← На главную

Рассмотрим распространенную ситуацию: вы ведете учет торговой организации (услуги «купи-продай»), у которой полностью отсутствует производственная деятельность. Однако при выполнении регламентной операции «Закрытие месяца» программа выдает ошибку закрытия счетов 20, 23, 26 со следующим текстом:

«В учетной политике не указано, по каким видам деятельности учитываются затраты на счетах 20 и 23 - по видам деятельности, связанным с выпуском продукций или с оказанием услуг. Если организация не выпускает продукцию, не выполняет работы и не оказывает услуги, то счет 20 использовать не следует. Проверьте настройки на закладке "Затраты" учетной политики».

При этом визуально в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) сальдо по счету 20 может отсутствовать, а в настройках учетной политики данный счет не фигурирует. Разберем по шагам, почему возникает эта ошибка и как ее исправить.

Причина 1: Глобальная настройка функциональности

Проанализируем архитектуру программы. Алгоритм регламентной операции «Закрытие месяца» в 1С:Бухгалтерия жестко зависит от общих настроек базы. Если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций (например, одна занимается производством, а другая — исключительно торговлей), то глобальная константа функциональности «Производство» будет включена для всей базы в целом.

Как только эта галочка установлена, система начинает строго контролировать счет 20. При наличии малейших дебетовых оборотов на нем (даже ошибочных), но выключенных производственных опциях в учетной политике конкретной торговой организации, обработка закрытия месяца выдаст программную ошибку и прервет операцию.

Причина 2: Скрытые ошибочные обороты на 20 счете

Выясним, откуда могут взяться обороты, если компания не занимается производством. Чаще всего срабатывает человеческий фактор.

1. Ошибки в первичных документах: Бухгалтер мог случайно выбрать счет 20 вместо 44 при списании материалов. Например, документы Требование-накладная (или Расход материалов) были ошибочно отнесены на затраты производства.
2. Некорректные настройки способов отражения: Счет 20 может подтягиваться автоматически, если он по ошибке указан в справочнике Способы отражения зарплаты в бухучете для некоторых сотрудников или в настройках способов отражения расходов по амортизации основных средств.
3. Ошибки просмотра ОСВ: Если смотреть ОСВ в целом по счету за месяц без должной аналитики, можно не увидеть обороты, которые закрылись внутри периода, или если документ проведен по другой организации.

Как решить проблему и найти скрытые обороты

Разберем подробнее действия по поиску и устранению проблемы.

1. Аудит Оборотно-сальдовой ведомости: Для быстрого поиска «заблудившихся» расходов необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 20 за проблемный месяц. Главное правило — настройте максимальную детализацию. В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» установите галочки по всем субконто: Подразделения, Номенклатурные группы и Статьи затрат. Также убедитесь, что отчет формируется именно по нужной организации.
2. Исправление документов: Найдя документы, сформировавшие дебетовый оборот по 20 счету (например, начисление зарплаты или списание материалов), зайдите в них и исправьте счет затрат на корректный для торговой организации (счет 44). После этого обязательно перепроведите исправленные документы.
3. Проверка настроек по умолчанию: Проверьте регистры сведений и справочники, отвечающие за автоматическую подстановку счетов. Убедитесь, что во всех статьях затрат, способах учета зарплаты и настройках амортизации указан торговый счет (44) или общехозяйственный (26), а не 20.

Альтернативный вариант: разделение информационных баз

Посмотрим на ситуацию со стороны администрирования. Если вы ведете учет нескольких юридических лиц в одной базе, и одни из них занимаются только торговлей, а другие — производством, постоянное соседство разных настроек может провоцировать ошибки.

Рекомендуется вести учет таких организаций в разных информационных базах. Это позволит отключить блок «Производство» в настройках функциональности для торговых фирм. На системном уровне это скроет счет 20 из документов, отключит жесткий контроль при закрытии месяца и полностью исключит вероятность подобных ошибок пользователей.