Переход с редакции 2.5 на 3.1 — это сложный процесс, который часто сопровождается техническими ошибками. Одной из самых распространенных проблем является «виртуальное» или реальное задвоение сумм в отчетах по заработной плате и НДФЛ. Давайте подробно разберем, почему это происходит, как продиагностировать базу и какими методами можно привести учет в порядок.
Прежде чем вносить изменения в регистры, нам необходимо понять масштаб проблемы. Проанализируем данные с помощью стандартных отчетов. Сверим показатели в обеих базах (исходной 2.5 и новой 3.1) помесячно, начиная с даты начала эксплуатации новой программы.
2-НДФЛ задвоен, а в расчетном листке сумма корректна, значит, проблема кроется исключительно в регистрах налогового учета.Одной из наиболее частых причин задвоения (как указано в обсуждении на форуме) является появление дублей организации. Рассмотрим, как это влияет на отчеты. Если при переносе программа создала вторую карточку организации с тем же ИНН/КПП, отчет 2-НДФЛ может суммировать данные по обоим объектам, воспринимая их как единое целое для целей налоговой отчетности.
Выясним причину появления дубля: скорее всего, перед началом переноса в новой базе уже была создана организация вручную. При загрузке данных система не смогла сопоставить внутренние идентификаторы (GUID) и создала новый элемент справочника Организации.
Что делать:
Перенос данных.В ЗУП 3.1 все сведения, пришедшие из «семерки» или версии 2.5, хранятся в специальных технических документах, которые называются Перенос данных. Найти их можно в разделе Администрирование — См. также — Перенос данных.
Разберем структуру этих документов. Каждый из них имеет буквенный префикс, отвечающий за определенный участок учета:
Проанализируем список документов за «проблемный» месяц. Если мы видим два документа с одинаковым кодом (например, два документа НДФЛ за январь 2018 г.), это и есть причина задвоения. Это случается, если перенос запускался несколько раз без предварительной очистки базы.
Если справочники в порядке, а суммы в 2-НДФЛ всё равно удвоены, нам нужно заглянуть «под капот» системы — в регистры накопления. Посмотрим на примере регистра Учет доходов для исчисления НДФЛ.
Для этого откроем документ Перенос данных с кодом НДФЛ за интересующий нас период. Внутри документа перейдем к просмотру движений по регистрам. Проанализируем колонку «Сумма дохода». Если мы видим повторяющиеся строки по одним и тем же сотрудникам, это подтверждает ошибку переноса.
Для исправления ситуации можно воспользоваться следующим алгоритмом:
Перенос данных, один из них следует пометить на удаление.Если задвоение носит массовый характер и затрагивает сотни сотрудников, ручная корректировка документов Перенос данных нецелесообразна. Рассмотрим вариант повторного переноса. Специалисты рекомендуют выполнять его «в чистую базу»:
ЗУП 2.5 обязательно выполним процедуру «Тестирование и исправление».Иногда иллюзия задвоения возникает из-за особенностей учета в 3.1. В отличие от 2.5, здесь налог жестко привязан к дате выплаты дохода. Проанализируем ситуацию: если зарплата за декабрь была выплачена в январе, она может попасть в отчеты за два периода одновременно при некорректных настройках. Всегда проверяйте документы Выплата и Ведомости, которые были перенесены из старой базы. В них должны быть правильно указаны периоды регистрации и даты выплаты, иначе регистры НДФЛ «разъедутся», создавая визуальное удвоение сумм в аналитических отчетах.
Резюме: Задвоение — это не приговор базе, а следствие избыточности документов Перенос данных или дублирования справочника Организации. Скрупулезная сверка регистра Учет доходов для исчисления НДФЛ с фильтром по сотруднику позволит быстро найти «лишний» документ-регистратор.