В практике работы бухгалтера и расчетчика в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто встречаются ситуации, когда сотрудник в течение одного месяца меняет режим работы. Например, первую половину месяца он работал по сменному графику (сутки через трое), а вторую половину — по обычной пятидневке. Казалось бы, достаточно ввести документ Индивидуальный график на первую часть месяца и оформить Кадровый перевод на вторую. Однако именно здесь пользователи часто сталкиваются с тем, что программа некорректно определяет норму рабочего времени, что ведет к ошибкам в расчете Оплаты по окладу.
Разберем детально, почему так происходит и как добиться правильных цифр в расчетном листке.
Рассмотрим стандартную ситуацию: сотрудник с 1 по 17 число работал по индивидуальному графику (смены), а с 18 числа переведен на пятидневку. Пользователь ожидает, что программа сложит норму за первый период из документа Индивидуальный график и норму за второй период из основного графика Пятидневка. Но на практике часто получается, что норма за весь месяц подтягивается только из одного источника или суммируется некорректно.
Выясним причину такого поведения. В архитектуре 1С:ЗУП 3.1 документ Индивидуальный график обладает наивысшим приоритетом. Это означает, что если на какой-то период введен этот документ, система полностью игнорирует плановые данные из справочника Графики работы сотрудников для этого периода. Ошибка «14 дней вместо 20» возникает потому, что при наличии Индивидуального графика, введенного за «произвольный период», программа может потерять связь с нормой основного графика за оставшуюся часть месяца. Для системы Индивидуальный график — это документ, который должен определять норму целиком за месяц.
Это самый надежный способ, если вы уже начали использовать данный документ. Рассмотрим его по шагам:
Индивидуальный график.Я 24 или Н 8).В этом случае программа увидит единый документ, определяющий норму времени за весь апрель. При расчете начисления Оплата по окладу система возьмет общую норму из этого графика и корректно распределит отработанное время по двум периодам (до перевода и после), основываясь на дате документа Кадровый перевод. Проблема «склейки» разных норм исчезнет, так как источник нормы будет один.
Проанализируем более методически верный подход. В 1С:ЗУП документ Индивидуальный график предназначен скорее для фиксации разовых отклонений от графика, которые нельзя описать общим шаблоном. Если же у сотрудника меняется сам режим работы (должность, график), правильнее использовать кадровые документы.
Рассмотрим, как сделать это правильно:
Индивидуальный график за этот месяц.Графики работы, если сменный график сотрудника (сутки через трое) еще не создан. Назовем его, например, «Сменный 1/3».Изменение графика работы или Кадровый перевод с 1-го числа месяца, назначив сотруднику этот сменный график.Кадровый перевод с 18-го числа, где укажем уже основной график (пятидневку).При такой схеме программа в документе Начисление зарплаты и взносов создаст две строки. Для каждой строки норма будет рассчитана пропорционально времени действия каждого графика. Суммарная норма за месяц будет состоять из «кусочка» нормы сменного графика и «кусочка» нормы пятидневки. Это наиболее прозрачный метод, который не создает конфликтов в регистрах Данные графиков работы сотрудников.
Проанализируем ситуацию, упомянутую в обсуждении: работа «сутки через трое» обычно предполагает Суммированный учет рабочего времени (СУРВ). Если сотрудник переходит с графика СУРВ на обычную пятидневку, могут возникнуть сложности с расчетом среднего заработка и переработок.
Обратите внимание на следующие моменты:
Оплата по окладу (по дням), а Оплата по окладу (по часам) или даже Оплата по часовой тарифной ставке.Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний. Там есть опция, определяющая, как считать норму при изменении графика в середине месяца: по графику до перевода, после или по совокупной норме.Если после всех манипуляций программа продолжает выдавать неверную норму, проанализируем записи в регистрах. В 1С:ЗУП 3.1 за это отвечают два основных регистра:
Регистр сведений «График работы сотрудников» — здесь хранится информация о том, какой плановый график назначен человеку.Регистр сведений «Данные графиков работы сотрудников» — сюда попадают фактические часы и дни, в том числе из Индивидуальных графиков.Помните, что Индивидуальный график делает записи, которые «забивают» данные основного графика. Если вы удалили ИГ, а норма в Начислении зарплаты не поменялась, попробуйте полностью перезаполнить документ начисления (удалить строку сотрудника и добавить через «Подбор»), так как данные о норме могут кэшироваться в документе в момент его создания.
Подведем итог: для корректного расчета нормы времени при переходе между графиками в середине месяца лучше всего либо полностью отказаться от использования Индивидуального графика, заменяя его кадровыми документами смены графика, либо заполнять Индивидуальный график строго на полный календарный месяц, дублируя в нем данные нового графика после даты перевода.