При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда при заполнении списочных документов (например, «Кадровый перевод списком» или «Премия») в окне подбора сотрудников отображаются уже уволенные люди. Это затрудняет работу, особенно в крупных организациях с большой текучкой кадров. Стандартное поле Работающие на... не всегда срабатывает так, как ожидает пользователь. Разберем подробно, почему так происходит и как настроить программу, чтобы в список попадали только актуальные сотрудники.
Первое, что нам необходимо проанализировать, — это версию вашей конфигурации. В программных продуктах линейки КОРП и ПРОФ механизмы работы со списками сотрудников различаются. В версии КОРП разработчики внедрили упрощенную форму списка сотрудников для повышения производительности, что порой скрывает привычные инструменты фильтрации.
Если вы используете ЗУП КОРП, выполним следующие шаги для восстановления полной функциональности отборов:
Использовать в списке сотрудников сортировку и отбор по любым колонкам и установим его.После установки этой настройки в форме подбора сотрудников (которую мы открываем из документа «Кадровый перевод списком» по кнопке «Подбор») появится расширенный функционал. В верхней части окна вместо простого поля Работающие на... появится период Работающие с... по.... Проанализируем ситуацию: если мы укажем корректный период, система автоматически отсечет тех, чья дата увольнения меньше даты начала периода. Это значительно упрощает заполнение документа.
Если вы работаете в версии ПРОФ (где вышеупомянутой галочки в настройках нет) или если стандартная дата всё равно не скрывает уволенных, воспользуемся механизмом ручной настройки компоновки данных. Рассмотрим, как это сделать прямо в окне подбора:
В архиве. Перенесем его в правую часть двойным кликом.Равно, а в колонке «Значение» выберем Нет.Почему это работает? В 1С:ЗУП 3.1 при проведении документа «Увольнение» программа автоматически устанавливает в карточке сотрудника признак «архивного». Отфильтровав список по значению В архиве = Нет, мы гарантированно увидим только тех, чьи отношения с организацией еще не прекращены или по кому еще не завершены все кадровые операции.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник формально еще не в архиве (например, дата увольнения — сегодня, а приказ уже проведен), но включать его в перевод на будущую дату не нужно. В этом случае разберем настройку по полю Состояние:
Состояние.Не равно.Увольнение.Этот метод позволяет более гибко управлять составом списка, основываясь на данных регистра сведений СостоянияСотрудников.
Посмотрим на ситуацию шире: если вам постоянно требуется подбирать только работающих сотрудников, можно создать специальную динамическую группу. Это избавит вас от необходимости каждый раз заходить в настройки списка. Проделаем следующие действия:
Формировать автоматически по заданным условиям.Дата увольнения Не заполнено.Теперь в форме подбора в левой части окна (там, где дерево подразделений) мы можем переключить режим просмотра на По группам. Выбрав группу «Актуальный штат», мы мгновенно получим список всех работающих сотрудников без лишних телодвижений.
Выясним причину, по которой стандартный механизм иногда подводит. Поле Работающие на... обращается к срезу последних данных в регистре КадроваяИсторияСотрудников. Если по сотруднику введен документ «Увольнение», но дата документа или дата события еще не наступила относительно выбранной в фильтре даты, сотрудник будет отображаться.
Также важно проверить, не стоит ли у сотрудника в карточке флаг Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены. Если этот флаг снят вручную, то даже уволенный сотрудник будет «мозолить глаза» в общих списках, пока вы не примените жесткий фильтр по полю В архиве, как мы рассмотрели выше.
Таким образом, для комфортной работы в 1С:ЗУП 3.1 мы рекомендуем один раз настроить фильтр В архиве = Нет в форме подбора или использовать динамические группы сотрудников. Это сэкономит время и минимизирует риск ошибочного перевода уже уволенного человека на новую должность или в другое подразделение.