← На главную

В практической работе кадровых служб и расчетчиков зарплаты часто возникает ситуация, когда у сотрудников нет четкой сменности: чередование рабочих и выходных дней постоянно меняется (например, день через три, три через один, два через два со смещением). При этом сотрудникам установлен суммированный учет рабочего времени и окладная система оплаты. Разберем, как правильно организовать учет таких плавающих графиков в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) и избежать ошибок при расчете начислений.

Понимание концепции: План и Факт в ЗУП 3.1

Главная проблема при автоматизации плавающего графика заключается в смешении понятия плановой нормы времени и фактической отработки. Выясним, какие механизмы программы за это отвечают:

1. График работы сотрудника (или Индивидуальный график) — задает плановую норму времени на месяц, а также графическое распределение рабочих смен.
2. Табель или документы отклонений — регистрируют фактические выходы на работу и отклонения от планового графика.

Если вносить фактически отработанные часы в документ Индивидуальный график в конце месяца задним числом, программа начнет принимать этот факт за индивидуальную норму сотрудника. В результате норма всегда будет равна факту, из-за чего система не сможет корректно зафиксировать недоработки или определить сверхурочные часы при суммированном учете.

Способ 1. Использование графиков работы по циклам произвольной длины

Проанализируем ситуацию: если у сотрудников есть повторяющийся алгоритм смен (например, 2 дня работы по 11 часов и 2 дня отдыха), не требуется каждый месяц вручную вводить индивидуальные графики. Достаточно использовать циклические графики работы.

Рассмотрим порядок настройки циклового графика в справочнике Графики работы сотрудников:

1. Создадим новый график работы и перейдем в его свойства.
2. Установим способ заполнения По циклам произвольной длины (сменные графики).
3. Укажем длину цикла в днях и зафиксируем состав смен (например, День 1 — 11 часов, День 2 — 11 часов, День 3 — Выходной, День 4 — Выходной).
4. Установим дату отсчета (дату начала первого цикла). Для разных смен (бригад) создаются отдельные графики работы с разной датой отсчета.
5. Отметим флаг Суммированный учет рабочего времени и выберем способ определения нормы времени (например, по производственному календарю 40-часовой пятидневки).

Способ 2. Ведение индивидуальных графиков для нерегулярных смен

Если выходы сотрудников выпадают хаотично и заранее утвержденной сменности нет, основным инструментом планирования становится документ Индивидуальный график.

Разберем алгоритм работы с этим документом:

1. В начале месяца (или до начала расчетного периода) формируется документ Индивидуальный график, в котором отражается утвержденное руководство планируемое расписание выходов.
2. В документ можно подобрать сразу группу сотрудников или всё подразделение.
3. При совпадении смены с праздничным днем программа позволяет переопределить рабочий день на выходной или оставить его рабочим согласно графику.
4. Если в течение месяца происходит фактический выход сотрудника вне планируемого графика, используется документ Работа в выходные и праздники или документом Табель заносится фактический факт.

Способ 3. Оплата по окладу (по часам) и учет переработок

При суммированном учете рабочий день часто имеет разную продолжительность (8 часов, 11 часов, 12 часов). Если сотруднику с суммированным учетом назначить вид расчета Оплата по окладу (по дням), алгоритм начисления зарплаты будет давать сбои при неравномерной продолжительности смен.

Рассмотрим обязательные настройки системы оплаты труда:

1. Сотрудникам с плавающим графиком и суммированным учетом необходимо назначать начисление Оплата по окладу (по часам) или часовую тарифную ставку. В этом случае расчет будет опираться на фактически отработанные часы относительно плановой нормы.
2. Для правильного расчета стоимости часа в настройках программы (раздел Настройка — Расчет зарплаты) проверяется порядок расчета часовой тарифной ставки (исходя из месячной нормы по графику сотрудника или по производственному календарю).
3. По окончании учетного периода (месяц, квартал или год) переработка рассчитывается специализированным документом Регистрация переработок. Программа автоматически сравнивает норму времени за учетный период и фактически отработанные часы, вычисляя количество сверхурочных часов для оплаты в полуторном и двойном размере.

Рекомендации по оптимизации работы табельщика

Чтобы упростить работу сотрудников, заполняющих документы кадрового учета и рабочего времени, рекомендуем использовать следующие подходы:

1. Если технологический процесс на предприятии стабилизировался, откажитесь от ежемесячных индивидуальных графиков и переведите сотрудников на постоянные сменные графики (2/2, 3/3, сутки/трое).
2. Если графики составляются руководителями подразделений в таблицах Excel, можно подключить внешнюю обработку заполнения табличной части документа Индивидуальный график или Табель из файла Excel, что полностью исключит ручной ввод данных.