дома вы будете видеть все продажи магазина, а магазин будет получать новые товары и цены, созданные вами дома. При этом риск стереть данные сводится к нулю.

3. Публикация базы на веб-сервере

Если компьютер в магазине работает постоянно, имеет статический («белый») IP-адрес и достаточную мощность, вы можете опубликовать базу на веб-сервере силами встроенных средств платформы 1С. В таком случае дома вы будете запускать 1С и подключаться напрямую к компьютеру в магазине через интернет. Все данные будут находиться в одном месте и всегда оставаться актуальными.

Выбирайте правильные методы работы с самого начала, организуйте структуру складов корректно, и программа 1С:Розница станет вашим надежным помощником в бизнесе, а не источником постоянной головной боли!