С переходом на новые правила учета НДФЛ, когда налог исчисляется и удерживается при каждой выплате дохода, пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 часто сталкиваются с ситуацией, когда итоговый документ Начисление зарплаты и взносов не «видит» налог, рассчитанный с аванса. В результате в документе начисления НДФЛ отображается одной строкой на дату основной выплаты, либо, наоборот, возникают излишние перерасчеты. В этой статье мы подробно разберем, почему это происходит и как добиться «здорового» поведения программы.
Прежде чем переходить к конкретным настройкам, давайте разберем теорию процесса. В актуальных версиях ЗУП 3.1 учет ведется по принципу «каждая выплата — это дата фактического получения дохода». Это означает, что:
Начисление за первую половину месяца (аванс) программа исчисляет НДФЛ.Ведомости на выплату этого аванса программа фиксирует удержание этого НДФЛ.Начисление зарплаты и взносов программа должна лишь «досчитать» налог с остатка зарплаты, учитывая уже исчисленный налог с аванса.Если в итоговом начислении вы видите, что НДФЛ не разделился по датам выплат, значит, на одном из этих этапов произошел разрыв аналитики. Рассмотрим основные причины.
Рассмотрим первый уровень проверки. Перейдем в настройки организации на вкладку Учетная политика и другие настройки — НДФЛ. Проанализируем положение флага Удерживать НДФЛ при выплате аванса. Хотя в последних релизах логика работы программы жестко завязана на требования законодательства, в некоторых базах после обновления старые настройки могут влиять на поведение документов.
Также важно убедиться, что для начисления аванса вы используете именно способ Расчет за первую половину месяца. Если аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом без предварительного расчета документом Начисление за первую половину месяца, то и разделения НДФЛ в итоговом расчете ждать не стоит — весь налог будет исчислен только в конце месяца.
Выясним причину, которая чаще всего становится «камнем преткновения». Как показывает практика, проблема часто кроется не в самом начислении, а в Ведомости на выплату аванса. Рассмотрим ситуацию подробнее.
В документе Ведомость в банк (или в кассу) есть скрытый, но критически важный реквизит — поле Учтено как. Оно определяет категорию дохода в регистрах налогового учета. Проанализируем алгоритм действий системы:
Учтено как заполнено значением Расчеты по оплате труда, программа понимает, что эта выплата закрывает начисление за первую половину месяца. В регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ попадает запись с четкой привязкой к виду дохода.Начисление зарплаты и взносов система видит начисленный доход за весь месяц, но не видит корректно зарегистрированного удержания НДФЛ с аванса, и пытается схлопнуть весь налог в одну строку на дату окончательного расчета.Решение: Обязательно проверьте все ведомости, которыми выплачивался аванс в текущем месяце. Убедитесь, что поле Учтено как заполнено. Если оно было пустым, заполните его, проведите ведомость и обязательно перезаполните итоговый документ начисления зарплаты.
Разберем еще один нюанс, связанный с хронологией. В документе Начисление за первую половину месяца на закладке Основное указывается Планируемая дата выплаты. Рассмотрим, на что она влияет:
1С:ЗУП определяет месяц налогового периода именно по этой дате. Если вы планировали выплатить аванс 20-го числа, а фактически ведомость сформировали 25-го, и при этом в итоговом начислении зарплаты дата выплаты стоит, например, 5-е число следующего месяца — возникает сложная цепочка зачетов. Программа всегда ориентируется на фактическую дату, указанную в ведомости. Если фактическая дата выплаты аванса по какой-то причине оказалась позже даты итогового начисления зарплаты (например, из-за ошибки ввода), программа не сможет корректно разделить суммы.
Если вы столкнулись с проблемой «курильщика» (когда НДФЛ не бьется), выполните следующие шаги вместе с нами:
Начисление за первую половину месяца. Проверьте вкладку НДФЛ — налог там должен быть исчислен. Запомните Планируемую дату выплаты.Ведомость на выплату этого аванса. Проверьте, что Дата ведомости совпадает или максимально близка к планируемой дате из начисления. Проверьте колонку НДФЛ к перечислению — она должна быть заполнена суммами из начисления аванса.Учтено как (если его не видно в форме, проверьте через меню Еще — Изменить состав формы или посмотрите движения документа по регистрам).Начисления зарплаты и взносов ведомость на аванс уже проведена. Это критично. Если вы сначала создали черновик зарплаты, а потом выплатили аванс, налог не разделится автоматически.Начисление зарплаты и взносов на вкладке НДФЛ нажмите кнопку Еще — Обновить налог или полностью перезаполните документ.Проанализируем ситуацию на более глубоком техническом уровне. В 1С:ЗУП за учет НДФЛ отвечают несколько ключевых регистров:
РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛРегистрНакопления.РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛПосмотрим на движения документа Начисление зарплаты и взносов. Если в нем НДФЛ не делится, значит, в регистре накопления записи по этому сотруднику не имеют «разделителя» по датам получения дохода. Это часто случается, если у сотрудника в течение месяца менялись кадровые данные (подразделение, ИФНС, статус налогоплательщика). В таком случае программа может дробить или, наоборот, объединять строки налога, пытаясь привести их к актуальной аналитике на дату выплаты.
Подводя итог, можно сказать, что «здоровое» начисление НДФЛ в ЗУП 3.1 — это результат строгой последовательности действий и заполнения всех аналитических разрезов. Чаще всего проблема решается простым заполнением поля Учтено как в ведомостях и соблюдением хронологии проведения документов. Мы рекомендуем всегда проверять цепочку документов Начисление аванса -> Ведомость на аванс -> Начисление зарплаты. Только в такой последовательности программа сможет корректно отработать зачет исчисленного и удержанного налога.