На производственных и торговых предприятиях часто встречается сценарий, когда готовая продукция поступает на склад постепенно в течение рабочего дня и сразу же вывозится машинами клиенту. При этом экспедитору и водителю на каждый рейс требуется бумажный пакет транспортных документов — транспортная накладная (ТН) или форма 1-Т (ТТН). Бухгалтерия же стремится избежать выписки десятков комплектов первичных учетных документов (УПД или ТОРГ-12 со счетом-фактурой) на каждую машину и требует оформить единую сводную накладную в конце смены на весь фактически вывезенный объем. Разберем, как реализовать этот бизнес-процесс в 1С:ERP и обойти типовые ограничения системы.
Проанализируем типовую логику работы подсистемы доставки и складского учета в конфигурации 1С:ERP:
ТранспортнаяНакладная спроектирован разработчиками по принципу объединения нескольких распоряжений в один рейс. В одном документе перевозки можно указать несколько финансовых документов-оснований (например, несколько накладных в адрес одного или разных покупателей). Однако обратная операция — создание нескольких документов ТранспортнаяНакладная к одному проведенному документу РеализацияТоваровУслуг (РТУ) — базовой архитектурой конфигурации не предусмотрена. Ссылка на создание ТН в форме документа реализации рассчитана на связь 1:1.ТранспортнаяНакладная создается исключительно на основании проведенных первичных документов передачи ценностей — РеализацияТоваровУслуг, ПеремещениеТоваров, ВозвратТоваровПоставщику. Ввести типовую ТН напрямую по распоряжению из ЗаказКлиента нельзя.ЗаданиеНаПеревозку позволяет выбрать ЗаказКлиента в качестве распоряжения на доставку еще до момента фактической продажи. Однако распечатать из него полноценную регламентированную форму 1-Т (ТТН) или транспортную накладную по постановлению Правительства РФ с заполнением всех реквизитов товарного раздела без предварительно проведенного финансового документа не получится: типовой функционал формирует только маршрутный лист.Выясним причину ошибки контроля остатков: при стандартных настройках финансовый документ продажи списывает остатки как со склада, так и с организации одновременно. Однако в 1С:ERP заложена возможность разделить складские и финансовые потоки во времени. Для этого применим ордерную схему отгрузки.
Разберем по шагам порядок настройки и работы:
ЗаказКлиента на весь планируемый к отгрузке суточный объем. Этот заказ выступает прямым распоряжением на складскую сборку и доставку.РасходныйОрдерНаТовары на фактически погруженное количество. Обратите внимание: при проведении расходного ордера контроль остатков организаций не выполняется — система отслеживает исключительно физическое наличие товара на складе.РасходныйОрдерНаТовары или к документу ЗаданиеНаПеревозку подключается внешняя печатная форма ТН/ТТН (через типовой механизм дополнительных отчетов и обработок). В печатной форме товарный состав и весогабаритные характеристики заполняются из табличной части ордера, а реквизиты тягача, прицепа и водителя считываются из ордера или связанного задания на перевозку. Машина уезжает с корректным комплектом документов на каждый рейс.РеализацияТоваровУслуг, в который автоматически попадает суммарное количество по всем закрытым расходным ордерам за смену. На этот момент остатки организации положительны, реализация проводится без ошибок, а клиент получает один экземпляр УПД.Рассмотрим альтернативный вариант, если на предприятии требуется использовать строго типовые регламентированные печатные формы без разработки внешних обработок.
РеализацияТоваровУслуг со статусом «В пути». Этот документ списывает товар со счета 41 (или 43) на счет 45 без признания финансовой выручки и начисления НДС.ТранспортнаяНакладная, распечатываются ТН и ТТН (1-Т) на конкретный рейс.РеализацияТоваровУслуг со статусом «Реализовано» (переход права собственности).Данный вариант позволяет полностью остаться в рамках типовой методологии, однако требует создания в базе отдельных документов реализации в статусе отгрузки на каждую отправленную машину.
Посмотрим на сценарий, когда ордерная схема не подходит по регламенту компании, но требуется выписывать первичные документы оперативно.
В настройках параметров учета («НСИ и администрирование» — «Финансовый результат и контроллинг» — «Учет товаров») можно деактивировать флаг «Контролировать остатки товаров организаций». Это позволит проводить документы реализации «в минус» в течение операционного дня до того, как цех проведет документ выпуска готовой продукции.
Важное ограничение: данный метод требует жесткой дисциплины ввода данных. Если вечерний выпуск продукции не перекроет отрицательные остатки день в день, процедура регламентного закрытия месяца выдаст критические ошибки распределения расходов, а расчет себестоимости по методу ФИФО будет искажен.