Проанализируем ситуацию: организация ведет оперативный товарный учет в 1С:Управление торговлей 11, а бухгалтерский и налоговый учет — в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Когда списание оформляют в УТ и выполняют синхронизацию, соответствующее движение появляется в БП. Однако документ, созданный непосредственно в БП, после обмена не уменьшает остаток в УТ.
Для типовой схемы совместной работы это обычно является нормальным поведением, а не ошибкой синхронизации. В такой связке именно УТ должна выступать источником данных о движении товаров. Поступления, реализации, перемещения, инвентаризации, оприходования и списания регистрируйте в УТ, а затем передавайте в БП для формирования бухгалтерских проводок и регламентированной отчетности.
Не пытайтесь отражать одну хозяйственную операцию двумя независимыми документами — отдельно в УТ и отдельно в БП. Настройте процесс так, чтобы пользователь создавал исходный документ только в УТ, а синхронизация формировала связанный документ в БП. Тогда обе базы будут отражать одну операцию, а не два не связанных между собой списания.
Выясним причину. УТ и БП решают разные учетные задачи и хранят товарные данные с разной степенью детализации.
В УТ ведется оперативный учет запасов. Программа контролирует товары по складам, организациям, характеристикам, сериям, назначениям, качеству, обособленным остаткам и другим аналитикам. Именно эти данные используют менеджеры, закупщики и кладовщики, когда проверяют доступный остаток, резервируют товар, оформляют отгрузку или проводят инвентаризацию.
В БП основной задачей является отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского и налогового учета. БП может самостоятельно вести складской учет, когда используется без УТ. Однако при совместной работе двух конфигураций необходимо определить одну программу, которая будет главным источником товарных движений. Обычно таким источником назначают УТ.
Рассмотрим простой пример. В УТ товар может учитываться по складу, характеристике, серии и назначению. В БП тот же остаток может быть отражен только по организации, складу и номенклатуре. Если разрешить произвольное списание в БП с автоматическим обратным переносом, обмену придется определить, с какой характеристики, серии или партии необходимо списать товар в УТ. Однозначного ответа может не существовать.
Поэтому наличие технически двусторонней синхронизации еще не означает, что каждый документ можно одинаково вводить в любой из баз. Направление передачи зависит от вида объекта и правил конкретной версии конфигурации. Справочники, платежные документы и отдельные операции могут передаваться в обоих направлениях, а источником оперативных складских документов при этом остается УТ.
Для указанных в вопросе релизов Управление торговлей 11.4.14.85 и Бухгалтерия предприятия 3.0.143.32 не следует рассчитывать на то, что обычный документ списания, введенный пользователем в БП, автоматически сформирует полноценное складское списание в УТ. Простого флажка, который надежно превращает такую схему в симметричный обмен всеми товарными документами, нет.
Разберем рекомендуемый процесс по шагам.
Назначьте УТ единственным источником оперативных товарных движений.
Оформляйте в УТ поступления, реализации, возвраты, перемещения, комплектации, внутреннее потребление, инвентаризации, оприходования излишков и списания недостач.
Проводите документы в УТ и проверяйте, что они действительно сформировали движения по складским регистрам.
Запускайте синхронизацию УТ с БП вручную или по расписанию.
Проверяйте созданный в БП документ, счета учета, статью затрат, подразделение, склад и результат проведения.
Не создавайте в БП второй независимый документ на ту же хозяйственную операцию.
Исправляйте количество, дату, склад и состав товаров в исходном документе УТ. После изменения снова выполняйте синхронизацию.
Главное правило сформулируем так: сначала зарегистрируйте физическое движение товара в УТ, затем отразите его бухгалтерские последствия в БП через синхронизацию.
Бухгалтеру при этом не обязательно ежедневно работать со всеми разделами УТ. Организуйте отдельное рабочее место или предоставьте ограниченные права на создание необходимых документов. Например, разрешите бухгалтеру или ответственному сотруднику оформлять только внутреннее потребление и списание недостач, не предоставляя доступ к продажам, закупкам и коммерческим условиям.
Выберите документ в зависимости от экономического содержания операции. Не используйте одно и то же списание для любых случаев, потому что от вида операции зависит, какой документ и какие реквизиты будут сформированы в БП.
Для использования товара на хозяйственные, административные или производственные нужды оформляйте документ Внутреннее потребление товаров. В доступных операциях выберите вариант, связанный со списанием на расходы или передачей материалов в эксплуатацию. Наименование операции может отличаться в зависимости от релиза и включенных функциональных возможностей.
В документе укажите организацию, склад, подразделение, статью расходов, номенклатуру, количество и требуемую аналитику. После синхронизации такая операция обычно отражается в БП документом, предназначенным для передачи материалов в использование, например Требование-накладная. Точное соответствие проверяйте по правилам обмена установленного релиза.
Посмотрим на пример. Организация передает упаковочные материалы со склада в административное подразделение. В УТ оформите Внутреннее потребление товаров, выберите операцию списания на расходы, укажите склад, подразделение и статью расходов. После обмена проверьте в БП сформированный документ, счет списания материалов и аналитику затрат.
Для недостачи, обнаруженной при инвентаризации, сначала зафиксируйте фактическое количество документом Пересчет товаров. После завершения пересчета оформите документ Списание недостач товаров. Не подменяйте инвентаризацию произвольным списанием, если причиной расхождения является фактическая недостача.
В документе списания укажите статью расходов или статью списания, организацию и склад. Проверьте распределение недостачи по организациям, если на одном складе хранятся товары нескольких юридических лиц. При использовании серий, характеристик или обособленного учета заполните соответствующую аналитику.
Для испорченного товара используйте операцию, предназначенную для регистрации порчи. В некоторых релизах она оформляется отдельным документом или отдельным видом операции складского акта. Если товар можно использовать в другом качестве, сначала рассмотрите изменение качества, пересортицу или перемещение в отдельную складскую зону. Полное списание оформляйте только тогда, когда товар действительно выбыл из запасов организации.
Для обычного расходования материалов не используйте документ реализации. Передача товара на нужды организации не является продажей покупателю и должна отражаться через внутреннее потребление либо через специализированный складской акт.
Для исправления излишков применяйте документ Оприходование излишков товаров или соответствующую операцию документа прочего оприходования. Излишек и недостача являются разными хозяйственными событиями, поэтому не компенсируйте их ручным изменением количества в старых документах поступления.
Даже при правильной архитектуре учета документ из УТ может не попасть в БП из-за настроек, ошибок сопоставления или ограничений периода. Рассмотрим подробнее, что необходимо проверить.
Сделайте резервные копии обеих информационных баз. Не изменяйте настройку действующего обмена без возможности восстановить исходное состояние.
В УТ откройте раздел НСИ и администрирование, перейдите к настройкам интеграции и откройте Синхронизация данных.
В БП откройте раздел Администрирование и перейдите в Синхронизация данных.
Убедитесь, что в обеих базах используется одна и та же настройка обмена и корректно указаны соответствующие информационные базы.
Проверьте способ подключения: прямое подключение, обмен через каталог, интернет-сервис или другой настроенный транспорт.
Проверьте правила отправки и получения данных. Убедитесь, что нужная организация включена в обмен, а складские документы не исключены настройками.
Проверьте дату начала выгрузки документов. Документ с более ранней датой может не зарегистрироваться к отправке.
Проверьте состояние последней синхронизации, предупреждения и необработанные ошибки.
Выполните сопоставление организаций, складов, номенклатуры, единиц измерения и других объектов.
После исправления ошибок выполните синхронизацию повторно и убедитесь, что обе стороны обменялись подтверждениями.
Обратите внимание на организацию. Наименование может немного отличаться, но ИНН, КПП и ключевые реквизиты должны позволять обмену правильно сопоставить юридическое лицо. Если в базах созданы две карточки одной организации, документы могут загружаться не туда или останавливаться с ошибкой.
Аналогично проверьте склады. Один физический склад в УТ должен быть сопоставлен с правильным складом БП. Если в УТ используются складские помещения, ордерная схема или детальная топология, в БП может не существовать полного аналога этой структуры. Поэтому заранее определите, как склады УТ должны сворачиваться при передаче в БП.
Особое внимание уделите номенклатуре. Одинаковое наименование еще не гарантирует, что программы считают элементы одним объектом. Проверьте артикул, единицу измерения, ставку НДС, вид номенклатуры и установленное соответствие. Не создавайте новую карточку товара в БП вручную, если она должна прийти из УТ.
Если при первом обмене были автоматически созданы дубли, сначала проанализируйте ссылки на них. Не объединяйте и не удаляйте номенклатуру без резервной копии. Неправильное удаление дубля может затронуть уже проведенные документы и нарушить дальнейшую синхронизацию.
После проверки настроек не начинайте сразу массовое исправление остатков. Проведем небольшой контрольный тест на копиях баз или на специально выбранном товаре.
Зафиксируйте начальный остаток товара в УТ и БП.
Проверьте, что номенклатура и склад сопоставлены.
Создайте в УТ документ списания на небольшое количество.
Заполните организацию, склад, статью расходов и остальные обязательные реквизиты.
Проведите документ и сформируйте отчет по движениям товара.
Запустите синхронизацию.
Найдите созданный или измененный документ в БП.
Проверьте количество, склад, номенклатуру, дату, счет учета и счет затрат.
Проверьте остатки в обеих программах после проведения документов.
Например, до операции в обеих базах учитывается 10 единиц товара. В УТ спишите 2 единицы и выполните обмен. В результате в УТ должно остаться 8 единиц, а документ, загруженный в БП, должен уменьшить бухгалтерский остаток на те же 2 единицы.
Не создавайте для этого теста отдельное списание в БП. Цель проверки состоит в том, чтобы убедиться в правильном прохождении одной операции от УТ к БП.
После успешного теста измените исходный документ УТ, например скорректируйте комментарий или количество на тестовой копии. Повторите синхронизацию и проверьте, что в БП обновился ранее созданный связанный документ, а не появился второй независимый документ. Такой тест помогает обнаружить потерянное сопоставление объектов обмена.
Проанализируем накопившуюся проблему. Ранее бухгалтер списывал брак и другие товары непосредственно в БП. В БП остаток уменьшался, но в УТ движение отсутствовало. В результате УТ показывает товары, которых физически уже нет.
На первый взгляд кажется логичным выгрузить все документы списания из БП в УТ. Однако такой перенос может привести к дополнительным ошибкам.
Документ БП может не содержать нужного склада УТ, характеристики, серии, назначения или качества товара. Кроме того, в БП и УТ могут применяться разные единицы измерения и разные правила учета себестоимости. Обратный обмен должен не только создать документ, но и правильно восстановить все аналитические разрезы оперативного учета.
Также необходимо учитывать, что некоторые документы БП уже попали туда из УТ, а другие были созданы вручную. Если переносить их без проверки, можно повторно списать товар, который уже был отражен в УТ.
Поэтому не запускайте массовую обратную загрузку документов без предварительной классификации расхождений. Сначала определите фактический остаток, затем выберите способ исправления для каждой группы операций.
Разберем по шагам безопасный порядок исправления накопленных расхождений.
Остановите ввод складских документов на время контрольной сверки или зафиксируйте точную дату и время среза.
Создайте резервные копии УТ и БП.
Определите дату, на которую будете выравнивать остатки.
Сформируйте количественные остатки в УТ.
Сформируйте количественные остатки в БП.
Проведите фактическую инвентаризацию склада.
Сопоставьте данные по организации, складу, номенклатуре, характеристике и единице измерения.
Разделите расхождения по причинам.
Выберите способ исправления с учетом открытых и закрытых учетных периодов.
Выполните исправление сначала на копиях информационных баз.
Запустите синхронизацию и проверьте отсутствие повторных движений.
После успешного теста повторите процедуру в рабочих базах.
В УТ используйте отчет, показывающий остатки и обороты товаров по складам. В зависимости от версии это может быть Ведомость по товарам на складах, Остатки и доступность товаров или другой складской отчет.
В БП сформируйте количественную оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета товаров и материалов, например по счету 41 или 10. Обязательно включите количественные показатели и аналитику по номенклатуре и складам.
Не ограничивайтесь сравнением итоговой суммы. Стоимость может совпадать при неправильном количестве, а количество может совпадать при разных складах или номенклатурных карточках. Сверяйте именно те разрезы, которые необходимы для дальнейшей работы УТ.
Фактическая инвентаризация особенно важна, если расхождения накапливались длительное время. Нельзя автоматически считать правильной ни УТ, ни БП. В одной базе могут отсутствовать списания, а в другой — поступления, возвраты или перемещения. За эталон примите подтвержденное фактическое наличие товара с учетом документов, которые еще не были проведены.
Этот способ используйте, когда период открыт, количество документов ограничено и можно безопасно изменить ранее созданные документы БП.
Составьте перечень списаний, которые были введены только в БП.
Проверьте, что аналогичных движений нет в УТ.
Сохраните номера, даты, основания, ответственных лиц, статьи затрат и состав товаров.
Отмените проведение или пометьте на удаление исходные ручные документы БП.
Создайте соответствующие документы в УТ.
Проведите их и проверьте складские движения.
Выполните синхронизацию.
Проверьте документы, созданные обменом в БП.
Сравните новые проводки с проводками ранее введенных документов.
Такой порядок позволяет восстановить правильную связь: исходный документ хранится в УТ, а бухгалтерское отражение формируется в БП через обмен.
Не оставляйте одновременно старый ручной документ БП и новый документ, пришедший из УТ. Иначе БП спишет товар дважды. Перед массовым переносом проверьте этот риск на одной операции.
Если бухгалтерская операция содержит ручные корректировки проводок, перенесите их в подходящие реквизиты документа, статьи расходов или отдельную бухгалтерскую операцию. Не меняйте автоматически сформированный обменом документ без понимания того, будет ли УТ перезаписывать его при следующей синхронизации.
Этот способ выберите, когда старые периоды БП закрыты, документов много или их восстановление по отдельности нецелесообразно.
Зафиксируйте дату перехода, например конец месяца. Проведите фактическую инвентаризацию и приведите остаток УТ к подтвержденному количеству. Для недостач оформите Списание недостач товаров, для излишков — Оприходование излишков товаров.
При этом учтите важную особенность: БП может уже содержать правильные старые списания. Если корректирующие документы УТ передать в БП обычной синхронизацией, бухгалтерский остаток уменьшится повторно.
Поэтому разовое выравнивание выполняйте совместно со специалистом по обменам. Необходимо исключить корректирующие документы из передачи в действующую БП либо организовать новую точку начала синхронизации после выравнивания.
Один из практических вариантов состоит в следующем:
Завершите все обмены по старой настройке.
Создайте резервные копии.
Зафиксируйте остатки БП на дату перехода.
Исправьте оперативные остатки УТ до тех же подтвержденных значений.
Не передавайте технические корректировки УТ в БП повторно.
Настройте дальнейший обмен с даты, следующей за датой выравнивания.
С этого момента вводите все новые движения товаров только в УТ.
Не меняйте дату начала обмена непосредственно в рабочей настройке без тестирования. Неправильное изменение периода может зарегистрировать к отправке старые документы или, наоборот, исключить необходимые операции.
Если требуется создать новую настройку синхронизации, предварительно проверьте сопоставление существующих справочников. Новый узел обмена не должен создавать повторные карточки организаций, складов, контрагентов и номенклатуры.
Если списаний много, рассмотрим автоматизированный перенос. Специалист может разработать внешнюю обработку или отдельные правила, которые прочитают документы БП и создадут соответствующие документы УТ.
Например, документ БП Требование-накладная может быть преобразован в Внутреннее потребление товаров, а документ БП Списание товаров — в Списание недостач товаров или другой подходящий складской акт УТ.
Такой перенос не должен ограничиваться копированием номенклатуры и количества. Разработайте и проверьте правила заполнения следующих данных:
Организация.
Склад УТ.
Подразделение.
Номенклатура.
Характеристика.
Серия или срок годности.
Единица измерения.
Статья расходов или статья списания.
Количество.
Дата операции.
Назначение или обособленная потребность.
Комментарий и ссылка на исходный документ БП.
Также предусмотрите защиту от повторной загрузки. Для каждого перенесенного документа сохраняйте идентификатор исходного объекта БП либо другую устойчивую отметку. При повторном запуске обработка должна обновить уже созданный документ или пропустить его, но не создавать дубль.
До запуска проверьте возможность списания по старым датам. В УТ может не хватать остатка на конкретную дату, даже если текущий остаток положительный. Причиной является другая последовательность поступлений, реализаций и перемещений.
Не отключайте контроль остатков без анализа. Проведение большого количества документов задним числом способно изменить себестоимость, последовательность партий и результаты закрытия месяца. Сначала выполните перенос на копии УТ и повторно рассчитайте связанные операции.
Такой вариант особенно полезен, когда документы содержат качественные основания для восстановления истории, а ручной ввод занял бы слишком много времени. Однако это уже не обычная настройка пользовательской синхронизации, а отдельная задача миграции данных.
Если расхождений немного, не усложняйте решение разработкой отдельного обмена. Составьте ведомость отсутствующих операций и вручную создайте документы УТ.
Для каждого товара укажите причину расхождения. Не объединяйте в один документ недостачи, хозяйственное потребление, порчу и исправление ошибочной реализации, если эти операции имеют разный экономический смысл.
После ввода каждого блока документов формируйте отчет по движениям и сверяйте остатки. Не ждите окончания всей работы: промежуточный контроль позволит быстро определить, какой документ привел к новому расхождению.
Если старые ручные документы БП необходимо сохранить для истории, не допускайте повторного бухгалтерского списания. Либо исключите новые технические документы УТ из передачи, либо замените старые документы БП документами, полученными из УТ. Выберите один вариант и применяйте его последовательно.
При закрытых бухгалтерских периодах не перепроводите старые документы без согласования с бухгалтером. Изменение документа прошлых лет может повлиять на себестоимость, налог на прибыль, НДС, бухгалтерскую отчетность и уже сданные декларации.
Если бухгалтерский учет за прошлый период правильный, а ошибка существует только в оперативном остатке УТ, исправьте УТ на согласованную дату перехода. При этом техническая корректировка УТ не должна повторно формировать расходы в БП.
Если неверна и БП, определите порядок бухгалтерского исправления в зависимости от существенности ошибки и периода ее обнаружения. Не ограничивайтесь складской корректировкой УТ: правильное количество товара еще не означает правильное отражение стоимости и расходов в бухгалтерском учете.
Зафиксируйте принятое решение внутренним документом. Укажите дату сверки, ответственных сотрудников, перечень расхождений, способ исправления и дату, с которой УТ становится единственным источником новых складских операций.
Двойное списание является основным риском при восстановлении обмена. Рассмотрим типичную ситуацию.
В БП уже существует ручной документ на списание пяти единиц товара. Затем пользователь создает такое же списание в УТ и выполняет синхронизацию. Обмен формирует еще один документ БП. В результате УТ списывает пять единиц, а БП — десять.
Чтобы этого не произошло, перед вводом документа УТ найдите операцию в БП и определите ее дальнейшую судьбу. Используйте один из вариантов:
Удалите или отмените проведение ручного документа БП, после чего получите новый документ из УТ.
Сохраните ручной документ БП, но исключите технический документ УТ из передачи.
Выполните разовое выравнивание остатков и начните новую схему обмена со следующей даты.
Не пытайтесь связывать документы только совпадением номера или комментария. Механизм синхронизации использует служебное соответствие объектов. Два документа с одинаковым номером могут оставаться разными объектами и проводиться одновременно.
Также не копируйте вручную идентификаторы и служебные данные обмена. Некорректное вмешательство в таблицы соответствий может повредить синхронизацию не только одного документа, но и всей цепочки связанных объектов.
При большом количестве товаров создайте рабочую таблицу сверки. Для каждой позиции укажите номенклатуру УТ, номенклатуру БП, организацию, склад, характеристику, единицу измерения, остаток УТ, остаток БП, фактический остаток и установленную причину расхождения.
Разделите позиции как минимум на следующие группы:
Списаны в БП, но не списаны в УТ.
Списаны в УТ, но не переданы или не проведены в БП.
Отражены в разных складах.
Отражены в разных карточках номенклатуры.
Имеют разные единицы измерения.
Имеют расхождения из-за характеристик или серий.
Имеют ошибочную дату документа.
Имеют незавершенную операцию перемещения или приемки.
Не подтверждены фактической инвентаризацией.
Такой анализ позволит не списывать автоматически всю разницу. Например, превышение остатка УТ над БП не всегда означает, что товар нужно списать в УТ. Возможно, в БП не отражено поступление или товар ошибочно списан дважды.
Посмотрим на пример. УТ показывает 20 единиц, БП — 15, а фактический склад — 18. Нельзя просто перенести списание БП на пять единиц в УТ. Сначала выясните, почему БП показывает 15. Возможно, три единицы действительно были использованы, а еще две списаны ошибочно. Правильная корректировка УТ в этом случае составит две единицы, а БП потребует отдельного исправления.
Даже если технически разработать обратный перенос, свободный ввод товарных документов в двух программах создаст конфликт источников.
Предположим, кладовщик списал товар в УТ, а бухгалтер в тот же день оформил списание того же товара в БП. При двустороннем обмене программы должны определить, являются ли документы одной операцией или двумя разными операциями. Без общего идентификатора и строгого бизнес-процесса надежно определить это невозможно.
Возникнут и другие вопросы: какая дата является правильной, какой склад использовать, кто имеет право изменять количество, какую статью расходов применять, какую серию списывать и чей документ должен иметь приоритет при конфликте.
Поэтому организуйте единый маршрут операции:
Ответственный сотрудник обнаруживает брак, недостачу или внутреннее потребление.
Оформляется основание на списание.
Кладовщик или уполномоченный пользователь создает документ в УТ.
Ответственный сотрудник проверяет количество и склад.
Документ проводится в УТ.
Синхронизация передает операцию в БП.
Бухгалтер проверяет счета и аналитику.
Такой процесс не требует, чтобы один специалист выполнял всю работу. Он требует только того, чтобы исходное товарное движение существовало в одной программе.
Если правильный документ создан в УТ, но после обмена отсутствует в БП, последовательно проверьте следующие причины.
Документ записан, но не проведен.
Дата документа находится раньше даты начала синхронизации.
Организация не включена в правила отправки.
Вид документа не входит в состав передаваемых данных установленного релиза.
Не сопоставлена организация, номенклатура, склад или единица измерения.
При выгрузке возникла ошибка заполнения обязательного реквизита.
Сообщение обмена создано, но не доставлено в БП.
БП получила сообщение, но завершила загрузку с ошибкой.
Документ загружен, но не проведен из-за отсутствия счета учета или аналитики затрат.
Документ отфильтрован правилами обмена.
Объект ранее был вручную исключен из регистрации изменений.
Повреждено или потеряно соответствие объектов между базами.
Откройте информацию о последней синхронизации и изучите не только итоговое сообщение, но и подробности предупреждений. Ошибка одного элемента номенклатуры может остановить загрузку всего документа.
Если документ появился в БП, но не проводится, проверьте счета учета номенклатуры, счет затрат, подразделение, статью затрат, склад и доступность закрытого периода. В этом случае транспорт обмена работает, а проблема находится в бухгалтерском заполнении документа.
Если после исправления реквизитов документ не отправляется повторно, выполните регистрацию изменений штатными средствами синхронизации или измените исходный документ УТ и снова запишите его. Не редактируйте служебные таблицы базы вручную.
Указанные релизы УТ и БП являются устаревшими по отношению к актуальным поддерживаемым версиям. Перед серьезным восстановлением обмена обновите конфигурации до совместимых релизов, руководствуясь официальным порядком обновления.
Не устанавливайте последний релиз сразу поверх значительно более старой версии, если разработчиком предусмотрена последовательная цепочка обновлений. Сначала создайте копии баз, изучите обязательные промежуточные версии и протестируйте обновление.
Обновляйте обе конфигурации согласованно. Новая БП и старая УТ могут поддерживать разные версии формата обмена. В результате помощник синхронизации может работать, но часть объектов будет передаваться с ограничениями или ошибками.
После обновления не предполагайте, что прежняя настройка автоматически стала оптимальной. Откройте правила синхронизации, проверьте версию формата, состав передаваемых данных, дату начала обмена и сопоставление объектов.
В новых релизах состав поддерживаемых направлений и соответствий документов может изменяться. Поэтому перед организацией обратного ввода документов из БП изучите таблицу соответствия объектов именно для установленных версий и проведите тест на копиях. Даже если определенный складской документ поддерживает направление БП — УТ, это не отменяет необходимости назначить единую систему-источник.
Для базовых версий также учитывайте ограничения на изменение конфигурации и разработку нетиповых механизмов. Если стандартной синхронизации недостаточно, оцените возможность использования внешней обработки, перехода на версию ПРОФ или выполнения разовой миграции специалистом.
Чтобы проблема не повторилась, закрепите порядок работы организационно, а не только технически.
Назначьте сотрудника, отвечающего за товарные остатки в УТ.
Предоставьте бухгалтеру доступ к необходимым документам УТ либо организуйте передачу заявок кладовщику.
Запретите ручное создание в БП тех складских документов, которые должны поступать из УТ.
Настройте регулярную синхронизацию.
Ежедневно контролируйте ошибки обмена.
Ежемесячно сверяйте количественные остатки до закрытия периода.
Проводите инвентаризацию при обнаружении существенных расхождений.
Документируйте нестандартные ручные корректировки.
Полный технический запрет на ручной ввод в БП может быть неудобен, потому что БП используется и для операций, не поступающих из УТ. Поэтому ограничивайте права точечно или применяйте внутреннее правило: товарные движения по складам создавайте только по согласованному маршруту.
Добавляйте в комментарий документа УТ номер акта о браке, служебной записки или другого основания. Тогда бухгалтер сможет быстро понять причину списания и проверить соответствующий документ в БП.
Настройте расписание обмена с разумной периодичностью. Слишком редкая синхронизация приводит к тому, что бухгалтер видит устаревшие остатки и начинает создавать документы вручную. При небольшом объеме операций обмен можно запускать несколько раз в день или после завершения существенных складских операций.
Не ждите, пока расхождения накопятся за несколько лет. Выполняйте регулярный контроль.
Завершите ввод документов за проверяемый период.
Выполните синхронизацию.
Устраните все ошибки обмена.
Повторите синхронизацию до отсутствия необработанных сообщений.
Сформируйте количественные остатки УТ.
Сформируйте количественные остатки БП.
Сопоставьте данные по организациям, складам и номенклатуре.
Расшифруйте каждое расхождение до документов-регистраторов.
Исправьте исходный документ в системе-источнике.
Повторите обмен и контроль.
Для анализа используйте не только остаток на конец периода, но и обороты. Если приход и расход одновременно завышены на одинаковую величину, конечный остаток может совпадать, хотя в базе присутствуют дублирующие документы.
Проверяйте документы, созданные пользователями непосредственно в БП. Отберите складские операции, у которых отсутствует связь с синхронизацией или которые созданы вручную. Такой контроль помогает обнаружить нарушение процесса до появления существенных расхождений.
Не включайте без проверки передачу всех объектов в обоих направлениях. Больший состав обмена не гарантирует правильный результат. Он может увеличить количество конфликтов и дублей.
Не создавайте одинаковое списание вручную в каждой программе. Внешнее сходство документов не создает служебную связь между ними.
Не исправляйте остаток изменением старого поступления. Если товар был испорчен или утрачен, оформите отдельное выбытие. Изменение поступления искажает историю расчетов с поставщиком.
Не списывайте всю разницу между УТ и БП без инвентаризации. Ошибка может находиться в любой из баз.
Не проводите массовые документы задним числом непосредственно в рабочей базе. Сначала оцените влияние на себестоимость и закрытые периоды на копии.
Не удаляйте дубли номенклатуры до анализа ссылок. Сначала определите, какая карточка является основной и какие документы используют каждую из них.
Не начинайте новую синхронизацию без сопоставления данных. Иначе обмен может создать повторные справочники и документы.
Не считайте успешное завершение обмена доказательством совпадения остатков. Синхронизация может корректно передать все зарегистрированные объекты, но не исправит документы, которые изначально были введены не в той программе.
В рассматриваемой ситуации не нужно настраивать независимое списание товаров в обеих программах. Настройте единый процесс, при котором исходное движение оформляется в УТ, а БП получает его через синхронизацию.
Для нового брака или недостачи создавайте в УТ подходящий документ: Списание недостач товаров, операцию порчи либо Внутреннее потребление товаров — в зависимости от причины выбытия. После проведения выполните обмен и проверьте бухгалтерский документ в БП.
Старые документы, введенные только в БП, не появятся в УТ автоматически лишь из-за повторной настройки обмена. Исправьте накопленную историю одним из способов: перенесите операции в УТ с заменой ручных документов БП, выполните разовое выравнивание на дату перехода либо используйте специальную обработку для контролируемого переноса.
Если прошлые периоды закрыты и БП уже содержит правильные расходы, не передавайте корректирующие документы УТ в БП повторно. Проведите выравнивание на копиях, определите новую точку начала обмена и исключите двойное списание.
Таким образом, правильная схема выглядит следующим образом: УТ хранит достоверные оперативные остатки и является источником товарных документов, а БП принимает эти документы, формирует бухгалтерские проводки и используется для регламентированного учета и отчетности.
Информация носит справочный характер