← На главную

При оформлении результатов инвентаризации в программе 1С:Общепит или 1С:Бухгалтерия пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда документ Списание товаров на основании инвентаризации не создается или выдает ошибку: «Отсутствуют товары, фактическое количество превышает учетное». При этом документ Оприходование товаров по той же инвентаризации формируется без каких-либо затруднений.

Разберем подробно механизм работы документа Инвентаризация товаров, выясним первопричину такого поведения программы и рассмотрим пошаговые способы исправления учета.

Причины возникновения ошибки

Проанализируем математику алгоритма типовых конфигураций 1С при сопоставлении учетных данных и фактического наличия:

1. Наличие отрицательных учетных остатков (наиболее частая причина в общепите): если документы выпуска продукции и списания сырья проводились раньше, чем были заведены приходные накладные от поставщиков, по счетам учета материалов (например, 10.04) или товаров (41.01) образуется отрицательный учетный остаток (например, -9000 шт.). Если в колонку «Фактическое количество» введено значение 0 (так как физически на складе товара нет), программа вычисляет разницу: 0 - (-9000) = +9000. Поскольку факт больше учета, система считает эту разницу излишком, а не недостачей. В таком случае программа блокирует списание, требуя ввести документ Оприходование товаров для вывода остатка в ноль.
2. Несовпадение даты и времени документов: документ Инвентаризация товаров не делает собственных проводок по регистрам бухгалтерии — он лишь фиксирует снимок остатков строго на указанную секунду времени. Если списание на основании инвентаризации создается в другое время или если между моментом заполнения инвентаризации и моментом списания были проведены другие расходные документы, фактические остатки на складе изменятся.
3. Ошибки в заполнении колонок: если табличная часть документа заполнялась вручную, а не типовой кнопкой автоматического заполнения, учетные данные могут быть внесены с ошибкой (например, значение факта перепутано со значением учета).

Способ 1. Анализ остатков и устранение «минусов» через оприходование

Рассмотрим, как правильно выровнять учет при наличии отрицательных остатков:

1. Сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счетам 10.04, 41.01, 43) с детализацией по номенклатуре и складам на дату инвентаризации.
2. Проверим наличие отрицательного сальдо. Если учетный остаток отрицательный, а реальное наличие равно нулю, откроем документ Инвентаризация товаров и создадим на его основании документ Оприходование товаров.
3. Проведем документ Оприходование товаров. Он добавит необходимое положительное количество, перекроет отрицательный остаток на счете и выведет сальдо в ноль.

Способ 2. Корректная методика проведения инвентаризации

Разберем по шагам правильный алгоритм ввода документов инвентаризации:

1. Установим время документа Инвентаризация товаров на самый конец рабочего дня (например, 23:59:59), убедившись, что все документы прихода и выпуска продукции за этот день уже проведены.
2. Нажмем кнопку Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа автоматически заполнит колонки «Количество учет» и «Сумма учет». Редактировать колонку учетного количества вручную нельзя.
3. Внесем реальные данные подсчета строго в колонку Количество факт.
4. Запишем документ и воспользуемся меню Создать на основании:
   • для позиций, где учет превышает факт (реальная недостача), будет создан документ Списание товаров;
   • для позиций, где факт превышает учет (излишки или перекрываемые отрицательные остатки), будет создан документ Оприходование товаров.
5. Проведем созданные документы датой и временем позже проведенной инвентаризации.

Способ 3. Восстановление хронологии партионного учета

Если в базе данных нарушена последовательность проведения документов (списания проводились раньше поступлений), рекомендуется выполнить групповое перепроведение документов за отчетный период:

1. Перейдем в раздел Операции → Закрытие месяца (или Групповое перепроведение документов).
2. Выполним перепроведение документов за период до даты инвентаризации.
3. Вернемся в документ Инвентаризация товаров, повторно нажмем Заполнить → Перезаполнить учетные количества и суммы и проверим разницы заново.

Особенности учета по счетам ТМЦ в общепите

Обратим внимание на счета учета при списании. В общепите материалы и сырье учитываются на счете 10.04, полуфабрикаты — на счете 21, а готовые блюда — на счете 43. При списании готовых блюд и полуфабрикатов документ Списание товаров списывает их по сформированной себестоимости.

Не следует заменять списание по инвентаризации документом Требование-накладная с ручным оприходованием сырья без привязки к основаниям, так как это искусственно искажает обороты по счету 20 (Основное производство) и приводит к повторному удвоению затрат.