← На главную

При переносе данных между редакциями конфигураций (например, при переходе с «Бухгалтерии предприятия 2.0» на «Бухгалтерию предприятия 3.0») или после выполнения свертки информационной базы пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда объекты основных средств отображаются в отчетах, но документы их движения не проводятся. При попытке провести документ Передача ОС или Списание ОС система выдает сообщения об ошибках:

Основное средство <Объект> не отражалось в бухгалтерском учете по организации <Организация>

Основное средство <Объект> не отражалось в учете в местонахождении <Подразделение>

Разберем детально архитектуру подсистемы учета основных средств в программе «1С:Бухгалтерия 3.0», выясним причину такого поведения и рассмотрим способы исправления данных.

Причины возникновения ошибок проведения

Проанализируем логику работы типовых алгоритмов проведения. В отличие от простых товарно-материальных ценностей, учет которых строится преимущественно на регистрах накопления или проводках по счетам БУ, учет основных средств критически зависит от целого набора периодических и непериодических регистров сведений.

Документы выбытия (передача, списание, продажа) при проведении выполняют жесткий контроль среза последних по ключевым регистрам. Если хотя бы в одном из них отсутствуют необходимые записи, алгоритм считает, что объект не числится на балансе или не принят к учету. Основные причины ошибки:

1. Неполный состав движений после свертки: Типовая процедура свертки базы формирует остатки по плану счетов и заполняет лишь часть регистров (например, параметры и начисление амортизации, местонахождение), но часто пропускает регистры первоначальных сведений.
2. Отсутствие среза по первоначальным сведениям и состояниям: Алгоритм проверяет регистры ПервоначальныеСведенияОСБухгалтерскийУчет и СостоянияОСОрганизаций. Если состояние объекта на дату документа не определено как Принято к учету, проведение прерывается.
3. Несоответствие аналитики местонахождения: Ошибка не отражалось в учете в местонахождении возникает, когда реквизит подразделения в шапке документа не совпадает с актуальным подразделением из регистра сведений МестонахождениеОСБухгалтерскийУчет, либо при переносе возникли дубли элементов справочника Подразделения с разными уникальными идентификаторами (UUID).

Перечень обязательных регистров подсистемы ОС в 1С:БП 3.0

Чтобы понять, каких именно данных не хватает, сравним список регистров проблемного объекта с эталонным объектом ОС, принятым к учету штатным документом в целевой базе. Для корректной работы требуются следующие регистры сведений:

1. ПервоначальныеСведенияОСБухгалтерскийУчет — хранит первоначальную стоимость, способ начисления амортизации, порядок погашения стоимости;
2. ПервоначальныеСведенияОСНалоговыйУчет — содержит параметры для целей налогового учета (применяется для организаций на ОСНО);
3. СчетаБухгалтерскогоУчетаОС — определяет счета учета (например, 01.01) и начисления амортизации (02.01);
4. СостоянияОСОрганизаций — фиксирует статус «Принято к учету» и дату этого события;
5. МестонахождениеОСБухгалтерскийУчет — привязывает объект к конкретному подразделению организации;
6. ПараметрыАмортизацииОСБухгалтерскийУчет — содержит срок полезного использования и параметры расчета;
7. НачислениеАмортизацииОСБухгалтерскийУчет — флаг признака начисления амортизации;
8. СпособыОтраженияРасходовПоАмортизацииОСБухгалтерскийУчет — определяет затратные счета и статьи затрат.

Способ 1. Добавление записей через документ «Операция»

Если остатки уже перенесены ручной операцией или сверткой на фиксированную дату (например, на 31.12.2016 23:59:59), дополним состав регистров:

1. Откроем документ ввода остатков или создадим новый документ Операция, введенная вручную на дату ввода остатков.
2. В верхней командной панели формы документа нажмем Еще и выберем пункт Выбор регистров.
3. На вкладке Регистры сведений установим флажки напротив недостающих таблиц: Первоначальные сведения ОС (бухгалтерский учет), Счета бухгалтерского учета ОС, Состояния ОС организаций, Способы отражения расходов по амортизации ОС.
4. На появившихся закладках добавим записи по каждому проблемному объекту ОС. Обязательно укажем организацию, первоначальную стоимость, счета 01.01 и 02.01, а в регистре состояний выберем состояние Принято к учету.
5. Запишем документ и повторим проведение документа выбытия текущей датой.

Способ 2. Выгрузка недостающих регистров из исходной базы

Если объектов основных средств много, ручной ввод займет слишком много времени. В этом случае воспользуемся типовой обработкой выгрузки и загрузки данных:

1. Откроем исходную базу (до проведения свертки) и запустим обработку Выгрузка и загрузка данных XML (или настроим правила обмена в «1С:Конвертация данных»).
2. Выберем для выгрузки только регистры сведений: ПервоначальныеСведенияОСБухгалтерскийУчет, ПервоначальныеСведенияОСНалоговыйУчет, СчетаБухгалтерскогоУчетаОС, СостоянияОСОрганизаций.
3. Убедимся, что сопоставление справочника Основные средства при загрузке будет происходить по коду или внутреннему идентификатору (UUID).
4. Загрузим полученный файл в целевую информационную базу.

Способ 3. Использование типового документа «Ввод начальных остатков»

Рассмотрим наиболее надежный с методологической точки зрения путь. Создание ручных проводок и движений по отдельным регистрам часто приводит к скрытым ошибкам при последующем закрытии месяца.

Вместо ручных операций рекомендуется использовать штатный помощник Ввод начальных остатков по разделу Основные средства. При записи документа ВводОстатков с режимом ввода по ОС конфигурация автоматически и атомарно формирует сбалансированные записи сразу по бухгалтерскому регистру и по всей совокупности сопутствующих регистров сведений, исключая человеческий фактор и пропуск обязательных реквизитов.

Проверка корректности аналитики местонахождения

Если регистры первоначальных сведений заполнены, но сохраняется ошибка не отражалось в учете в местонахождении, выполним следующие шаги:

1. Сформируем отчет Ведомость амортизации ОС с группировкой по полям Организация, Подразделение, Основное средство на текущую дату.
2. Проверим точное наименование подразделения, в котором числится объект.
3. Сравним подразделение в отчете со значением, указанным в поле Местонахождение ОС шапки документа выбытия. Значения должны совпадать полностью.
4. При подозрении на дублирование справочника Подразделения воспользуемся типовой обработкой Поиск и удаление дублей в разделе «Администрирование» — «Обслуживание», чтобы объединить одинаковые элементы и перепривязать ссылки.