При первой настройке типовой синхронизации данных между конфигурациями «Зарплата и Управление Персоналом 2.0» (включая локализации, например, «ЗУП для Казахстана 2.0») и «Бухгалтерия Предприятия 3.0» (или «Бухгалтерский учет для Казахстана 3.0») технические специалисты часто сталкиваются со следующей проблемой. Система в автоматическом режиме регистрирует к отправке абсолютно все элементы справочников ФизическиеЛица и Сотрудники (или СотрудникиОрганизаций).
В результате в базу-приемник готовится к выгрузке огромный массив неактуальной информации: сотрудники, которые были уволены много лет назад и данные по которым в бухгалтерской базе совершенно не нужны. Особенно остро этот вопрос встает при настройке сводного обмена (без детализации по сотрудникам). В этой статье мы подробно разберем, как предотвратить этот «мусорный» перенос данных или безболезненно очистить базу, если первый обмен уже состоялся.
Это самый простой, быстрый и эффективный способ, который позволяет полностью избежать переноса ненужных элементов без изменения программного кода или правил обмена. Суть метода заключается в принудительной очистке зарегистрированных к обмену данных сразу после настройки синхронизации, но до момента выполнения фактической отправки.
Рассмотрим этот процесс по шагам:
ФизическиеЛица и Сотрудники (СотрудникиОрганизаций). Вы увидите, что напротив них зарегистрировано большое количество элементов (сотни или тысячи).ФизическиеЛица, нажмите на нее правой кнопкой мыши (или используйте командную панель обработки) и выберите команду «Отменить регистрацию» (для всех элементов данного типа).Сотрудники.Почему этот способ безопасен и как он работает?
После отмены регистрации система «забудет» о необходимости принудительно переносить весь справочник целиком. При этом обмен данными не нарушится. Когда вы запустите выгрузку документов (например, «Отражение зарплаты в регламентированном учете»), система автоматически определит, какие физические лица и сотрудники фигурируют в проводках и кадровых документах за выбранный период обмена. Эти элементы зарегистрируются «по ссылке» непосредственно в момент выгрузки документов и успешно перенесутся в БП. Вся «историческая» часть справочников останется исключительно в ЗУП.
Если перед вами стоит задача переносить данные по заработной плате без детализации по сотрудникам (сводно), необходимо правильно скоординировать настройки в обеих базах. Проанализируем, как это влияет на состав переносимых справочников.
На стороне базы-приемника («Бухгалтерия Предприятия 3.0») обязательно должны быть выставлены соответствующие параметры учета:
При включении данного режима на счете 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда») перестает использоваться субконто «Работники организаций». Документ «Отражение зарплаты в бухучете», приходящий из ЗУП, будет делать проводки общей суммой по подразделениям и способам отражения. В таком сценарии справочник Сотрудники в БП вообще не используется для проводок. Справочник ФизическиеЛица может потребоваться только для целей учета налогов (НДФЛ/ИПН) и взносов, но опять же — только по тем физлицам, по которым есть начисления в текущем периоде. Следовательно, применение Способа 1 при сводной настройке является наиболее логичным и технически оправданным решением.
Для крупных компаний, где обмены настраиваются часто или существует риск того, что администратор случайно пересоздаст узел обмена и тем самым спровоцирует повторную полную регистрацию, рекомендуется настроить фильтрацию на уровне правил обмена. Для этого используется специализированная конфигурация «Конвертация данных 2.1».
Выполним следующие шаги:
ФизическиеЛица и Сотрудники.ПередОбработкой для правила регистрации справочника Сотрудники можно написать несложный код фильтрации, чтобы полностью исключить регистрацию архивных/уволенных сотрудников:
// Пример кода в обработчике "Перед обработкой" правила регистрации
Если Объект.ВАрхиве = Истина Или (ЗначениеЗаполнено(Объект.ДатаУвольнения) И Объект.ДатаУвольнения < ТекущаяДата()) Тогда
Отказ = Истина;
КонецЕсли;
Если вы уже запустили синхронизацию и сотни уволенных сотрудников успешно мигрировали в базу БП 3.0, ситуацию можно исправить с помощью стандартных механизмов платформы «1С:Предприятие».
Шаг 1. Пометка на удаление лишних элементов
Поскольку перенесенные уволенные сотрудники не задействованы в документах и проводках текущей базы БП, на них нет никаких ссылок. Вы можете воспользоваться обработкой «Групповое изменение реквизитов», отобрать сотрудников, у которых отсутствуют документы в текущей информационной базе, и установить им признак «Пометка на удаление».
Шаг 2. Удаление помеченных объектов
Запустите стандартную обработку «Удаление помеченных объектов». Так как по «старым» сотрудникам в бухгалтерии нет движений, платформа легко и безболезненно удалит их из базы данных, не нарушая ссылочную целостность.
Шаг 3. Использование архивного признака (альтернативный вариант)
Если по какой-то причине вы хотите сохранить перенесенных сотрудников в БП, но желаете скрыть их из общего списка выбора для удобства работы бухгалтеров, откройте карточки этих сотрудников и установите флаг «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» (перенос в архив). Эту операцию также можно выполнить массово с помощью группового изменения реквизитов.
Важное предупреждение: Чтобы при последующих обменах удаленные из БП уволенные сотрудники не создавались заново, перед запуском очередной синхронизации обязательно убедитесь, что в базе ЗУП на узле обмена очищена регистрация изменений по этим элементам (используйте рекомендации из Способа 1).