← На главную

При переходе с редакции 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную редакцию 3.1 многие пользователи сталкиваются с тем, что привычные первичные документы прошлых периодов (командировки, больничные листы, отпуска, разовые начисления) не появляются в журналах документов новой базы. Вместо этого информация переносится специальными записями напрямую в регистры. Разберем, почему перенос устроен именно так, где найти эти данные и как правильно работать с программой после переноса.

Почему документы прошлого периода не переносятся как первичные документы?

Проанализируем архитектурные различия между редакциями 2.5 и 3.1. Это фактически две разные конфигурации с принципиально отличающимися механизмами:

1. Разная структура регистров и алгоритмы расчета: в ЗУП 3.1 кардинально переработаны учет рабочего времени, механизмы вытеснения видов расчета, алгоритмы исчисления НДФЛ и страховых взносов.
2. Риск искажения данных при перепроведении: если бы старые документы перенеслись как стандартные документы конфигурации, любое их случайное перепроведение привело бы к пересчету по новым формулам и алгоритмам ЗУП 3.1, что полностью разрушило бы историческую отчетность и сальдо взаиморасчетов.
3. Оптимизация базы: хранение накопленных срезов и итоговых сумм в регистрах позволяет начать работу в новой базе без лишнего технического балласта.

По этой причине все исторические движения регистрируются с помощью универсального технического документа Перенос данных.

Что представляет собой документ «Перенос данных»

Документ Перенос данных — это универсальный регистратор, который напрямую формирует движения по регистрам сведений, накопления и расчета в 1С:ЗУП 3.1. Каждому такому документу присваивается определенный буквенный префикс (номер), обозначающий раздел учета, к которому относятся записи:

1. ПСС — пособия по социальному страхованию (данные для расчета больничных, отпусков по уходу за ребенком и выплат за счет ФСС/СФР).
2. ЗП — начисления зарплаты, плановые и фактические суммы, данные регистров расчета.
3. НДФЛ — учет доходов, исчисленного, удержанного и перечисленного налога.
4. СВ — учет страховых взносов и облагаемой базы.
5. РКР — данные регистров кадрового учета и стажа.
6. ТД — сведения о трудовой деятельности и трудовых договорах.

Где найти документы «Перенос данных» в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим, как получить доступ к служебным документам переноса. По умолчанию они скрыты из стандартного пользовательского интерфейса, чтобы исключить случайное повреждение данных. Открыть их можно следующими способами:

1. Через раздел администрирования: переходим в меню Администрирование → Переносы данных (при наличии соответствующих прав доступа).
2. Через меню «Функции для технического специалиста» (или «Все функции»): включаем отображение функций в главном меню настроек пользователя, переходим в список документов и выбираем Перенос данных.

Открыв нужный документ (например, с префиксом ПСС за определенный месяц), можно увидеть вкладки с регистрами, в которых хранятся строковые записи. Пользователь с полными правами может при необходимости вручную отредактировать конкретную строку или числовое значение, однако делать это следует с осторожностью, так как корректировка напрямую влияет на расчет среднего заработка и налоги в текущих периодах.

Как оформить больничный-продолжение после переноса

Частый практический вопрос: что делать, если сотрудник принес продолжение больничного листа, а первичный больничный был проведен еще в старой программе ЗУП 2.5? Вносить первичный больничный задним числом или редактировать регистры вручную не требуется. Разберем правильный порядок действий:

1. Создаем новый документ Больничный лист в текущем периоде.
2. Устанавливаем флаг Является продолжением листка нетрудоспособности.
3. Поле выбора первичного документа оставляем пустым, так как в новой информационной базе первичного документа физически нет.
4. Переходим на вкладку Оплата и в поле Дата начала нетрудоспособности вручную указываем дату начала самого первого (первичного) больничного листа.
5. Программа сопоставит даты и автоматически рассчитает оплату: первые три дня нетрудоспособности не будут начисляться за счет работодателя повторно, и пособие рассчитается за счет средств фонда с первого дня текущего листка.

Как исправлять ошибки и формировать отчеты за прошлые периоды

Если в перенесенных данных обнаружена ошибка или требуется пересчет, рассмотрим два штатных сценария:

1. Корректировка в текущем периоде: наиболее безопасный способ — внесение исправлений в текущем расчетном месяце с помощью штатных документов (документ-исправление, перерасчет или документ Сторнирование начислений с указанием периода, к которому относится исправление).
2. Ввод документа прошлым периодом: если необходимо восстановить конкретный документ в прошлом периоде, его создают и проводят вручную, но при этом из соответствующего документа Перенос данных обязательно удаляют дублирующие строки по регистрам расчета, чтобы не допустить задвоения сумм и базы налогообложения.

Для формирования кадровых и расчетных отчетов за периоды до даты перехода на новую редакцию общепринятым стандартом является сохранение архивной копии базы 1С:ЗУП 2.5 в режиме «только для чтения». Полноценное восстановление всей цепочки кадровых документов за много лет в ЗУП 3.1 не требуется — ведение учета продолжается от установленной даты среза с опорой на данные регистров переноса.