Разберем достаточно частую ситуацию, с которой сталкиваются многие компании: организация закупает товары исключительно для собственных нужд (например, канцелярию, хозинвентарь, воду, технику). Продавать эти товары никто не собирается, поэтому требуется максимально простой оперативный учет. Концепция звучит элементарно: нужно отследить внутренний заказ, поступление товара от поставщика и факт оплаты. Проанализируем, какие готовые "коробочные" решения 1С подходят для этой задачи и почему создание собственной конфигурации "с нуля" — не всегда лучшая идея.
Рассмотрим подробнее, почему концепция "заказ-накладная-оплата" на практике редко остается примитивной. Как только мы начинаем вести учет, всплывают следующие нюансы:
Посмотрим, как эти задачи решаются в различных типовых конфигурациях.
Проанализируем конфигурацию 1С:УНФ. Для малого и среднего бизнеса, которому нужен учет хознужд, это одно из самых подходящих решений из коробки. Процесс идеально ложится в стандартную цепочку документов.
Разберем по шагам схему работы в УНФ:
ЗаказПоставщику. В нем же можно поставить галочку Запланировать оплату (указав процент аванса и этапы). Эти данные автоматически попадут в платежный календарь, что позволит казначейству или руководителю видеть планируемые расходы.ПриходнаяНакладная.РасходИзКассы или СписаниеНаСчет (банковская выписка).Важное преимущество УНФ — система сама ведет регистры взаиморасчетов. Она четко разделяет долги по конкретным заказам и накладным. Кроме того, то, что покупается для собственных нужд, можно не складировать. Программа позволяет приходовать запасы с немедленным отнесением их стоимости на расходы конкретного подразделения (прямое списание).
Посмотрим на альтернативный вариант. Для базового учета хознужд часто достаточно самой бухгалтерии (версии ПРОФ или даже Базовой). Современная БП поддерживает удобное отслеживание статусов оплаты по счетам поставщиков.
Она автоматически зачитывает авансы и закрывает долги в разрезе договоров или конкретных документов расчетов. Это исключает необходимость сложной ручной разноски переплат. Однако у Бухгалтерии есть существенный минус для оперативного контура — отсутствие удобного инструмента для сбора внутренних заявок от сотрудников.
Решение проблемы заявок в БП 3.0:
Вместо того чтобы писать конфигурацию-самописку, рассмотрим использование готовых внешних Расширений. Сейчас существует множество плагинов класса "Заявки на закупку и расходование ДС". Они устанавливаются в базу без изменения типового кода (что сохраняет возможность беспроблемных обновлений). В результате сотрудники смогут создавать заявки на бумагу или воду, руководитель — нажимать кнопку согласования, а бухгалтер на основании этих данных — формировать платежки и приходовать накладные.
Если бюджет ограничен, выясним, подойдут ли другие конфигурации. Базовая 1С:Розница вполне справится с приходом товара и оплатами, но её интерфейс больше заточен под розничные магазины.
Если смотреть в сторону 1С:УТ (Управление торговлей) версий 10 или 11, мы получим мощный функционал. В УТ есть встроенные механизмы обеспечения потребностей. Однако полноформатный контроль лимитов, автоматическое объединение нескольких внутренних заявок в один заказ поставщику и многоступенчатое согласование встроены только в "тяжелые" решения вроде 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация. Для простой задачи УТ может оказаться избыточно сложной в настройке.
Рассмотрим еще один важный аспект учета хознужд. При закупках "для себя" есть огромный риск быстро превратить базу в неконтролируемую свалку из тысяч элементов: ручки десятков брендов, разные сорта кофе, салфетки разных производителей и так далее.
Разберем, как этого избежать. В типовых решениях (например, в УТ 11 или ERP) предусмотрен полезный механизм — НоменклатураПоставщиков. Он позволяет загружать от контрагентов накладные с их подробными и уникальными названиями, но в своей базе сопоставлять и приходовать это всё на одну обобщенную позицию. Например, любой закупленный кофе, независимо от бренда, в нашей базе будет числиться просто как "Кофе (хознужды)". Это позволяет сохранить идеальный порядок в справочниках и аналитике затрат.
Итог: Если вам нужен простой учет заявок, поступлений и оплат без необходимости нанимать программиста на длительный срок, мы настоятельно рекомендуем рассмотреть типовую 1С:УНФ или дополнить вашу текущую 1С:Бухгалтерию готовым расширением для сбора заявок. Написание "самописки" под эту задачу целесообразно только в качестве учебного проекта.