Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (1С:ЗУП), рано или поздно сталкивается со странным поведением программы на вкладке НДФЛ. Проводя очередное начисление (например, за апрель), мы можем обнаружить, что по некоторым сотрудникам «расползаются» непонятные строки: сначала идет сумма с плюсом, а затем точно такая же сумма с минусом по одному и тому же виду дохода. В итоге общее сальдо по налогу получается нулевым, но визуально документ выглядит пугающе, а в регистрах учета творится хаос.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ситуация, как работает механизм автоматической корректировки налога в программе, при чем здесь категория дохода Прочие доходы от трудовой деятельности и как быстро привести учет в полный порядок.
Такое поведение программы — это не случайный сбой, а работа штатного механизма корректировки даты получения дохода и исчисления НДФЛ. Чтобы понять, почему это происходит, заглянем «под капот» налогового учета 1С:ЗУП 3.1.
В программе расчет НДФЛ ведется в разрезе физических лиц, ведомств, ставок налога и, самое главное, дат фактического получения дохода. Данные сведения записываются в специализированные регистры накопления, такие как Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Когда мы начисляем доход, программа фиксирует предполагаемую (плановую) дату получения этого дохода. В дальнейшем, при проведении выплаты, эта дата может измениться на фактическую. Если программа видит, что реальная дата выплаты не совпала с плановой, зафиксированной при начислении, она обязана перенести исчисленный налог на правильную дату. Сделать это в закрытом периоде она не может, поэтому выполняет корректировку в ближайшем расчетном документе текущего периода (в нашем случае — в начислении за апрель).
Корректировка выполняется двумя записями:
В результате итоговая сумма налога за месяц не меняется (плюс и минус дают в сумме ноль), но внутри регистров даты распределяются корректно, что критически важно для заполнения регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ.
Особое внимание стоит уделить категории дохода. В настройках каждого начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» указывается категория дохода для целей налогообложения. Для категории Прочие доходы от трудовой деятельности дата фактического получения дохода всегда определяется датой выплаты (по ведомости или платежному документу), а не последним днем месяца начисления (как это было ранее для классической оплаты труда).
Проанализируем конкретную ситуацию, описанную пользователем:
Начисление зарплаты и взносов за март (от 31.03) программа планировала выплату налога на определенную дату (например, на конец марта или начало апреля, указанную в поле «Планируемая дата выплаты» внизу документа). НДФЛ в размере 3000 рублей зафиксировался на эту плановую дату.Списание безналичных денежных средств) была проведена 10.04.Прочие доходы от трудовой деятельности, программа поняла, что дата получения мартовского дохода сдвинулась на 10.04.Почему же эти корректировки «вылезают» именно в апреле, если в марте все было хорошо? Ответ кроется в нарушении последовательности создания и проведения документов. Рассмотрим типичную ошибку пользователя:
Бухгалтер рассчитал и провел документ Начисление зарплаты и взносов за апрель до того, как в системе была отражена фактическая выплата за март (документом ведомости или списания с расчетного счета от 10.04). В этот момент программа еще «не знала», когда именно будут выплачены мартовские деньги. Как только мартовскую выплату провели «задним числом» (после создания апреля), последовательность нарушилась. Апрельский документ перестал соответствовать актуальному состоянию взаиморасчетов и при любом перезаполнении или пересчете начал требовать корректировок.
Также подобные «качели» с плюсами и минусами часто возникают, если в процессе работы менялись настройки самого начисления. Если сначала начисление имело одну категорию дохода (например, «Оплата труда»), а затем его перенастроили на «Прочие доходы», программе приходится пересчитывать все прошлые периоды, чтобы привести учет к новым правилам.
Многие коллеги советуют «забить» на эти строки, аргументируя это тем, что итоговая сумма налога не меняется. Однако мы настоятельно рекомендуем не игнорировать эту проблему. Некорректные даты получения доходов в регистрах приведут к тому, что в последующих документах выплаты (ведомостях) начнет двоиться или неверно рассчитываться НДФЛ к удержанию, а отчет 6-НДФЛ заполнится с грубыми ошибками.
Давайте разберем по шагам, как исправить хронологию документов и убрать ненужные «плюсы-минусы»:
Перейдем в раздел Настройка -> Начисления. Найдем то начисление, по которому поползли корректировки. Откроем его и перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет. Убедимся, что категория дохода указана верно (например, Прочие доходы от трудовой деятельности) и больше не планируется к изменению. Если настройки менялись недавно, это и послужило триггером для перерасчета.
Чтобы восстановить последовательность, нам нужно временно распровести цепочку документов. Сделаем это в обратном хронологическом порядке:
Начисление зарплаты и взносов за апрель.Списание безналичных денежных средств от 10.04).Теперь откроем мартовский документ Начисление зарплаты и взносов (от 31.03). Обратим внимание на самый низ формы документа — там находится поле Планируемая дата выплаты.
Установим в этом поле дату, которая совпадает с реальной датой выплаты денег сотрудникам — 10.04. После изменения плановой даты перейдем на вкладку НДФЛ, найдем нужного сотрудника (или сотрудников), нажмем кнопку Пересчитать сотрудника (или перезаполним вкладку целиком, если изменения массовые). Программа зафиксирует исчисление налога сразу на правильную дату выплаты. Проведем документ начисления за март.
После того как мартовское начисление проведено с корректной плановой датой, вернемся к выплате. Проведем мартовские ведомости и платежные документы (от 10.04). Теперь плановая дата из начисления и фактическая дата из выплаты полностью совпадают.
Откроем непроведенный документ Начисление зарплаты и взносов за апрель. Перейдем на вкладку НДФЛ и нажмем кнопку Заполнить (или пересчитаем конкретного сотрудника).
Поскольку плановые и фактические даты мартовского дохода теперь синхронизированы, у программы больше нет необходимости корректировать мартовский налог в апреле. Все лишние строки с плюсами и минусами исчезнут, и в документе останется только чистый расчет налога за апрель. Проведем апрельский документ.
Для того чтобы удостовериться в том, что все исправления легли в базу данных корректно, воспользуемся специализированными отчетами. Перейдем в раздел Налоги и взносы -> Отчеты по налогам и взносам и откроем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Сформируем отчет за период с марта по апрель по проблемному сотруднику. Проанализируем полученную таблицу:
Соблюдение этого простого правила — проводить документы строго в хронологическом порядке (Сначала Начисление месяца -> Затем Выплата этого месяца -> И только потом Начисление следующего месяца) — убережет ваш учет от появления подобных ошибок в будущем и гарантирует быструю и легкую сдачу квартальной отчетности 6-НДФЛ.