← На главную

При работе в системах 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА) и 1С:ERP Управление предприятием многие пользователи сталкиваются с непониманием логики разделения аналитики на статьи расходов (доходов) и статьи активов/пассивов. Возникают закономерные вопросы: почему, например, доставка товаров (которая отражается на счете 41) или модернизация основных средств (счет 08) требуют указания статьи расходов, хотя по логике бухгалтерского учета это формирование стоимости актива? Давайте разберем этот вопрос подробно и выясним причину такого поведения системы.

Для полного понимания нам необходимо выйти за рамки привычных бухгалтерских проводок и проанализировать, как система обрабатывает данные во внутренних регистрах накопления и как формируется управленческий баланс.

Разделение по регистрам накопления

Рассмотрим подробнее главное техническое различие между этими двумя справочниками. Оно заключается в том, в какие именно регистры система записывает данные при проведении документов:

1. Статьи расходов формируют движения в таких регистрах, как Прочие расходы. Главная особенность этих данных заключается в том, что система «умеет» обрабатывать их автоматически. Для каждой статьи расходов задается правило (алгоритм) распределения: на себестоимость товаров, на финансовый результат, на производственные затраты или на объекты внеоборотных активов.
2. Статьи активов и пассивов делают записи в регистр накопления Активы и пассивы. По сути, это ручной или полуавтоматический инструмент для формирования Управленческого баланса. Система сама не будет распределять эти суммы, закрывать их или переносить на другие регистры — она просто зафиксирует остаток или движение по указанной статье в управленческом учете. Для этой задачи есть контроль расхождений в регистрах управленческого учета.

Почему счета 08 и 41 используют статьи расходов?

Проанализируем ситуацию, которая вызывает наибольшую путаницу: отнесение затрат на приобретение товаров (доставку) или создание внеоборотных активов. Почему мы выбираем закладку «Расходы» в документах?

В логике систем 1С:ERP и 1С:КА термин «Расход» — это не обязательно затрата, которая в текущем периоде уменьшит прибыль предприятия (как, например, услуги связи или аренда офиса). В контексте архитектуры программы «Расход» — это любая сумма, которая требует дальнейшего распределения.

Посмотрим на пример с доставкой на 41 счет или модернизацией на 08 счет. Эти операции проходят через статьи расходов именно потому, что для них необходимо указать вариант распределения. В настройках статьи мы указываем, например, На стоимость товаров или На внеоборотные активы. Таким образом, статья расходов здесь выступает своеобразным «контейнером» или транзитным узлом. Она накапливает текущие затраты из первичных документов, чтобы в конце месяца (или в момент проведения документа) система распределила их и включила в стоимость конкретного актива (партии товара или оборудования).

Когда использование статей активов/пассивов обязательно

Теперь разберем случаи, когда без статей активов и пассивов не обойтись. Как правило, они используются для операций, которые не описываются стандартными циклами закупки, производства или продажи. Рассмотрим основные из них:

1. Прочие операции с денежными средствами: Переводы денег между собственными расчетными счетами (например, проводка Дт 55 - Кт 51), инкассация, покупка или продажа иностранной валюты.
2. Расчеты по кредитам и займам: Получение транша по кредиту или возврат тела займа (счета 66, 67). Эти суммы не являются ни доходами, ни расходами организации — это изменение структуры обязательств (пассивов).
3. Выплата дивидендов учредителям: Данная операция представляет собой распределение уже полученной чистой прибыли, а не расход текущего операционного периода.
4. Сложные взаимозачеты: Ситуации, когда необходимо скорректировать задолженность, не относящуюся напрямую к операционной деятельности предприятия.
5. Ввод начальных остатков: При старте работы в системе большинство остатков (кроме товаров на складах и расчетов с контрагентами) вводится именно с использованием статей активов и пассивов — для этого есть инструмент для переноса и корректировки остатков.

Управленческий баланс и жесткая кодировка в системе

Посмотрим, как эти статьи влияют на управленческую отчетность. Статьи активов и пассивов критически важны для правильного формирования Управленческого баланса (удобно через построение управленческой отчетности и финансовых моделей). Если в регламентированном учете баланс всегда сходится благодаря фундаментальному принципу двойной записи на счетах БУ, то в управленческом учете ERP-систем баланс строится исключительно по регистрам.

Если вы отразите операцию (например, выдачу краткосрочного займа), но не укажете соответствующую статью активов/пассивов, эта сумма просто «выпадет» из контура управленческого учета, и баланс предприятия не сойдется.

Также стоит учитывать ограничения, заложенные в коде (hardcode) конфигурации. Во многих документах, например, в Списание безналичных денежных средств с видом операции Прочий расход, выбор между закладками «Расходы» и «Активы/Пассивы» жестко определяет список доступных корреспондирующих счетов регламентированного учета:

• При выборе закладки и справочника «Статьи расходов» система автоматически отфильтрует и подставит счета учета затрат (20, 23, 25, 26, 44, 91.02).
• Если же вам необходимо отразить движение по любому другому счету (например, расчеты по претензиям на 76 счете или финансовые вложения на 58 счете), система физически не позволит выбрать статью расходов и обяжет использовать статью активов/пассивов — для этого подойдёт исправление аналитики на 76 счете для 1С:КА.

Алгоритм выбора статьи: как не ошибиться

Резюмируем все вышесказанное и составим простой и понятный алгоритм, который поможет безошибочно определить, какую аналитику использовать в каждом конкретном случае. Ответьте на следующие вопросы:

1. Нужно ли эту сумму распределять в будущем? (на себестоимость выпущенной продукции, на стоимость закупленных товаров, на финансовый результат по направлениям деятельности, на объекты строительства). Если Да — однозначно выбираем Статью расходов.
2. Относится ли эта операция к классическим затратам? (учитывается ли она на счетах 20, 25, 26, 44 или 91.02). Если Да — выбираем Статью расходов.
3. Является ли операция движением имущества, обязательств или капитала, не связанным с затратами? (получение займов, переводы между собственными счетами, начисление налогов за счет прибыли, расчеты с учредителями). Если Да — выбираем Статью активов и пассивов.
4. Нужно ли выбрать счет, отличный от счетов затрат, в банковских или кассовых документах? Если система не дает выбрать нужный счет расчетов на вкладке расходов, переходите на вкладку и выбирайте Статью активов и пассивов.

Понимая эту внутреннюю механику и опираясь на предложенный алгоритм, вы сможете корректно отражать хозяйственные операции в 1С:КА и 1С:ERP, обеспечивая достоверность как бухгалтерского, так и управленческого учета.