Почему при синхронизации ЗУП 3.1 и БП 3.0 не переносятся сотрудники и физлица?

При первичной настройке типовой синхронизации между конфигурациями «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» многие пользователи сталкиваются с ситуацией: база заполнена, кадровые приказы проведены, зарплата частично начислена, но при выгрузке программа предлагает перенести только организацию, полностью игнорируя список сотрудников или выгружая лишь единичные физические лица. Разберем механику типового обмена, выясним причины такого поведения и пошагово устраним проблему.

Архитектура типового обмена между ЗУП 3.1 и БП 3.0

Для правильного понимания процесса синхронизации важно разделять учетные задачи двух программ. Конфигурация ЗУП 3.1 предназначена для детального кадрового учета и сложных расчетов, а БП 3.0 — для формирования сводных бухгалтерских проводок и регламентированной отчетности. Из-за этого в типовом плане обмена действуют строгие архитектурные ограничения:

1. Кадровые документы не выгружаются. Документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, а также расчетные формы (Больничный лист, Отпуск, Начисление зарплаты и взносов) не передаются в бухгалтерскую базу вовсе. Бухгалтерии эти первичные кадровые регистры не требуются.
2. Справочник «Сотрудники» напрямую не мигрирует. Перенос справочника Сотрудники напрямую из ЗУП в БП не предусмотрен правилами конвертации. Элементы справочника Сотрудники создаются на стороне БП 3.0 автоматически в момент загрузки зарплатных документов на основе переданных данных о физических лицах.
3. Физические лица выгружаются только «по ссылке». Справочник Физические лица не переносится сплошным списком. В обмен попадают исключительно те лица, которые фигурируют в зарегистрированных расчетно-платежных документах текущего расчетного периода.

Главная причина: отсутствие документа «Отражение зарплаты в бухучете»

Частая ошибка — ожидание, что после проведения документа Начисление зарплаты и взносов данные сразу отправятся в бухгалтерию. Это не так. В ЗУП 3.1 начисление зарплаты является расчетным, а не бухгалтерским документом.

Чтобы данные были подготовлены к выгрузке, выполним обязательную последовательность действий:

1. Перейдем в раздел «Зарплата» — «Бухучет» — «Отражение зарплаты в бухучете».
2. Создадим новый документ за нужный расчетный месяц, нажмем кнопку «Заполнить» и проведем его. Именно этот документ формирует проводки и регистрирует в планах обмена список физических лиц, по которым были произведены начисления.
3. Если требуется выплата зарплаты через банк или кассу в бухгалтерской программе, также сформируем и проведем соответствующие документы: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
4. Для корректного формирования уведомлений по ЕНС в бухгалтерии также создадим документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

Только после проведения документа Отражение зарплаты в бухучете механизм синхронизации зарегистрирует к передаче физлиц, попавших в табличную часть этого документа.

Настройка детализации по сотрудникам

Проанализируем еще один важный параметр, влияющий на состав выгружаемых данных — режим аналитики счета 70 («Расчеты с персоналом по оплате труда»).

В программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» перейдем в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Общие настройки»:

1. Убедимся, что переключатель учета расчетов по заработной плате установлен в положение «В сторонней программе».
2. Проверим переключатель детализации: если выбран вариант «Сводно по всем сотрудникам», программа не станет вести аналитику по физическим лицам на счете 70, и данные физлиц при обмене будут проигнорированы. Для переноса персональных данных установим вариант «С детализацией по сотрудникам».

Проверка состава отправляемых данных и диагностика

Если документы созданы, но нужные физические лица все равно отсекаются с формулировкой о несоответствии общим правилам, выполним проверку параметров выгрузки:

1. Проверим дату начала выгрузки. В окне настроек синхронизации нажмем кнопку «Настроить правила отправки данных». Проверим реквизит «Дата начала использования». Если дата документов Отражение зарплаты в бухучете или ведомостей меньше указанной даты, эти документы и связанные с ними физические лица не попадут в очередь передачи.
2. Проверим состав очереди обмена. В меню синхронизации перейдем в пункт «Состав отправляемых данных». В открывшемся окне найдем справочник Физические лица и проверим, сколько элементов зарегистрировано к выгрузке. При необходимости с помощью специальной кнопки можно вручную зарегистрировать недостающие объекты для разовой принудительной отправки.
3. Проверим корректность персональных данных. Сопоставление физических лиц между базами выполняется по ключевым реквизитам: ИНН, СНИЛС, а также комбинации ФИО и даты рождения. Проверим, заполнены ли эти поля в карточках физлиц, и исключим наличие дублирующихся записей.

Следуя этой логике — создавая в конце каждого расчетного периода документ Отражение зарплаты в бухучете и ведомости на выплату — мы обеспечим регулярную и безошибочную передачу физических лиц и связанных с ними бухгалтерских проводок из ЗУП 3.1 в БП 3.0.