При выполнении перехода с конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на ЗУП 3.1 по рекомендуемому (краткому) варианту кадровые документы прошлых лет не переносятся целиком. Вся информация об остатках и параметрах работы сотрудников регистрируется специальными техническими документами. Разберем подробнее, где именно в ЗУП 3.1 хранятся реквизиты трудовых договоров перенесенных сотрудников, почему они могут не отображаться в карточке сотрудника и как предоставить доступ к этим данным кадровой службе.
Рассмотрим устройство хранения сведений о договорах в ЗУП 3.1. При рекомендованном переносе данные загружаются в специальные регистры сведений через документ Перенос данных:
Перенос данных с префиксом ТДК.Основные данные контракта, договора сотрудника, а также в регистр Сведения контракта, договора сотрудника.Проанализируем важную техническую особенность: если первоначальный перенос выполнялся в старые релизы ЗУП 3.0 (например, 3.0.25), документ Перенос данных с префиксом ТДК мог не создаваться вовсе. В более новых версиях и при прямом переносе в ЗУП 3.1 алгоритмы конвертации автоматически формируют данный документ и заполняют сведения о номерах, датах и сроках действия трудовых договоров.
Выясним причину, по которой в карточке перенесенного сотрудника (справочник Сотрудники) поля трудового договора остаются пустыми. В 1С:ЗУП 3.1 реквизиты договора в форме сотрудника выводятся только тогда, когда в базе присутствует документ Прием на работу.
При рекомендованном кратком переносе кадровые документы из ЗУП 2.5 не переносятся, а срезовые данные регистрируются документом Начальная штатная расстановка. В этом документе поля для ввода параметров трудового договора отсутствуют. Таким образом, отсутствие данных в самой карточке сотрудника является штатным поведением системы, однако сами данные о договоре присутствуют в регистрах и доступны для отчетов.
Обычно рядовые пользователи (кадровики, расчетчики) не имеют доступа к техническому документу Перенос данных. Рассмотрим способы получения информации о номерах и датах договоров с помощью стандартного функционала программы:
Работа поля Трудовой договор номер и Трудовой договор дата. Отчет считывает данные непосредственно из регистра сведений и выводит полную информацию по перенесенным сотрудникам.Если данные по трудовым договорам не были перенесены из-за особенностей старого релиза или требуют актуализации, разберем практические варианты решения задачи:
Администратор базы может открыть журнал документов Перенос данных (раздел Администрирование – Переносы данных) и создать новый документ с произвольным номером или отредактировать существующий. В настройках состава регистров необходимо выбрать регистры Основные данные контракта, договора сотрудника и Сведения контракта, договора сотрудника, после чего внести записи по нужным сотрудникам (указать номер, дату, срок действия договора и его вид).
Если требуется скорректировать данные по отдельным сотрудникам в процессе работы, создадим документ Кадровый перевод (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения). На вкладке Трудовой договор установим флаг Изменить сведения о договоре и укажем правильный номер и дату. При проведении документ обновит записи в соответствующем регистре сведений.
Если перенос делался в ЗУП 3.0, а затем база была обновлена до ЗУП 3.1, можно выполнить повторный тестовый перенос из ЗУП 2.5 сразу в чистую базу ЗУП 3.1. После этого с помощью универсальной обработки Выгрузка загрузка данных XML перенести только сформированный документ Перенос данных с типом ТДК в рабочую базу. При использовании этого метода обязательно нужно следить за совпадением уникальных идентификаторов (GUID) физических лиц и сотрудников, чтобы избегать дублирования справочников.
Важно: Регистр сведений Основные данные контракта, договора сотрудника носит справочно-информационный характер. Изменение или ручной ввод записей в этом регистре не влияет на алгоритмы расчета заработной платы, начисления налогов или расчет резервов отпусков.