Синхронизация данных между 1С:Управление торговлей 11.4 (УТ) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) — одна из самых востребованных и в то же время вызывающих вопросы задач. Часто пользователи сталкиваются с тем, что документы оплаты, созданные в торговой базе, «не долетают» до бухгалтерии. Рассмотрим подробно, как работает этот процесс, какие условия должны быть соблюдены и какую стратегию учета лучше выбрать для эффективной работы менеджеров и бухгалтеров.
Разберем в первую очередь, во что превращаются документы УТ при попадании в БП. Распространенная ошибка — ожидать, что документ Платежное поручение из торговой базы станет аналогичным документом в бухгалтерии. Проанализируем реальное положение дел:
Списание безналичных денежных средств в УТ 11.4 при синхронизации всегда конвертируется в документ Списание с расчетного счета в БП 3.0.Платежное поручение в УТ 11.4 фактически является лишь экранной формой или инструментом для подготовки выгрузки в клиент-банк. В типовом обмене он, как правило, не переносится в бухгалтерию как самостоятельный финансовый объект, так как основным документом движения денег в 1С является именно «Списание».Выясним причину такого разделения: в бухгалтерии Платежное поручение — это лишь поручение банку, которое не формирует проводок. Движение по счетам (например, 51, 60, 62) делает только Списание с расчетного счета. Поскольку в УТ 11.4 документ Списание безналичных денежных средств выполняет обе функции, система при обмене «подхватывает» его и создает в бухгалтерии полноценную банковскую операцию.
Посмотрим на ситуацию со стороны программных кодов и правил обмена. Почему документ может не выгружаться? Самая частая причина заключается в статусе документа в УТ. Рассмотрим подробнее необходимые атрибуты:
Для того чтобы документ Списание безналичных денежных средств попал в состав отправляемых данных, в нем обязательно должен быть установлен флаг «Проведено банком» и заполнена соответствующая дата проведения. Если этот флаг не стоит, система считает документ «черновиком» или просто намерением совершить платеж, которое еще не подтверждено банковской выпиской. Такие данные в бухгалтерский учет (БП) не передаются, чтобы не засорять базу неподтвержденными операциями.
Проанализируем алгоритм работы бухгалтера: если менеджер в УТ подготовил документ, но выписка еще не загружена, в БП этот документ не появится. Как только выписка из банка загружена в УТ и флаг проведения установлен — документ «улетает» в бухгалтерию при ближайшем сеансе синхронизации.
Выбор стратегии обмена зависит от того, где удобнее вести оперативный учет денежных средств. Разберем два основных подхода.
В этом сценарии выписка банка сначала загружается в УТ 11.4. Это удобно, если менеджеры должны оперативно видеть оплату от клиентов или факт выплаты поставщикам для отгрузки товаров.
Списание безналичных денежных средств и Поступление безналичных денежных средств.Списание с расчетного счета и Поступление на расчетный счет.Плюс: Менеджеры видят актуальные остатки и оплаты мгновенно. Минус: Бухгалтеру в БП нужно проверять счета учета (хотя система старается подставить их автоматически).
Этот вариант чаще выбирают компании, где за банк отвечает только финансовый отдел или бухгалтерия.
Плюс: В бухгалтерии всегда идеальный порядок. Минус: Менеджеры в УТ видят оплаты с задержкой (только после обмена), что может тормозить отгрузки.
Если в вашей конфигурации УТ включена опция Казначейство -> Заявки на расходование денежных средств, процесс усложняется. Сами Заявки не переносятся в бухгалтерию, так как это чисто управленческий объект. Если ваша задача — передать из УТ в БП информацию о том, что нужно оплатить (чтобы бухгалтер в БП нажал кнопку «Оплатить»), типовая синхронизация здесь не поможет.
В такой ситуации рекомендуется использовать Платежные поручения в УТ. Хотя они не переносятся автоматически как документы оплаты, их можно выгрузить в файл для клиент-банка прямо из УТ, а затем загрузить этот файл в БП или обратно в УТ для подтверждения факта списания.
Для корректного отражения документов после синхронизации крайне важно следить за аналитикой. Рассмотрим наиболее важные объекты:
Чтобы избежать путаницы с флагами «Проведено банком» и ручным переносом, наиболее современным решением является использование технологии DirectBank. Она позволяет отправлять платежки в банк и получать выписки одной кнопкой без промежуточных файлов. Настроив DirectBank в «Управлении торговлей», вы обеспечите менеджеров оперативной информацией, а типовая синхронизация без труда перенесет подтвержденные банком документы в бухгалтерию для формирования отчетности.